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Organisationen als lebendige Wissenssysteme – Wie echtes Wissensmanagement Motivation ermöglicht

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Wissen ist kein Besitz, der nur verwaltet wird. Es ist ein lebendiger Prozess, der sich ständig verändert – durch Erfahrungen, Begegnungen und Beziehungen. Organisationen, die das verstanden haben, begreifen sich nicht als Wissensspeicher, sondern als Wissenssysteme – dynamisch, durchlässig, menschlich.

Doch viele Organisationen verharren noch in der Logik des Einforderns: Mitarbeitende sollen dokumentieren, teilen, pflegen. Wissensmanagement wird so zu einer rein administrativen Aufgabe, die selten inspiriert und noch weniger Spaß macht.

Motivation entsteht so aber nicht. Wissen teilt sich nicht, weil jemand es verlangt – sondern weil jemand es ermöglicht. Weil Strukturen, Prozesse und Haltungen darauf ausgerichtet sind, Wissen fließen zu lassen statt es zu kontrollieren.

Die entscheidende Frage ist also nicht: Wie bringen wir Menschen dazu, ihr Wissen zu teilen?
Sondern: Welche Bedingungen schaffen wir, damit sie es von selbst tun wollen – und können?

Sinn als Kompass – Warum Wissen mehr braucht als Ziele

Wissen entfaltet seine Wirkung, wenn Menschen verstehen, warum gerade ihr Wissen gebraucht wird – und wie dadurch ein Mehrwert für alle entsteht. Nicht, weil sie dazu verpflichtet sind, sondern weil sie spüren, dass ihr Beitrag Bedeutung hat.

Organisationen, die Wissensteilung fördern wollen, müssen Sinn erlebbar machen – jenseits von Zielvorgaben und Kennzahlen.Das heißt: zu zeigen, wie Wissen dazu beiträgt, die gemeinsame Aufgabe besser zu erfüllen, Entscheidungen fundierter zu treffen oder Fehler zu vermeiden.

Wenn Wissen sichtbar wird als Teil von Qualität, Innovation und Menschlichkeit, entsteht eine neue Dynamik: Dann ist Wissen teilen kein Zusatz, sondern Teil der Identität.

Struktur als Ermöglicher – Nicht verwalten, sondern verbinden

Strukturen sind oft das, was Wissen bremst. Zu viele Schnittstellen, zu viele Systeme, zu viele Hürden.

Wissen fließt dort, wo Strukturen Orientierung geben, aber nicht im Weg stehen. Eine Organisation, die als lebendiges Wissenssystem agiert, versteht Struktur als Ermöglicher – nicht als Kontrolle.

Sie schafft einfache, zugängliche Wege, um Wissen auffindbar und anschlussfähig zu machen. Sie verknüpft Menschen miteinander, statt sie in Abteilungen zu sortieren.

Das bedeutet nicht Chaos, sondern Klarheit: Eine bewusste Architektur, die Begegnung, Austausch und Lernen fördert. Nicht jeder braucht alles zu wissen – aber jeder sollte wissen, wo Wissen zu finden ist.

Kultur als Rahmen – Wenn Wissen Teil guter Arbeit wird

Kultur ist der unsichtbare Rahmen, der jedes Verhalten formt. In einer Wissensteilungskultur wird Teilen nicht gefordert, sondern gelebt.

Es ist kein Extra, sondern Ausdruck guter Zusammenarbeit. Das gelingt, wenn Wissen Teil der Unternehmenswerte und des Selbstverständnisses wird – wenn in Leitbildern, Strategien und Gesprächen deutlich wird, dass Wissen uns als Gemeinschaft gehört, nicht einzelnen Personen.

Eine solche Kultur entsteht nicht über Nacht. Sie wächst über Geschichten, Erfahrungen und Rituale. Über den Moment, in dem jemand sagt: „Ich teile das mal, vielleicht hilft es dir weiter.“ Und über die Erfahrung, dass dieses Teilen gesehen, gebraucht und geschätzt wird.

Zeit und Vertrauen – Die unsichtbare Infrastruktur des Wissens

Wissen braucht Raum und Zeit. Und es braucht Vertrauen, dass dieser Raum genutzt werden darf.

Wenn alles auf Effizienz getrimmt ist, bleibt für Nachdenken, Lernen oder Reflexion kaum Platz. Doch genau dort entsteht neues Wissen – in Momenten, in denen Menschen beobachten, hinterfragen, verknüpfen.

Organisationen, die Wissensarbeit ermöglichen wollen, schaffen Raum und Zeit dafür, für Innehalten, Dokumentieren, Austausch und Lernen. Nicht als Ausnahme, sondern als selbstverständlichen Teil produktiver Arbeit.

