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Die Collect-Route

Und warum das Befüllen von Datenbanken nicht ganz so einfach ist.

In meinem letzten Artikel habe ich zwei Routen beschrieben die eine Organisation benötigt, um Wissen fließen zu lassen. Heute möchte ich noch mal auf die Collect-Route näher eingehen.

Bei der Collect-Route geht es ja darum, Wissen in Dokumenten oder Datenbanken für alle im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. So kann Wissen jederzeit und egal von welchem Ort nachgefragt und gefunden werden.

Was so einfach klingt, ist in der Praxis für viele Unternehmen immer noch eine echte Herausforderung. Dafür gibt es die verschiedensten Gründe:

Wissensverteilung mit Hilfe der Collect-Route

Die Datenbank erfüllt die Anforderungen der Mitarbeiter nicht.

In der Regel entscheidet die IT-Abteilung über den Einsatz einer Datenbank und die Mitarbeiter werden nicht in den Entscheidungsprozess für oder gegen eine Datenbank eingebunden. Folgende Fragen werden leider zu selten gestellt: Wie kann die Datenbank eure Arbeit aktiv unterstützen? Was muss die Datenbank alles können? Wie können wir die Datenbank in euren Tagesablauf integrieren damit ihr sie auch nutzt? Wie muss die Suchfunktion der Datenbank gestaltet sein, damit Wissen auch gefunden wird?

Die Datenbank wird mit veralteten Dokumenten befüllt.

Oft ist es ja so, dass bereits dokumentiertes Wissen vorhanden ist und nur in die neue Datenbank überführt werden muss. Wird dabei aber alles 1:1 implementiert, macht das wenig Sinn. Vielmehr muss bestehendes Wissen verifiziert werden. Also sind die vorhandenen Dokumentationen noch aktuell und auf dem letzten Stand? Können veraltete Dokumente archiviert oder gar gelöscht werden? Müssen Dokumentationen ganz neu erstellt werden, weil sie fehlen?

Die Datenbank befüllt sich nicht von alleine.

Häufig wird das Befüllen der Datenbank dem Zufall überlassen. So stellen einzelne Mitarbeiter ihr Wissen in der Datenbank zur Verfügung, andere wiederum nicht. Vielmehr braucht es aber ein Team, das sich darum kümmert, dass auch alle Dokumente in die Datenbank migriert werden. Das können freiwillige Mitarbeiter sein, die sich dazu bereit erklären bei der Befüllung zu unterstützen oder auch Praktikanten, die dafür extra herangezogen werden, um die Befüllung der Datenbank zu gewährleisten.

Die Datenbank hat keinen Verantwortlichen.

In der Regel gibt es nur bei dem Aufsetzen der Datenbank einen Verantwortlichen und das ist meistens ein Mitarbeiter der IT. Dieser kennt sich aber nur mit der Infrastruktur der Datenbank aus und ist daher häufig nicht die geeignete Person, um die Datenbank am Leben und insbesondere aktuell zu halten. Ist die Datenbank erst einmal implementiert und läuft, wird sie häufig sich selbst überlassen! Doch das ist der falsche Weg, denn es benötigt mindestens eine ober besser mehrere Personen, die sich um die Datenbank kümmern und an der weiteren Ausgestaltung der Datenbank mitwirken.

Die Datenbank hat kein Regelwerk.

Selten verfügt die Datenbank über klar definierte Regeln, die die Erstellung, die Ablage sowie die Zusammenarbeit und den Gebrauch der Datenbank regelt. So müssen im Vorfeld folgende Fragen geklärt werden: Welche Dokumente werden in der Datenbank abgelegt? Werden für die Erstellung diverse Templates oder auch Dokumenten-Vorlagen verwendet? Wer darf Dokumente einstellen? Werden die einzustellenden Dokumente vorab geprüft? Nach welchem System findet eine Verschlagwortung der Dokumente statt damit die Dokumente auch gefunden werden? Was passiert, wenn sich Mitarbeiter nicht an die Regeln halten?

Mitarbeiter werden nicht ausreichend geschult.

Die wenigsten von uns verfügen über ein ausgeprägtes Dokumentationstalent. Doch jeder von uns dokumentiert fast täglich sein Wissen. Damit dokumentiertes Wissen aber auch wirklich gelesen und genutzt wird, muss es gut und anschaulich aufbereitet sein. Die Kriterien einer guten Dokumentation kennen aber die wenigsten von uns. Ergo: Mitarbeiter müssen darin geschult werden, wie genau sie ihr Wissen dokumentieren können. Sie sollten auch andere Formen der Dokumentation (als nur die Verschriftlichung von Wissen in Form von Dokumenten) kennen und nutzen können, um Wissen zu dokumentieren.

Mitarbeiter werden nicht lange genug bei der Veränderung begleitet.

Doch mit der Schulung ist in der Regel „Schluss“ und es findet keine weitere Begleitung der Mitarbeiter statt. Damit die Arbeit mit der Datenbank aber in den täglichen Arbeitsablauf der Mitarbeiter Einzug erhält, ist eine kontinuierliche Begleitung bei der Implementierung einer Datenbank notwendig. Erst, wenn sich ein sicherer und routinierter Umgang mit der Datenbank einstellt, hat die Veränderung stattgefunden und muss nicht weiter unterstützt werden.

Wie zu Beginn erwähnt bildet die Collect-Route nur den einen Weg ab, um Wissen im Unternehmen zu verteilen. Soll gerade auch das Erfahrungswissen im Unternehmen geteilt werden, wird die Connect-Route benötigt.

