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Wissen muss orchestriert werden, nicht gemanagt!

Jeder, der mich schon ein bisschen besser kennt, weiß, dass ich den Begriff Wissensmanagement nicht mag.

Denn Managen ist der falsche Begriff dafür. Wissensmanagement wird der Komplexität und Dynamik, die ich damit verbinde, nicht gerecht.

Wenn man jedoch ein Orchester betrachtet, wird einem schnell klar, was ich meine. Jeder Musiker in einem Orchester hat eine einzigartige Rolle, einen festen Platz und klare Verantwortlichkeiten. Trotz dieser Individualität arbeiten alle gemeinsam, um ein harmonisches Gesamtbild zu erschaffen. Jeder Musiker kennt den Zeitpunkt seines Einsatzes, die Bedeutung seiner Anwesenheit und selbst scheinbar einfache Handlungen wie das Umblättern der Noten sind präzise festgelegt.

Die Noten dienen als Richtlinien, aber die Interpretation und das Spiel liegen in den Händen und Köpfen der einzelnen Musiker. Hier tritt der Dirigent auf den Plan – er gibt den Takt vor, vereint die Stimmen und formt aus der Vielfalt der Instrumente ein zusammenhängendes Gesamtkunstwerk.

In ähnlicher Weise betrachte ich Wissensmanagement. Es geht nicht nur darum, Daten zu organisieren oder Informationen zu verwalten, sondern vielmehr darum, sie in einen Kontext zu setzen, zu verstehen und zu nutzen, um ein kohärentes Bild zu schaffen.

Die Menschen sind die Künstler, die die Noten interpretieren, und ein guter „Dirigent“ – sei es ein Teamleiter, Mentor oder ein System – gibt die Richtung vor und koordiniert die Bemühungen, um das volle Potenzial des Wissens zu entfalten.

Routinewissen und wertvolle Erfahrungen effektiv weitergeben

In den letzten Wochen habe ich über einen Wissenstransfer berichtet, den ich gerade begleite.

Dabei geht es vor allem um die Weitergabe von Routinewissen in einer Kommunikationsagentur.

Bei der Wissensidentifizierung wurde deutlich, dass die Wissensträgerin über ein außergewöhnliches Routinewissen verfügt, das es ihr ermöglicht, viele Aufgaben gleichzeitig und äußerst effizient zu bewältigen.

Meine Unterstützung zielt also darauf ab, diese Routinen sichtbar zu machen, damit die Nachfolgerin von diesem Wissen profitieren kann.

In der letzten Wochen haben sich beide zusammengesetzt und sind jede Routine gemeinsam Schritt für Schritt zusammen durchgegangen. Dabei hat die Wissensempfängerin einzelnen Schritte auch immer mal wieder hinterfragt und nachgebohrt, um zu verstehen, warum das Vorgehen so und nicht anders funktioniert.

Einen Punkt finde ich besonders bemerkenswert.

Je tiefer die beiden in die Routinen eingetaucht sind, desto kritischer wurden die Fragen. Das hat die Wissensgeberin an manchen Stellen echt herausgefordert, denn die Antworten auf die Fragen zu finden war oft nicht so einfach.

Mit dem gezielten Nachbohren hat die Wissensempfängerin ihre eigene Perspektive, ihr Wissen und ihre Erfahrungen eingebracht und damit den Blick der Wissensgeberin geöffnet. Was wiederum dazu geführt, dass die beiden an einigen Stellen die Routinen angepasst haben.

So ist im Wissenstransfer noch mal neues Wissen entstanden, das die Wissensgeberin nutzen kann, um ihre eigene Routine zu entwickeln.

Dieser Wissenstransfer zeigt, dass die Weitergabe von Routinewissen möglich ist.

Allerdings erfordert es Engagement und die Offenheit, bestehende Routinen zu überdenken. Im aktiven Austausch zwischen Wissensgeberin und Wissensempfängerin können so neue Erkenntnisse entstehen, die die Qualität der Arbeit für die Zukunft verbessern können.

Die beiden anderen Beiträge dazu findet ihr hier:
Routinewissen – der Schlüssel zur Effizienz im Agenturalltag?
Wissenstransfer: Routinen, Tipps und Stolperfallen

Routinewissen – der Schlüssel zur Effizienz im Agenturalltag?

Ich begleite gerade einen Wissenstransfer bei einer kleinen Kommunikation Agentur.