Vertrauen ist dabei das Fundament: das Vertrauen, dass Wissen freiwillig entsteht, wenn es nicht erzwungen wird. Dass Menschen sich einbringen, wenn sie sich sicher und gesehen fühlen.
Und dass Wissensarbeit keine Unterbrechung der Arbeit ist – sondern Arbeit im besten Sinn.

Systemisches Denken – Vom Ich zum Wir

Wissen entsteht im Netzwerk, nicht im Organigramm. Eine Organisation, die Wissen versteht, denkt in Beziehungen, nicht in Zuständigkeiten.

Systemisch zu handeln heißt, das Ganze im Blick zu behalten:
Wie hängt Wissen zusammen?
Wo geht es verloren – und warum?
Wie können wir Strukturen so gestalten, dass Wissen zwischen Menschen zirkuliert, statt an Grenzen zu versanden?

Organisationen, die so denken, verändern ihr Selbstverständnis: Sie werden vom Wissensverwalter zum Wissensökosystem. Sie erkennen, dass ihr größter Wert nicht in Datenbanken liegt, sondern in der Fähigkeit, Verbindungen zu schaffen – zwischen Menschen, Themen und Ideen.

Ermöglichen statt einfordern

Wissen lässt sich nicht verordnen. Es wächst dort, wo Organisationen Sinn vermitteln, Strukturen vereinfachen, Vertrauen schenken und Zeit für Denken zulassen.

Eine Organisation, die Wissen teilt, tut das nicht aus Pflichtgefühl, sondern aus Überzeugung.
Weil sie weiß: Nur wenn Wissen fließt, bleibt sie lebendig.

Wissensteilung ist kein Projekt – sie ist Kultur. Eine Kultur, die auf Verbundenheit setzt statt auf Besitz. Die Menschen nicht antreibt, sondern einlädt, ihr Wissen einzubringen, weil es geschätzt, gebraucht und weitergedacht wird.

Du möchtest dich dem Thema weiter annähern?
Dann könnten diese Fragen ein guter Ausgangspunkt für deine Reflexion sein:
Welche Strukturen oder Rituale fördern bei euch das Teilen von Wissen – und welche stehen diesem Fluss im Weg? Wie sichtbar ist der Sinn hinter eurer gemeinsamen Wissensarbeit für alle Beteiligten?

Wissensarbeit ist echte Arbeit. Punkt.

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In vielen Organisationen wird über Wissen gesprochen. Über Tools. Plattformen. Datenbanken. KI.

Und trotzdem bleibt oft ein leises Unbehagen: Das Wissen ist da – aber es entfaltet keine echte Wirkung.

In einem intensiven Gespräch im Podcast Gesund erfolgreich mit Sarah Potempa haben wir genau darüber gesprochen:
Warum Wissensmanagement so oft ins Leere läuft – und was stattdessen gebraucht wird.

Warum Wissensmanagement so häufig ins Leere läuft – und was Organisationen stattdessen in den Blick nehmen sollten.

Aus diesem Gespräch sind sechs Erkenntnisse entstanden, die für mich den Kern treffen.

1: Wissen ist da – aber unsichtbar

Viele Organisationen verfügen über irgendeine Form von Wissensmanagement. Und doch fehlt häufig der Rahmen, der Wissen wirklich ins Zentrum rückt.

Wissen existiert verteilt: in Köpfen, in Dokumenten, in Systemen. Aber ohne Orientierung bleibt es jedoch fragmentiert.

Die Folge: Wissen ist zwar vorhanden, aber nicht für alle zugänglich. Und was nicht zugänglich ist, kann keine Wirkung entfalten.

Wissensmanagement beginnt nicht mit mehr Wissen, sondern mit der Frage: Welches Wissen ist für uns strategisch relevant?

2: Implizites Wissen bleibt meist unbeachtet

Ein großer Teil des relevanten Wissens lässt sich nicht einfach dokumentieren. Es steckt in Erfahrungen, Routinen, Entscheidungen und Einschätzungen.

Oft wird es genau dann genutzt, wenn man es braucht, und zwar ganz unbewusst. Gerade dieses implizite Wissen prägt Qualität im Alltag.

Die Folge: Wissen bleibt an einzelne Personen gebunden und wird für andere weder greifbar noch anschlussfähig.

Wer ausschließlich auf dokumentierbares Wissen schaut, übersieht einen wesentlichen Teil organisationaler Intelligenz.

3: Wissensmanagement heißt kuratieren, nicht verwalten

Wissensmanagement bedeutet nicht, Wissen zu „managen“ oder zu kontrollieren. Es bedeutet Einordnung.

Vorhandenes Wissen zu strukturieren, Zusammenhänge sichtbar zu machen und es in den Fluss der Organisation zu bringen.

Nicht alles muss zentral abgelegt sein. Aber es muss auffindbar, anschlussfähig und einordbar sein.

Die Folge: Das richtige Wissen steht zur richtigen Zeit, für die richtige Person, in der richtigen Form zur Verfügung.

