Die Collect-Route

Und warum das Befüllen von Datenbanken nicht ganz so einfach ist.

In meinem letzten Artikel habe ich zwei Routen beschrieben die eine Organisation benötigt, um Wissen fließen zu lassen. Heute möchte ich noch mal auf die Collect-Route näher eingehen.

Bei der Collect-Route geht es ja darum, Wissen in Dokumenten oder Datenbanken für alle im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. So kann Wissen jederzeit und egal von welchem Ort nachgefragt und gefunden werden.

Was so einfach klingt, ist in der Praxis für viele Unternehmen immer noch eine echte Herausforderung. Dafür gibt es die verschiedensten Gründe:

Wissensverteilung mit Hilfe der Collect-Route

Die Datenbank erfüllt die Anforderungen der Mitarbeiter nicht.

In der Regel entscheidet die IT-Abteilung über den Einsatz einer Datenbank und die Mitarbeiter werden nicht in den Entscheidungsprozess für oder gegen eine Datenbank eingebunden. Folgende Fragen werden leider zu selten gestellt: Wie kann die Datenbank eure Arbeit aktiv unterstützen? Was muss die Datenbank alles können? Wie können wir die Datenbank in euren Tagesablauf integrieren damit ihr sie auch nutzt? Wie muss die Suchfunktion der Datenbank gestaltet sein, damit Wissen auch gefunden wird?

Die Datenbank wird mit veralteten Dokumenten befüllt.

Oft ist es ja so, dass bereits dokumentiertes Wissen vorhanden ist und nur in die neue Datenbank überführt werden muss. Wird dabei aber alles 1:1 implementiert, macht das wenig Sinn. Vielmehr muss bestehendes Wissen verifiziert werden. Also sind die vorhandenen Dokumentationen noch aktuell und auf dem letzten Stand? Können veraltete Dokumente archiviert oder gar gelöscht werden? Müssen Dokumentationen ganz neu erstellt werden, weil sie fehlen?

Die Datenbank befüllt sich nicht von alleine.

Häufig wird das Befüllen der Datenbank dem Zufall überlassen. So stellen einzelne Mitarbeiter ihr Wissen in der Datenbank zur Verfügung, andere wiederum nicht. Vielmehr braucht es aber ein Team, das sich darum kümmert, dass auch alle Dokumente in die Datenbank migriert werden. Das können freiwillige Mitarbeiter sein, die sich dazu bereit erklären bei der Befüllung zu unterstützen oder auch Praktikanten, die dafür extra herangezogen werden, um die Befüllung der Datenbank zu gewährleisten.

Die Datenbank hat keinen Verantwortlichen.

In der Regel gibt es nur bei dem Aufsetzen der Datenbank einen Verantwortlichen und das ist meistens ein Mitarbeiter der IT. Dieser kennt sich aber nur mit der Infrastruktur der Datenbank aus und ist daher häufig nicht die geeignete Person, um die Datenbank am Leben und insbesondere aktuell zu halten. Ist die Datenbank erst einmal implementiert und läuft, wird sie häufig sich selbst überlassen! Doch das ist der falsche Weg, denn es benötigt mindestens eine ober besser mehrere Personen, die sich um die Datenbank kümmern und an der weiteren Ausgestaltung der Datenbank mitwirken.

Die Datenbank hat kein Regelwerk.

Selten verfügt die Datenbank über klar definierte Regeln, die die Erstellung, die Ablage sowie die Zusammenarbeit und den Gebrauch der Datenbank regelt. So müssen im Vorfeld folgende Fragen geklärt werden: Welche Dokumente werden in der Datenbank abgelegt? Werden für die Erstellung diverse Templates oder auch Dokumenten-Vorlagen verwendet? Wer darf Dokumente einstellen? Werden die einzustellenden Dokumente vorab geprüft? Nach welchem System findet eine Verschlagwortung der Dokumente statt damit die Dokumente auch gefunden werden? Was passiert, wenn sich Mitarbeiter nicht an die Regeln halten?

Mitarbeiter werden nicht ausreichend geschult.

Die wenigsten von uns verfügen über ein ausgeprägtes Dokumentationstalent. Doch jeder von uns dokumentiert fast täglich sein Wissen. Damit dokumentiertes Wissen aber auch wirklich gelesen und genutzt wird, muss es gut und anschaulich aufbereitet sein. Die Kriterien einer guten Dokumentation kennen aber die wenigsten von uns. Ergo: Mitarbeiter müssen darin geschult werden, wie genau sie ihr Wissen dokumentieren können. Sie sollten auch andere Formen der Dokumentation (als nur die Verschriftlichung von Wissen in Form von Dokumenten) kennen und nutzen können, um Wissen zu dokumentieren.

Mitarbeiter werden nicht lange genug bei der Veränderung begleitet.

Doch mit der Schulung ist in der Regel „Schluss“ und es findet keine weitere Begleitung der Mitarbeiter statt. Damit die Arbeit mit der Datenbank aber in den täglichen Arbeitsablauf der Mitarbeiter Einzug erhält, ist eine kontinuierliche Begleitung bei der Implementierung einer Datenbank notwendig. Erst, wenn sich ein sicherer und routinierter Umgang mit der Datenbank einstellt, hat die Veränderung stattgefunden und muss nicht weiter unterstützt werden.

Wie zu Beginn erwähnt bildet die Collect-Route nur den einen Weg ab, um Wissen im Unternehmen zu verteilen. Soll gerade auch das Erfahrungswissen im Unternehmen geteilt werden, wird die Connect-Route benötigt.

Mehr zur Connect-Route finden Sie in ein paar Wochen in meinem nächsten Artikel.

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