Das Wissen Ihres Unternehmens steckt nicht in Dokumenten und schon gar nicht in Datenbanken – Wissen ist in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter.
Daher steht der Mensch als wichtigster Wissensträger im Mittelpunkt. Ihn dabei zu unterstützen, relevantes Wissen schnell zu erschließen, neues Wissen für die Organisation zu entwickeln und sein Wissen mit anderen zu teilen, ist Aufgabe des Wissensmanagements.
In welchem Umfang ist Wissensmanagement für uns sinnvoll?
Wissensmanagement lohnt immer! Dabei ist wichtig, dass der Umfang, der Maßnahme, der Situation und dem Ziel entsprechen. Einfach gesagt, was soll mit Wissensmanagement besser werden? Da jedes Unternehmen anders ist, wird auch die Zielsetzung eine andere sein. Generell empfiehlt es sich, mit einfachen kleinen Pilotprojekten zu startet. Diese zeigen in der Regel schnell erste Erfolge und können dann langsam auch auf größere Dimensionen ausgeweitet werden. Die Frage nach dem Wert lässt sich oft beantworten mit: Was würde es bedeuten, wenn das Wissen oder die Erfahrungen zu einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung verloren gehen würden?
Wie sollten wir am besten starten?
Da jedes Unternehmen auf seine Weise Einzigartig ist, muss das Wissensmanagement es auch sein. Was viele Unternehmen nicht bewusst ist, ist, das jedes Unternehmen bereits Wissensmanagement betreibt. Daher ist es am einfachsten sich zunächst erst mal anzusehen, was bereits vorhanden ist und genutzt wird. Welche Methoden und Tools bereits etabliert und akzeptiert sind oder was „verbrannt“ ist und nicht funktioniert? Auf dem Bestehenden aufzusetzen und die Mitarbeiter bei diesem Prozess mit einzubeziehen ist der einfachste Weg Wissensmanagement im Unternehmen auszubauen.
Wieso ist der Erfolg von Wissensmanagement von unserer Unternehmenskultur abhängig?
Eine Unternehmenskultur umfasst Wertvorstellungen, Normen und Werte, die in einem Unternehmen vorhanden sind und vor allem gelebt werden. Sie ist das Fundament für das Handeln ihrer Mitarbeiter und beeinflusst somit auch sämtliche unternehmerische Prozesse und Aktivitäten. Die Bereitschaft ihrer Mitarbeiter hängt vor allem von ihren Kompetenzen im Umgang mit (ihrem) Wissen, (ihren) Erfahrungen und ihrer Lernbereitschaft ab. Um Wissen erfolgreich identifizieren, nutzen, entwickeln und verteilen zu können bedarf es einer „Wissensteilungskultur“. Nur wenn Wissen angenommen, geteilt, weiterentwickelt und als positiv und hilfreich empfunden wird, werden ihre Mitarbeiter die Wissensmanagementaktivitäten unterstützen.
Wie motivieren wir unsere Mitarbeiter zur Teilnahme an Wissensmanagement-Aktivitäten?
Wissen und Erfahrungen werden in Unternehmen häufig nicht als Gemeingut betrachtet. Hinzukommt, das Teilen von Wissen beruht auf Freiwilligkeit. Erst wenn jeder Mitarbeiter einen echten Nutzen für sich, sein Team, seine Abteilung erkennen kann, wird er motiviert sein an den Wissensmanagement-Aktivitäten teil zunehmen.
Wie sieht ein typisches Wissensmanagement-Projekt mit Ihnen aus?
Das typische Wissensmanagement-Projekt gibt es nicht, denn so individuell das Unternehmen, so individuell sind die möglichen Handlungsfelder. Doch die Vorgehensweise ist oft sehr ähnlich. Zu Beginn starte ich häufig mit einer intensiven Fragerunde oder einem Workshop. Dabei sehen wir gemeinsam noch mal genauer hin. Was ist die Zielsetzung, was ist denn schon da, auf dem aufgebaut werden kann, was halten die Mitarbeiter und das Management davon, gibt es Bedenken? Wie könnte eine Zusammenarbeit aussehen? Erst mit den Ergebnissen werden dann einzelne Aufgabestellungen gemeinsam mit einer Arbeitsgruppe bearbeitet und in die Umsetzung gebracht.
Wenn wir Wissensmanagement einführen, wie schnell sehen wir erste positive Ergebnisse?