Erst durch diese bewusste Kuratierung entsteht Orientierung und aus Orientierung wird Handlungsfähigkeit.

4: Ohne Führung bleibt Wissen Zufall

Wissensmanagement funktioniert nicht nebenbei. Es braucht bewusste Priorität.

Wenn Führung Verantwortung übernimmt, klare Rahmen setzt und Wissensarbeit sichtbar legitimiert, entsteht Verbindlichkeit.

Führung bedeutet hier nicht Kontrolle, sondern Orientierung und Vorbild.

Die Folge: Ohne Führung bleibt Wissensaustausch dem Engagement Einzelner überlassen, mit Führung wird er Teil der gemeinsamen Arbeitsweise.

Wissensarbeit braucht nicht mehr Kontrolle, sie braucht klare Haltung.

5: Kultur entscheidet über Wissensaustausch

Ob Wissen geteilt wird, entscheidet nicht primär die Technologie. Sondern wie die Menschen miteinander arbeiten.

Vertrauen, Augenhöhe und psychologische Sicherheit sind die eigentlichen Voraussetzungen für Wissensaustausch.

Die Folge: Wissen wird dort geteilt, wo Menschen sich sicher fühlen, nicht dort, wo Prozesse es vorgeben.

Kultur zeigt sich nicht im Leitbild, sondern im täglichen Miteinander.

6: Wissensarbeit zählt oft nicht als Arbeit

In vielen Organisationen existieren klare Budgets und Kennzahlen für nahezu alles. Für Wissensarbeit jedoch selten.

Nachdenken, Reflektieren, Lernen und Teilen erscheinen in keiner Kostenstelle.

Die Folge: Was nicht als Arbeit anerkannt ist, erhält keine Priorität und verliert im Alltag an Raum.

Dabei entsteht genau dort Zukunftsfähigkeit.

Alle diese Punkte machen deutlich: Wissensmanagement ist nach ein Organisations-, Führungs- und Kulturthema.
Er braucht Bewusstsein für das, was im Denken entsteht.

Wer tiefer einsteigen möchte:
Im Podcast Gesund erfolgreich gehen wir auf diese Aspekte und andere ausführlicher ein.


Du möchtest dich dem Thema weiter annähern?
Dann könnten diese Fragen ein guter Ausgangspunkt für deine Reflexion sein:
Welche Haltung zeigen wir als Führung gegenüber Wissensarbeit im Alltag?

 

Wenn Wissen laufen lernt – 25 Jahre Wikipedia und die Kraft des Teilens

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Ein stiller Alltagshelfer – und eine große Idee

Wie oft hast du in den letzten Wochen etwas bei Wikipedia nachgeschlagen?
Nicht aus strategischem Kalkül, sondern ganz pragmatisch: um dich schnell zu orientieren, einen Begriff einzuordnen, Zusammenhänge besser zu verstehen. Ein paar Klicks – und du bist schlauer als vorher.

Genau darin liegt die stille Kraft dieses Modells. Wikipedia wird 25 Jahre alt. Ein guter Anlass, innezuhalten und über unseren Umgang mit Wissen nachzudenken – und darüber, was es heißt, Wissen zu teilen.

Der Anfang

Am 15. Januar 2001 ging Wikipedia online. Was damals startete, war ein Experiment mit einer einfachen, aber weitreichenden Idee: Was passiert, wenn Wissen nicht privilegiert bleibt, sondern geteilt wird? Diese Frage berührt bis heute einen empfindlichen Punkt, weit über das Internet hinaus.

Als Wissen noch statisch war

Viele erinnern sich an die Zeit davor: An Brockhaus-Bände, die ganze Regale füllten. An Wissen, das teuer war und physisch präsent sein musste. Wer etwas wissen wollte, brauchte entweder ein entsprechendes Zuhause oder Zeit für den Weg in die Bibliothek.

Wissen war kostbar, aber auch statisch. Es veränderte sich langsam, war nicht für alle gleich zugänglich und blieb oft denen vorbehalten, die sich Zugang leisten konnten. Nicht jede Stimme zählte. Nicht jede Perspektive fand ihren Platz.

Wissen in Bewegung – und warum das alles verändert

Wikipedia hat diese Ordnung verschoben. Plötzlich wurde Wissen frei zugänglich. Menschen begannen, ihr Know-how freiwillig zu teilen, Inhalte zu ergänzen, zu korrigieren und gemeinsam weiterzuentwickeln.

Qualität entstand nicht mehr durch die Autorität weniger, sondern durch das Zusammenspiel vieler. Wissen wurde vom Besitz zum Prozess, vom abgeschlossenen Werk zum lebendigen Gefüge. Ein System, das nie fertig ist – und genau darin seine Stärke hat.

Heute wirkt das selbstverständlich. Vor 25 Jahren war es revolutionär.