Der Agenturchef möchte, dass das umfangreiche und komplexe Wissen der Mitarbeiterin im Unternehmen bleibt.

An einem halben Tag durfte ich der Wissensträgerin über die Schulter schauen und sie begleiten.

Dabei hat sich schnell herausgestellt, um welches Wissen es eigentlich geht.

Mir ist aufgefallen:

  • Die Mitarbeiterin ist super gut organisiert.
  • Jeder Task ist geplant und wird Schritt für Schritt nach einem bestimmten Vorgehen abgearbeitet.
  • Bei ihr läuft gefühlt alles wie am Schnürchen.
  • Sie lässt sich auch nicht aus der Ruhe bringen, wenn etwas nicht so läuft wie geplant. Denn, so sagt sie selbst: Ich rechne immer damit, dass etwas nicht so läuft, wie geplant.

Für mich als Außenstehende ist das sehr beeindruckend.

Und schnell stellt sich die Frage:
Über welches Wissen verfügt sie, um alle ihre Tasks nicht nur nacheinander, sondern auch parallel steuern zu können.

Und dann ist es mir klar.

Sie verfügt über ein außergewöhnliches und ausgefeiltes Routinewissen. Damit kann Sie die vielen einzelnen Aufgaben perfekt aufeinander abstimmen.

Um das genau so tun zu können, hat sie sich im Laufe der Zeit für alle möglichen Aufgaben eine eigene Routine zurechtgelegt, die sie dann nutzt, wenn sie die Routine braucht.

In meiner Zusammenarbeit mit der Wissensgeberin und Wissensempfängerin wird es in erster Linie darum gehen, die Routinen, die bei der Wissensträgerin voll automatisch ablaufen, sichtbar zu machen.

Denn das, was sie tut, ist ihr selbst in vielen Teilen nicht bewusst.

So werden wir uns in den kommenden Wochen noch ein paar mal treffen, um Ihre Routinen zu besprechen, um zu erkunden, warum sie diese genau so tut und was genau sie dabei so erfolgreich macht.

Wissensweitergaben effektiv gestalten

Anfang des Jahres habe ich in einem Beitrag berichtet, dass ich bei einem Kunden eine kleine Vortragsreihe rund um das Thema Wissensmanagement halte, um die Mitarbeiter für das Thema zu begeistern.

In meinem zweiten Vortrages ging es um die Frage, wie Wissensweitergaben effektiv in der Organisation gestaltet werden können und warum das heute noch nicht passiert. Also was uns Menschen daran hindert, unser Wissen gekonnt weiterzugeben.

Leider hat mein Mitschnitt des Vortages diesmal nicht funktioniert, sodass ich dieses Mal kein Video teilen kann. Aber dafür werde ich die wichtigsten Punkte zusammenfassen.

Um Wissensweitergaben effektiv zu gestalten, braucht es in meinen Augen ein paar Zutaten, damit das Teilen von Wissen in Organisationen gelingen kann.

Die Zutaten bestehen vor allen aus 3 Dimensionen

1. Kultur, Menschen, Leadership
2. Prozesse, Strukturen
3. Tools, Methoden

Die erste Dimension behandelt den Aspekt Kultur

Kultur beschreibt den Umgang miteinander und charakterisiert die Zusammenarbeit in der Organisation. Sie lenkt das Verhalten von Mitarbeiter ganz unbewusst und doch selbstverständlich. DNA einer Organisation. Eine Wissensteilungskultur, in der das Teilen von Wissen nicht nur als Absichtserklärung irgendwo steht, sondern überall im Unternehmen gelebt wird. Eine Kultur, die den offenen Umgang mit Wissen explizit erlaubt und dies auch von allen gewünscht und akzeptiert wird. Die den Menschen in den Fokus stellt – ich als wertvollen Know-how-Träger und das Wissen jedes einzelnen Mitarbeiters wertschätzt, damit dieser mit seinem Wissensschatz für andere sichtbar wird. Erst in einer gelebten Kultur des Teilens wird klar, dass es sich für alle Beteiligten lohnt, Wissen zu teilen. Es bedeutet für viele Organisationen einen deutlich offeneren Umgang mit dem Wissen ihrer Mitarbeiter.

Meiner Meinung nach ist Leadership einer der Schlüssel für eine Kultur des Teilens. Denn Leadership bedeutet anderen Menschen eine Vision und Richtung zu geben, sodass diese sich mit dem Ziel und der Haltung identifizieren können. Leadership bedeutet die Vision, nicht nur sprachlich attraktiv zu formulieren, sondern sie auch mit Werten und Überzeugungen zu füllen und sie durch das eigene Handeln vorzuleben.