Wissensmanagement führt man nicht mal eben so ein. In den allermeisten Fällen haben Unternehmen bereits ein Wissensmanagement. Nur nennen sie es häufig nicht so. Insofern geht es eher darum das Bereits vorhandene zu optimieren und zu verbessern. Dabei sollte einem Bewusst sein, dass es sich dabei immer auch um einen Veränderungsprozess handelt der kontinuierlich weiter verfolgt werden darf. Trotzdem lassen sich im kleinen immer auch recht schnell erste Erfolge einstellen. Ich arbeite sehr häufig mit einer überschaubaren Pilot-Gruppe im Unternehmen die in den ersten zwei Monaten erste Erfolge verzeichnen kann.
Brauchen wir einen Wissensmanager im Unternehmen?
Wenn Wissensmanagement nachhaltig im Unternehmen verankert werden soll, dann ja – auf jeden Fall. Hier ist die Frage wie wichtig Ihnen das Thema ist, denn je wichtiger, desto höher ist der Aufwand für den Wissensmanager. Dabei kann das ganz einfach und unkompliziert gestartet werden in dem eine Person die Rolle des Wissensmanagers im Unternehmen übernimmt. Für den Anfang kann sich diese Person zunächst für ein paar Stunden in der Woche darum kümmern. Das wichtigste dabei sind zwei Dinge. Erstens die Person übernimmt diese Rolle freiwillig und sie bekommt ausreichend Zeit die neue Aufgabe zu erfüllen.
Wo liegen die größten Schwierigkeiten bei der Implementierung von Wissensmanagement-Maßnahmen?
Die Schwierigkeiten liegen meist nicht in der Akzeptanz der Bedeutung von Wissen, sondern im Prozess der Umsetzung. Gerade nach den ersten Erfolgen fangen Unternehmen an in alten Verhaltensmusster zu fallen.
Wissensmanagement ist ein fortwährender Prozess der über einen gewissen Zeitraum von Experten begleitet werden sollte, um die Maßnahmen nachhaltig im Unternehmen zu verankern.
Welche Strategie (Top-Down oder Bottom-Up) sollten wir beim Wissensmanagement verfolgen?
Für ein erfolgreiches Wissensmanagement braucht es beide Strategien. Meiner Erfahrung nach führt die Bottom-Up Strategie oft schneller zu ersten positiven Erlebnissen und Ergebnissen, sodass wir irgendwann auch an den Punkt kommen eine Top-Down Strategie entwickeln zu können. Wichtig dabei ist, dass wir alle Mitarbeiter bei dem Prozess mitnehmen und oft fällt es dabei leichter, wenn das Management die Maßnahmen nicht nur befürwortet, sondern diese auch aktiv unterstützt.
Ist Wissensmanagement nicht eine weitere kurzlebige Management-Mode?
Wir leben in einer Wissensgesellschaft. Heute sind es nicht mehr die Maschinen die den wahren Wert eins Unternehmen abbilden, sondern das Humankapital (z. B. Wissen, Fähigkeiten, Kompetenzen und Ideen der Mitarbeiter) und das strukturelle Kapital (z. B. Kundenbeziehungen). In Zukunft wird das Wissen noch mal an Bedeutung zunehmen, sodass sich Wissensmanagement oder auch die Organisation von Wissen und der Zusammenarbeit auf lange Sicht immer mehr lohnen wird.
Warum ist eine Datenbank kein Wissensmanagement?
Eine Datenbank kann nur ein Teil ihres Wissensmanagements sein. Zu einem ganzheitlichen Wissensmanagement gehört aber noch viel mehr. Nämlich Prozesse, Methoden, Strukturen, Kompetenzen und im Idealfall eine Strategie. Eine Datenbank kann nur das explizite und dokumentierbare Wissen abbilden, das Erfahrungswissen aber bleibt zunächst erst mal in den Köpfen ihrer Mitarbeiter. Wollen Sie von dem Erfahrungswissen ihrer Mitarbeiter profitieren, dann brauchen Sie die passenden Methoden, Kompetenzen und Strukturen.
Warum brauchen wir einen Expertin wie Sie?
Gegenfrage – Warum warten Sie ihre Heizung nicht selbst? Manchmal ist es besser einen Profi ins Unternehmen zu holen der einen bei seinem Vorhaben unterstützt. Ein Experte bringt seine Expertise und Wissen ein und kann Ihnen dabei helfen von Anfang an die richtigen Weichen zu stellen.