Was Organisationen von Wikipedia lernen können

Auch in Unternehmen ist Wissen oft noch gebunden: an Personen, Abteilungen oder Hierarchien. Es wird gehütet, abgesichert, manchmal sogar verteidigt.

Dabei ließe sich vieles gewinnen, wenn Wissens geteilt würde.

Stell dir vor, Wissen dürfte in Organisationen ähnlich fließen wie bei Wikipedia: Nicht als Machtinstrument, sondern als gemeinsamer Staffelstab. Nicht gehortet, sondern weitergegeben, damit andere anknüpfen können.

Die Wirkung wäre spürbar: Silos würden durchlässiger, Lernen schneller, Innovation wahrscheinlicher. Menschen müssten nicht immer wieder bei null beginnen, sondern könnten auf bestehendem Wissen aufbauen.

Natürlich lässt sich das Wikipedia-Prinzip nicht eins zu eins übertragen. Organisationen sind keine Enzyklopädien, und nicht alles darf offen sein. Doch der Grundgedanke bleibt wegweisend: Wissen entfaltet seine Wirkung erst dann, wenn es zugänglich ist.

Oder anders gesagt: Eine Organisation wird handlungsfähig, wenn ihr Wissen nicht in Schubladen verschwindet, sondern wie ein Orchester zusammenspielt.

25 Jahre gelebte Wissenskultur

25 Jahre Wikipedia zeigen eindrücklich, was möglich ist, wenn Wissen geteilt wird – nicht als Selbstzweck, sondern als gemeinschaftliche Aufgabe.

Für Organisationen bedeutet das: weniger Abschottung, mehr Transparenz und mehr gemeinsame Verantwortung für eine lebendige Wissensteilungskultur. Keine Tool-Frage. Sondern eine Haltungsfrage.


Du möchtest dich dem Thema weiter annähern?
Dann könnten diese Fragen ein guter Ausgangspunkt für deine Reflexion sein:
Was würde sich verändern, wenn Wissen bei euch nicht Besitz, sondern gemeinsamer Auftrag wäre?

Megatrend Wissenskultur: Warum Wissen teilen zur Zukunftsfähigkeit gehört

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Das Zukunftsinstitut beschreibt im Megatrend „Wissenskultur“, dass Wissen längst nicht mehr nur als Ressource oder Wettbewerbsvorteil verstanden werden kann. Vielmehr geht es darum, wie wir mit Wissen umgehen, wie wir es teilen, organisieren und nutzbar machen. Wissen ist heute der entscheidende Rohstoff unserer Zeit – und er ist unendlich. Doch unendlich heißt nicht automatisch zugänglich. Wissen steckt häufig in Silos, Köpfen und Systemen fest und entfaltet sein Potenzial erst, wenn es geteilt wird.

Damit stellt sich für Organisationen nicht mehr die Frage, ob sie eine Wissenskultur brauchen, sondern wie diese Kultur gestaltet wird. Denn nur dort, wo Wissen frei fließen kann, entstehen Innovation, Resilienz und echte Zukunftsfähigkeit.

Warum ich von Wissensteilungskultur spreche

In meiner Arbeit gehe ich noch einen Schritt weiter: Ich spreche bewusst von einer Wissensteilungskultur. Warum?
Weil der Begriff für mich eine Haltung ausdrückt.

  • Wissen ist kein Besitz, den man hortet.
  • Wissen ist ein Schatz, der sich vermehrt, wenn wir ihn teilen.

Wenn wir von „Teilen“ sprechen, steckt darin mehr als nur die bloße Weitergabe von Informationen. Es geht um einen bewussten, wertschätzenden und oft auch mutigen Akt: Das eigene Erfahrungswissen sichtbar machen, weitergeben und damit andere befähigen.

Implizites Wissen sichtbar machen – Herzstück der Wissensteilungskultur

Wissen ist ein facettenreicher Schatz. Manches davon ist dokumentiert, greifbar, abrufbar. Doch der weitaus größere Teil liegt im Verborgenen: das sogenannte implizite Wissen – die persönlichen Erfahrungen, Muster und Intuitionen von Menschen. Dieses Wissen ist schwer messbar, aber es ist der eigentliche Nährboden für neue Ideen und Innovationen.

Die Herausforderung: Wir wissen, dass dieses Erfahrungswissen da ist, aber oft nicht, wo wir es finden oder wie wir es heben können. Genau hier setzt die Idee einer Wissensteilungskultur an:

  • Sie schafft Räume, in denen Menschen sich trauen, ihr Wissen preiszugeben.
  • Sie etabliert Rahmenbedingungen, in denen Zusammenarbeit nicht auf Konkurrenz, sondern auf Vertrauen basiert.
  • Sie macht sichtbar, dass Wissen ein lebendiges Gut ist, das sich ständig wandelt und weiterentwickelt

Wissensteilungskultur braucht den richtigen kulturellen Rahmen

Kultur beschreibt, wie wir miteinander umgehen – oft unausgesprochen und selbstverständlich. Jede Organisation hat eine Kultur. Die entscheidende Frage ist: Begünstigt diese Kultur das Teilen von Wissen – oder verhindert sie es?

