Eine zweite Chance für „Lessons Learned“

Situation
Aus Projekten nachhaltig zu lernen – mit diesem Wunsch kam das Projektmanagement-Office eines weltweit agierenden Elektronik-Konzerns auf uns zu. Die ausgewählte Methode: “Lessons Learned“ – also das systematische Erheben, Auswerten, Dokumentieren und somit Nutzbarmachen von zentralen Projekt-Erfahrungen, Fehlern, Erfolgen und weiteren relevanten Erkenntnissen für nachfolgende Projekte.

Herausforderung
Bereits in der Vergangenheit waren zum Abschluss vereinzelter Projekte Lessons Learned-Workshops durchgeführt worden. Das Resultat: mehrere hundert Seiten schwere Dokumente, die ein weitgehend unentdecktes Schattendasein auf unbekannten Servern fristen. Es war schlicht nicht gelungen, das eruierte Wissen in den kollektiven Wissensschatz zu überführen, geschweige denn es weiter nutzbar zu machen. Die Aufwände hatten sich nicht gelohnt – und das hatte sich herum­ge­spro­chen. Entsprechend vorgeprägt fanden wir die Mitarbeiter in ihrer Einstellung zur Methodik.

Lösung

Den Startschuss für das Projekt „Lessons Learned – zweite Chance“ bildete deswegen ein moderierter Workshop mit jenen Teammitgliedern, die bereits zuvor an internen Lessons Learned Workshops teilgenommen hatten. Ziel war es, die Vorteile der wissenswerk-Methodik in der Anwendung erlebbar zu machen und zugleich wertvolles Wissen über die bisherigen Erfahrungen mit der Methode zu identifizieren, um darauf in der weiteren Fein­konzep­tion aufzubauen.

Darin entwickelten wir eine Erhebungsmethodik, die auf Erkenntnissen der Gehirnforschung basiert und Elemente aus dem Mind- sowie Konzept-Mapping mit narrativen und assoziativen Methoden kombiniert; Perspekti­venwechsel schaffen Raum für Aha-Effekte, systemische Fragestellungen dringen bis zum Kern. Das Ergebnis: Wertvolle Erkenntnisse in nachvollziehbarem Kontext.

Als zweiter Schritt fokussiert sich ein Kernteam auf die Weiterverwendbarkeit des gewonnenen Wissens, wie etwa die Abstraktion in projektübergreifende Learnings oder die Überführung in konkrete Handlungs­anweisungen.
Abschließend werden die neuen Erkenntnisse schriftlich, mündlich und/oder in Bildform aufbereitet und in eine Strategie aus vordefinierten „Kommunikations-Bausteinen“ (z.B. Newsletter, interne Messen, Wiki) eingebettet. Sie ist darauf ausgerichtet, das neue Wissen proaktiv (im Sinne eines „Push-Ansatzes“) anzubieten sowie parallel auf Abruf bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen („Pull-Ansatz“).

Das neue Lessons Learned-Gesamtkonzept verankerten wir als festen Bestandteil im Projektablauf. Parallel stellte die Ausbildung interner Lessons Learned-Moderatoren sicher, dass die Methodik autark angewendet und weiterentwickelt werden kann.

Effekt
„Lessons Learned“ sind zur festen Größe im Projektablauf geworden, denn die damit verbundenen Aufwände haben sich nun als lohnenswert bewiesen. Die neue Methodik stellt sicher, dass a) tatsächlich relevantes Wissen identifiziert und b) dieses neue Wissen so bereitgestellt wird, dass es sich andere Projekte zunutze machen können. Die Bewertungen sind positiv: Erfolge konnten wiederholt, Fehler vermieden werden. Lernen ist zum Erfolgsmodell geworden.