 

In der zweiten Dimension geht es um Prozesse und Strukturen

Fast alle Organisationen arbeiten heutzutage in vielen Bereichen prozessbezogen. Wir haben also unser Tun in kleine Schritte unterteilt, um so unsere Arbeit besser organisieren zu können. Dabei haben wir aber die Dimension des Wissens außen vor gelassen. In fast jedem klassischen Prozessschritt wird Wissen generiert und anschließend weitergeben. Was dabei aber bisher außer Acht gelassen wird, ist die Art und Weise, wie das Wissen zur Verfügung gestellt wird.

Nicht jedes Wissen lässt sich dokumentieren und trotzdem zwingen wir die Menschen in Organisationen alle ihr Wissen in Dokumenten und Datenbanken niederzuschreiben. Damit bleibt viel implizites Wissen, das schwer bis nicht dokumentiert werden kann, unentdeckt.

Was Organisationen brauchen sind Prozessschritte, die die Wissensart berücksichtigt und Möglichkeit das generierte Wissen entsprechend artgerecht weiterzugeben, in dem wir den Menschen wieder mehr Gelegenheiten zum direkten Austausch geben. Unterstützen können wir das, in dem wir neue Strukturen schaffen. Und ich mein wirklich neue Strukturen und nicht eine andere Form der konventionellen Organisationsstrukturen wie hierarchische, funktionale Organisationsstrukturen, sondern von Organisationsstrukturen, die öffnen und nicht eingrenzen, die auf Vertrauen basieren, ein gegenseitiges Geben und Nehmen, ein Miteinander und für einander begünstigen:

  • die Abhängigkeiten abschaffen und ein Zusammenarbeiten auf Augenhöhen ermöglichen.
  • die auf Beziehungen und Vertrauen beruhen
  • die vernetzte Strukturen fördern und begünstigen
  • also weniger Macht, weniger Hierarchie, weniger Ellenbogenmentalität und weniger Einflussname
  • dafür mehr Offenheit, mehr Vertrauen, mehr Beziehungen und mehr Miteinander!

 

In der dritten Dimension spielen die Tools und Methoden eine wesentliche Rolle

Hierbei geht es um die Werkzeuge, die die Menschen in Organisationen benötigen, damit Wissens weitergegeben werden kann.

Die meisten Organisatoren verfügen über einen sehr bunten und vielfältigen Tool-Mix, der die Menschen in der Organisation dabei unterstützt, ihr Wissen zu dokumentieren und mit anderen zu teilen. Was den technischen Aspekt angeht, sind Organisationen gut ausgestattet. So sind diverse Tools wie Intranet, Extranet, Wikis, und diverse andere technische Tools im Einsatz. Größtenteils sind es sogar zu viele Tools und keiner weis so wirklich, welches Tool wofür geeignet ist.

Wo es aber hackt, sind die Methoden – Wir sind heute fast alles Wissensarbeiter und täglich gezwungen unser Wissen mit anderen zu teilen. Was die meisten von uns in der Regel nicht haben, ist Wissenstransfer-Methoden-Kompetenz. Die allerwenigsten von uns haben gelernt, wie wir Wissen richtig weiter geben, worauf wir achten müssen, dass Wissen aufgenommen und verstanden werden kann. Welche Wissenstransfer-Methode sich für welches Wissen und welchen Personenkreis eignet.

Dabei sind Wissenstransfer-Methoden das wichtige Werkzeug, gerade um implizites Erfahrungswissen weitergeben zu können. Mit der Auswahl der richtigen Wissenstransfer-Methoden kann Wissen effektiv und empfängergerecht weitergegeben werden.

Tools und Methoden sind kein entweder oder, sondern ein sowohl aus auch – aber im Gleichgewicht.

Wie finden Wissensempfänger:innen in ihre neue Rolle?

Das war das Thema meines letzten Workshops.

Einen ganzen Tag haben wir uns (Wissensgeber, Wissensempfänger und Teamlead) Zeit genommen, um jede einzelne Rolle im Team genauer anzusehen. Wir wollten wissen, wie jede:r im Team seine eigene Rolle sieht, wie die anderen aus dem Team diese Rolle wahrnehmen und ob es noch Schwierigkeiten bei der Rollenfindung gibt.