Eine echte Wissensteilungskultur lebt von Neugier, Offenheit, Wertschätzung und echtem Interesse am Gegenüber. Sie stärkt das Wir-Gefühl und macht Organisationen widerstandsfähig, weil nicht alles an Einzelpersonen hängt.

Wissen teilen heißt Zukunft gestalten

Wissen teilen heißt Zukunft gestalten. Wenn wir Wissensteilung als selbstverständlichen Teil unserer Zusammenarbeit begreifen, verändern wir Organisationen von Grund auf:

  • weg von starren Hierarchien,
  • hin zu lebendigen Systemen,
  • getragen von Menschen, die ihr Wissen nicht für sich behalten, sondern großzügig einbringen.

Ich bin überzeugt: Menschen teilen ihr Wissen gerne – wenn wir die richtigen Rahmenbedingungen schaffen. Eine Wissensteilungskultur ist deshalb nicht nur ein Erfolgsfaktor, sondern ein menschliches und gesellschaftliches Zukunftsprojekt.

Du möchtest dich dem Thema weiter annähern?
Dann könnten diese Frage ein guter Ausgangspunkt für deine Reflexion sein:
Wie würde sich deine Organisation verändern, wenn eine echte Wissensteilungskultur selbstverständlich gelebt würde – was würde leichter, was kreativer, was wirksamer werden?

Intuition im Business: Warum Bauchentscheidungen auf Erfahrungswissen beruhen

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In vielen Organisationen gilt noch immer:
Alles, was sich nicht messen, belegen oder in Zahlen ausdrücken lässt, wirkt unsicher.

Doch gerade in komplexen, dynamischen Situationen braucht es mehr als Daten.
Es braucht Erfahrung.
Es braucht Mustererkennung.
Es braucht Intuition – oder, wie viele sagen: das Bauchgefühl.

Der Psychologe und Risikoforscher Gerd Gigerenzer beschreibt Intuition so: “Intuition ist gefühltes Wissen, das auf langjährigen Erfahrungen beruht.“

Intuition ist kein Gegenspieler des Verstandes, sondern seine Partnerin – besonders dann, wenn es keine eindeutigen Antworten gibt.

Wenn Bauchgefühl zur richtigen Entscheidung führt

Ein Beispiel zeigt das besonders deutlich: In einem Luftfahrtprojekt sollte ein neues Steuerungssystem eingeführt werden – hochkomplex, sicherheitsrelevant, mit vielen Schnittstellen. Die technische Prüfung war abgeschlossen, alle Zahlen schienen stimmig.

Doch eine Projektleiterin mit über 20 Jahren Erfahrung äußerte Zweifel: „Ich kann es nicht genau erklären – aber ich habe das Gefühl, wir übersehen etwas im Zusammenspiel mit den Altkomponenten.“

Das Team war unsicher. Am Ende entschied man sich, noch eine zusätzliche Simulation anzusetzen.
Und genau dort zeigte sich: eine Schwachstelle in einem seltenen Randfall – potenziell mit gravierenden Folgen für Budget und Sicherheit.

Gut, dass man hingehört hat.
Denn Erfahrungswissen spricht nicht immer laut.
Manchmal zeigt es sich nur als Stutzen, als Zweifel, als Gedanke, der sich nicht sofort in Worte fassen lässt.

Drei Dinge, die wir über Intuition verstehen sollten

1. Intuition ist nichts Mystisches.
Sie ist keine Eingebung, kein sechster Sinn, kein „weiches“ Bauchgefühl.
Sie basiert auf gelebter Erfahrung – auf dem, was wir über Jahre gelernt haben, ohne es immer in Worte fassen zu können.
„Viele Führungskräfte entscheiden laut eigener Aussage 50 % aller Fälle letztlich aus dem Bauch – obwohl sie vorher alle Zahlen geprüft haben.“

2. Wer Erfahrung hat, sollte auf sein Bauchgefühl hören dürfen.
Intuition ist nur dann verlässlich, wenn sie auf echter Expertise beruht.
Wer sich in einem Gebiet wirklich auskennt, erkennt Muster, bevor andere sie benennen können.
„Wenn dir diese Erfahrung fehlt, dann solltest du deinem Bauch nicht trauen.“

3. Wir müssen lernen, anders zu fragen.
Wenn jemand in einem Meeting ein „ungutes Gefühl“ äußert, versuchen wir oft, es wegzudiskutieren.
Dabei liegt darin oft ein Schatz. Statt zu fragen „Warum hast du ein schlechtes Gefühl?“, könnten wir fragen:
„Wer hier im Raum hat die meiste Erfahrung mit genau solchen Situationen?“

Intuition, Wissen und Wissenstransfer in Organisationen

In der Begleitung von Wissenstransfer-Prozessen erlebe ich es immer wieder:
Es geht nicht nur um die Übergabe von Aufgaben oder das Dokumentieren von Prozessen.
Es geht darum, Erfahrungswissen anschlussfähig zu machen – auch dort, wo es sich nicht sofort erklären lässt.