Mehr zur Connect-Route finden Sie in ein paar Wochen in meinem nächsten Artikel.

Wissen dokumentieren – aber wie?

Ein Stück weit sind wir ja  schon berühmt-berüchtigt für unser Predigen gegen eine allzu stark Dokumentations-fokussierte Sichtweise der Wissensweitergabe. Denn Erkenntnisse der Neurowissenschaften – derer ich mich ja gerne auch für meineThemen immer wieder bediene – belegen klar und eindeutig: Für die effektive Weitergabe und (im Idealfall) den Austausch von Wissen ist auch in der heutigen technik- und tool-getriebene Welt keine Methode besser geeignet als der direkte, persönliche Dialog zwischen Menschen!

Mein beständiges Ziel in Seminaren und Beratungsprojekten ist es, für diese Tatsache (wieder) zu sensibilisieren und (wieder) mehr Raum für echte Begegnungen und Gespräche zu schaffen sowie diese strukturell oder methodisch zu unterstützen. Wohlgemerkt als ergänzende Maßnahme zur Dokumentation von Wissen – das als Parallelstrategie natürlich seine Berechtigung hat!

Denn es wäre hochgradig ineffektiv JEDE Form von Wissen jedes Mal aufs Neue in vielen vielen Einzelgesprächen weiterzugeben. Für eher einfaches, eindeutiges Wissen etwa mit geringerem Kontext-Bezug, das für einen großen Nutzerkreis unabhängig von Zeit und Ort bereitgestellt werden soll oder für Wissen, dessen zukünftige Nutzer akut entweder nicht bekannt oder noch gar nicht vorhanden sind, braucht es andere Formen der “Wissensweitergabe”, die in der Regel über den Weg der schriftlichen Wissenssicherung und anschließenden -bereitstellung gehen.

Schon seit Jahrtausenden wird Wissen aufgezeichnet oder/und aufgeschrieben und somit von Mensch zu Mensch, von Generation zu Generation weitergeben. Da mag es erstaunen, wie schwer uns diese Aufgabe im Alltag nach wie vor fällt! Wer von uns dokumentiert schon gerne? Aufwändig, lästig, ineffektiv – so empfinden wir alle mehr oder weniger die Herausforderung Dokumentation. Oftmals ist sie auch mit hohem Frustpotential verbunden – denn wer liest schon, was wir uns mühselig aus der Tastatur-Feder schrauben?

Ich denkn, hinter beiden Problemen – der mangelhaften Bereitstellung sowie dem zweifelhaften Abruf – liegt ein zentrales Problem: Fehlende Kompetenz. Wer weiß schon, wie gerade hochkomplexes Erfahrungswissen empfängergerecht (!) niedergeschrieben werden kann?

Unendlich oft und lange beschäftigen wir uns mit Fragen nach der richtigen Datenbank, den richtigen Suchmechanismen und anderen technischen Finessen, die uns den Zugriff auf das abgelegte Wissen erleichtern sollen … doch nur selten damit, welche Anforderungen das Begreif- und Nutzbarmachen diesen ebenso kostbaren wie schwer greifbaren Guts selbst mit sich bringt. Wie z.B. Wissen dokumentieren, dessen wir uns nur vage bewusst sind und das wir selbst nur schwer in Worte fassen können? Wie hoch komplexes Wissen so einfach und doch umfassend beschreiben, dass es verständlich wird? Wie Wissen so mit Kontext anreichern, dass sich das Umfeld seiner Entstehung erschließt, zugleich aber so abstrahieren, dass es auch für andere relevant ist, sein der Kern seiner Erkenntnis ersichtlich und somit übertragbar wird? Wie Dokumentationen so interessant, spannend und verlockend aufbereiten, dass seine Leser sich gar nicht dagegen wehren können, in das Wissen förmlich hineingezogen zu werden, anstatt sie zu Tode zu langweilen und akute Fluchtreflexe auszulösen?

Ich bin ehrlich: Die bahnbrechende Methodik, die alles erschlagende Erfolgstechnik, das wahre Geheimnis der so dringend benötigten, ebenso effektiven wie effizienten Wissen-Dokumentation kennen auch ich nicht! Wir erleben den enormen Wissensbedarf fast täglich und können – bis ein paar wenige Grundregeln und -Methoden – doch so wenig Antworten bieten. Da uns das natürlich nicht befriedigt (Sie kennen unseren Anspruch!), haben wir vor ein paar Wochen angefangen zu recherchieren und wühlen uns seitdem durch alles Auffindbare rund um das Thema, von der Filmgeschichte bis zur Technischen Dokumentation. Denn zum eigentlichen Thema gibt es leider – erschreckend – wenig. Da beißt sich die Katze geradezu in den Schwanz.

Und so besinne ich mich zurück auf unsere “alten Werte” und suche hier und heute nun den Dialog mit Ihnen! Diskutieren Sie Ihre Ansätze, Erfahrungen, Tipps, Ideen, Wünsche, Anregungen und und und hier (oder gerne auch im direkten, persönlichen Gespräch) mit mir und allen Interessierten! Teilen Sie Ihre Expertise, Ihr verborgenes Wissen mit uns! So haben wir gemeinsam die Chance, vielleicht nicht die Eierlegendewollmilchdokutechnik zu entwickeln, aber zumindest doch ein paar gute Ansätze, die wir ausprobieren und auf Basis unserer Erfahrungen gemeinsam Schritt für Schritt verfeinern und so einem echten Erfolgsrezept immer näher kommen können. Ich rufe hiermit das Projekt “Die erfolgreiche Wissensdokumentation” aus! Willkommen im Team 🙂