  • Geben wir Intuition mehr Raum – nicht als Gegensatz zur Logik, sondern als verdichtetes Erfahrungswissen.
  • Lernen wir, besser hinzuhören – auch (und gerade), wenn sich etwas nicht belegen lässt.
  • Und erkennen wir an: Nicht alles, was zählt, steht in Tabellen.

Bauchgefühl ist Wissen

Gute Führungskräfte und Teams entscheiden mit beidem: Verstand und Bauch. Die Logik liefert Argumente. Die Intuition bringt das Erfahrungswissen ein, das wir nicht immer in Worte fassen können – und doch oft entscheidend ist.

Vielleicht ist genau das die wertvollste Form von Wissen, die wir im Wissenstransfer sichern können: Nicht nur das, was dokumentiert werden kann, sondern auch das, was sich in Intuition, Mustern und Erfahrung zeigt.

Du möchtest dich dem Thema weiter annähern?
Dann könnten diese Frage ein guter Ausgangspunkt für deine Reflexion sein:
Was wäre morgen auf einmal nicht mehr möglich – wenn heute eine Schlüsselperson geht?

Kristin Block

KI im Unternehmen erfolgreich nutzen: Warum strukturierte Wissensbasis der Schlüssel ist

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KI ist gerade in aller Munde. Und manchmal hat man das Gefühl, wir stürzen uns kollektiv auf ein neues Versprechen – das Versprechen von mehr Effizienz, von Produktivitätsschüben und neu gewonnener Zeit. Zeit, die frei wird, weil KI uns Routinen abnimmt, repetitive Aufgaben automatisiert und den Kopf freimacht für die Dinge, die wirklich zählen.

Soweit die Vision.
Doch sobald es um das Thema Wissen geht, wird es komplexer – und ehrlicherweise auch ein Stück anstrengender.

Die Hoffnung: Antworten auf Knopfdruck

Denn die Hoffnung ist verständlich:
Man stellt der KI einfach eine Frage – und sie spuckt das relevante Wissen aus, das im Unternehmen bereits vorhanden ist. Schnell. Punktgenau. Intuitiv.

Aber: So einfach ist es (noch) nicht.

Die eigentliche Grundlage fehlt

Denn bevor KI überhaupt auf Wissen zugreifen kann, muss dieses Wissen zunächst einmal auffindbar, verständlich und verknüpfbar sein. Und genau hier liegt in vielen Organisationen das eigentliche Problem: Die Grundlage fehlt.

Wissen überall – und doch nicht nutzbar

In der Realität liegt Wissen:

  • in den Köpfen einzelner Expert:innen
  • in E-Mail-Verläufen
  • in lokalen Laufwerken
  • in verschiedenen Tools (SharePoint, Confluence, Teams, Notion, …)
  • in PowerPoint-Folien, Excel-Listen, One-Pagern, Protokollen und Mitschriften
  • und oft auch einfach: zwischen den Zeilen

KI kann mit diesem verstreuten Wissen allerdings wenig anfangen. Denn damit sie wirklich Antworten liefern kann, braucht es bestimmte Voraussetzungen. Eine davon ist eine einheitliche Struktur: Ohne klare Ordnung bleibt Wissen ein Flickenteppich, den weder Mensch noch Maschine zuverlässig durchdringen können. Ebenso entscheidend ist der Kontext – Zahlen, Fakten oder Aussagen stehen selten für sich allein. Erst wenn Zusammenhänge sichtbar sind, kann daraus verwertbares Wissen entstehen. Hinzu kommt die Sprache: Wenn Begriffe unterschiedlich verwendet werden oder Formulierungen unklar bleiben, stößt auch KI an ihre Grenzen. Dazu kommt die Frage nach Zugriffsrechten – Wissen, das in Silos eingeschlossen ist, bleibt faktisch unsichtbar. Und schließlich: Das meiste Wissen ist implizit, steckt in Erfahrungen, Routinen oder unausgesprochenen Annahmen. Solange es nicht explizit gemacht wird, bleibt es auch für KI unzugänglich.

Es braucht einen Kulturwandel im Umgang mit Wissen

Deshalb: Bevor KI sinnvoll Wissen verarbeiten und nutzbar machen kann, braucht es einen echten Kulturwandel im Umgang mit Wissen.

Das bedeutet, es reicht nicht, nur Dokumente bereitzustellen.
Es braucht:

  • Struktur, die Orientierung schafft
  • Kontext, der Bedeutung sichtbar macht
  • Sprache, die anschlussfähig ist
  • und einen Zugang, der das Ganze verbindet
Wissen ist das Fundament für wirksame KI

Wissen entfaltet seine Wirkung, wenn es:

  • geordnet ist – damit Menschen und Maschinen es finden und nutzen können
  • im richtigen Kontext steht – denn Erfahrungen und Zusammenhänge machen es erst lebendig
  • verständlich formuliert ist – mit einer Sprache, die Klarheit schafft und Brücken baut<

Denn was nicht sichtbar ist, bleibt auch für KI unsichtbar. Wissensmanagement wird damit zur zentralen Voraussetzung für eine KI, die mehr kann als Floskeln und Allgemeinplätze.

Vom Versprechen zur Gestaltung

KI zeigt uns nicht, was fehlt – sondern, wo wir gestalten können.

Und das Beste: Wir müssen das Rad nicht neu erfinden. Wir müssen nur anfangen, das, was wir bereits haben, sichtbar, anschlussfähig und nutzbar zu machen.

Zwei Fragen zum Weiterdenken

Du möchtest dich dem Thema weiter annähern?
Dann könnten diese beiden Fragen ein guter Ausgangspunkt für deine Reflexion sein:

  1. Was müsste in deiner Organisation passieren, damit Wissen wirklich zugänglich, verknüpfbar und KI-tauglich wird?
  2. Wo in deinem Alltag wird deutlich, dass Wissen zwar vorhanden ist – aber schwer greifbar?
Kristin Block

Wissen muss orchestriert werden, nicht gemanagt!

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Jeder, der mich schon ein bisschen besser kennt, weiß, dass ich den Begriff Wissensmanagement nicht mag.

Denn Managen ist der falsche Begriff dafür. Wissensmanagement wird der Komplexität und Dynamik, die ich damit verbinde, nicht gerecht.

Wenn man jedoch ein Orchester betrachtet, wird einem schnell klar, was ich meine. Jeder Musiker in einem Orchester hat eine einzigartige Rolle, einen festen Platz und klare Verantwortlichkeiten. Trotz dieser Individualität arbeiten alle gemeinsam, um ein harmonisches Gesamtbild zu erschaffen. Jeder Musiker kennt den Zeitpunkt seines Einsatzes, die Bedeutung seiner Anwesenheit und selbst scheinbar einfache Handlungen wie das Umblättern der Noten sind präzise festgelegt.

Die Noten dienen als Richtlinien, aber die Interpretation und das Spiel liegen in den Händen und Köpfen der einzelnen Musiker. Hier tritt der Dirigent auf den Plan – er gibt den Takt vor, vereint die Stimmen und formt aus der Vielfalt der Instrumente ein zusammenhängendes Gesamtkunstwerk.

In ähnlicher Weise betrachte ich Wissensmanagement. Es geht nicht nur darum, Daten zu organisieren oder Informationen zu verwalten, sondern vielmehr darum, sie in einen Kontext zu setzen, zu verstehen und zu nutzen, um ein kohärentes Bild zu schaffen.

Die Menschen sind die Künstler, die die Noten interpretieren, und ein guter „Dirigent“ – sei es ein Teamleiter, Mentor oder ein System – gibt die Richtung vor und koordiniert die Bemühungen, um das volle Potenzial des Wissens zu entfalten.

Wissen ist Macht: Effektives Wissensmanagement in der Organisation

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In der heutigen Welt, in der Information und Know-how zur wertvollen Ressource werden, ist unbestritten, dass geteiltes Wissen Macht ist.

Doch wie mobilisieren und nutzen wir dieses Wissen effektiv in unseren Organisationen?
Diese Frage steht im Mittelpunkt des Expertentalks, das ich mit Monja Eberlein von der Haufe Akademie Anfang Januar hatte.

Eine der zentralen Fragen, die wir im Gespräch aufgeworfen haben, betrifft das Teilen von Wissen. Genauer gesagt, warum entscheiden sich Menschen manchmal dafür, ihr Wissen zu teilen, während sie es in anderen Situationen lieber für sich behalten?

Die Antworten darauf sind vielschichtig und hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter Vertrauen, Motivation und die Unternehmenskultur.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den wir diskutiert haben, ist die Business-Relevanz von Wissensmanagement.

Ich bin nach wie vor der Meinung, dass die Bedeutung eines strukturierten Know-how-Transfers innerhalb von Unternehmen weiterhin zunehmen wird und damit auch das Wissensmanagement einer Organisation immer wichtiger wird.

Dabei wird eine Frage immer wieder gestellt. Was ist beim Mobilisieren von Wissen wichtiger: Technologie oder Menschen?

Wir beide sind uns in diesem Punkt einig. Dabei geht es weniger um das Entweder-oder, sondern vielmehr um ein Sowohl-als-auch.
Technologie kann den Wissenstransfer unterstützen und beschleunigen, aber letztendlich sind es die Menschen, die das Wissen schaffen, teilen und nutzen.

Wer nicht live dabei sein konnte, kann unser Gespräch hier ansehen.

Ich wünsche viel Spaß beim Ansehen

Routinewissen und wertvolle Erfahrungen effektiv weitergeben

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In den letzten Wochen habe ich über einen Wissenstransfer berichtet, den ich gerade begleite.

Dabei geht es vor allem um die Weitergabe von Routinewissen in einer Kommunikationsagentur.

Bei der Wissensidentifizierung wurde deutlich, dass die Wissensträgerin über ein außergewöhnliches Routinewissen verfügt, das es ihr ermöglicht, viele Aufgaben gleichzeitig und äußerst effizient zu bewältigen.

Meine Unterstützung zielt also darauf ab, diese Routinen sichtbar zu machen, damit die Nachfolgerin von diesem Wissen profitieren kann.

In der letzten Wochen haben sich beide zusammengesetzt und sind jede Routine gemeinsam Schritt für Schritt zusammen durchgegangen. Dabei hat die Wissensempfängerin einzelnen Schritte auch immer mal wieder hinterfragt und nachgebohrt, um zu verstehen, warum das Vorgehen so und nicht anders funktioniert.

Einen Punkt finde ich besonders bemerkenswert.

Je tiefer die beiden in die Routinen eingetaucht sind, desto kritischer wurden die Fragen. Das hat die Wissensgeberin an manchen Stellen echt herausgefordert, denn die Antworten auf die Fragen zu finden war oft nicht so einfach.

Mit dem gezielten Nachbohren hat die Wissensempfängerin ihre eigene Perspektive, ihr Wissen und ihre Erfahrungen eingebracht und damit den Blick der Wissensgeberin geöffnet. Was wiederum dazu geführt, dass die beiden an einigen Stellen die Routinen angepasst haben.

So ist im Wissenstransfer noch mal neues Wissen entstanden, das die Wissensgeberin nutzen kann, um ihre eigene Routine zu entwickeln.

Dieser Wissenstransfer zeigt, dass die Weitergabe von Routinewissen möglich ist.

Allerdings erfordert es Engagement und die Offenheit, bestehende Routinen zu überdenken. Im aktiven Austausch zwischen Wissensgeberin und Wissensempfängerin können so neue Erkenntnisse entstehen, die die Qualität der Arbeit für die Zukunft verbessern können.

Die beiden anderen Beiträge dazu findet ihr hier:
Routinewissen – der Schlüssel zur Effizienz im Agenturalltag?
Wissenstransfer: Routinen, Tipps und Stolperfallen

Kristin Block

Wissenstransfer: Routinen, Tipps und Stolperfallen

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Vor ein paar Wochen habe ich über einen Wissenstransfer berichtet, den ich momentan begleite.

Dabei geht um Routinewissen und wie wir dieses Wissen sichtbar und greifbar machen können, damit ihre Nachfolgerin von diesem Wissen profitieren kann.

Dazu bin ich mit der Wissensträgerin immer wieder ihre einzelnen Routinen und Vorgehensweisen Schritt für Schritt durchgegangen.

Dabei habe ich ihr geholfen, zu verstehen, warum sie ihre Routinen genauso und nicht anders ausführt, was bei jedem Schritt beachtet werden muss, damit er genauso ausgeführt werden kann und nichts aus dem Ruder läuft.

Mittlerweile haben wir fast alle ihre Routinen aufgezeichnet. Darin ist jeder einzelne Schritt dokumentiert.

Damit kann die Nachfolgerin jeden der Schritte innerhalb der einzelnen Routine gut nachvollziehen und verstehen. Dabei ist nicht nur wichtig, welche Schritte aufeinander folgen, sondern WARUM welcher Schritt wann folgt und an welcher Stelle Störfaktoren auftreten können.

Zusätzlich hat die Wissensgeberin alle wichtigen Schritten mit hilfreichen Tipps, Tricks, Kniffen aber auch Stolperfallen versehen, um zu zeigen, welche Schritte mehr Aufmerksamkeit und Wissen benötigen.

Wir sind beide schon sehr darauf gespannt, wie der erste Wissenstransfer in der kommenden Woche mit der Nachfolgerin laufen wird.

  • Ob die Schritte für die Nachfolgerin nachvollziehbar sind?
  • Ob die Tipps, Tricks, Kniffen und Stolperfallen ihr wirklich helfen werden?
  • Ob es Punkte gibt, die wir vergessen oder nicht gesehen haben?
  • Welche Schritte aus ihrer Perspektive vielleicht unlogisch sind?
  • An welchen Stellen sie vielleicht Anpassungen oder Änderungen vornehmen würde?

Wenn ihr wissen wollt was wir im ersten Schritt gemacht haben dann seht euch folgenden Beitrag an:
Routinewissen – der Schlüssel zur Effizienz im Agenturalltag?