Was haben wir am diesem Tag gemacht

Um die Rollen für jeden gut sichtbar und anschließend in den Austausch zu gehen, habe ich für jede:n Teilnehmer:in ein Flipchart vorbereitet – ein Rollen-Canvas mit Reflexionsfragen, die dabei helfen, die jeweilige Rolle so genau wie möglich zu beschreiben.

Im Anschluss durfte jede:r seine Rolle vorstellen und das Team Feedback geben. Der Abgleich zwischen Selbstbild und Fremdbild war für einige der Beteiligten überraschend.

Das lag hauptsächlich daran, dass das Rollenverständnis der Personen sehr zurückhaltend definiert wurde und das Team die jeweilige Rolle viel umfassender sah als die Personen selbst.

Genau wie der vorangegangene Wissenstransfer ist die eigene Rollenfindung ein Prozess, den jede:r im ersten Schritt für sich selbst finden muss. Um die eigene Rolle klarer zu sehen und annehmen zu können, kann das Team helfen, indem es die Außensicht miteinbringt. Damit ergibt sich ein Gesamtbild für die Person, aber auch für das Team selbst.

Wissen muss sichbar werden

Mit dem Sichtbarmachen der verschiedenen Rollen sind die Teilnehmer nochmal stärker als Team zusammengewachsen, weil alle Rollen transparent sind. Für mich war am beeindruckendsten zusehen, wie sich die Teilnehmer:innen gegenseitig bestärkt, ermutigt und unterstützt haben.

Das hat den Wissensgeber zum Ende des Workshops dazu ermutigt, sich bei allen Beteiligten für die konstruktive und wertschätzende Zusammenarbeit zu danken.

Ich weiß jetzt, dass mein Wissen in guten Händen ist und es mit euch neu wachsen wird. Darüber freue mich sehr. Und das macht mir den Ausstieg leichter, auch wenn ich euch noch eine Weile beratend zur Verfügung stehen werde.

Für mich und alle Beteiligten ist das ein schöner Abschluss an diesem Tag.

Beim Wissenstransfer menschelt es immer

Seit mehr als zwei Jahren begleite ich einen Wissenstransfer mit sechs Wissensempfängern. Vor einem Jahr hatten wir uns getroffen um die Aufteilung der Wissensgebiete zu besprechen.

Was ist in dem Jahr passiert?

Nun war es an der Zeit einmal genauer hinzusehen und vor allem den Beteiligten – Wissensgeber und Wissensempfänger – gut zuzuhören. Denn nach einem Jahr und unzähligen Wissenstransfers wollte ich wissen, wo Wissensgeber und Wissensempfänger stehen, was sie bewegt, mit welchen Schwierigkeiten oder Hausforderungen sie kämpfen und wobei ich vielleicht noch unterstützen kann.

Dazu habe ich 45-minütige Interviews mit jedem einzelnen geführt und viel erfahren können. So hat sich herausgestellt, dass alle Beteiligten am Anfang ihre Probleme hatten, sich aufeinander einzustellen.

Das ist nicht außergewöhnlich, denn was viele nicht wissen, ist, dass ein Wissenstransfer nie nur auf der Sachebene stattfindet, sondern immer auch eine persönliche und soziale Ebene hat. Dabei spielt das Vertrauen, das wir unserem Gegenüber entgegenbringen, immer eine wesentliche Rolle.

Wissensgeber und Wissensempfänger mussten sich aufeinander einstellen

Gerade für den Wissensgeber war, dass eine Herausforderung, denn er musste sich auf sechs sehr unterschiedliche Persönlichkeiten einstellen, währen die Wissensgeber sich immer nur auf eine Person einstellen mussten. Das heißt während des Wissenstransfers mussten sich jeweils beide – Wissensgeber und Wissensempfänger erst finden. Gemeinsam ausloten, wie beide ticken, welche Vorstellungen über die Zusammenarbeit existieren und wie sie den Wissenstransfer gemeinsamen ausgestalten wollen.

Dabei hat es an der einen oder anderen Stelle „gemenschelt“, aber je länger und intensiver die Zusammenarbeit dauerte, desto besser konnten sich die Beteiligten verstehen. Mit der Zeit hat sich ein starkes Vertrauensverhältnis ausgebildet. Und das nicht nur zwischen Wissensgeber und Wissensempfänger, sondern auch im Team untereinander.

Wir sind durch diesen Prozess auch als Team zusammengewachsen. Wen ich mir heute, wie ich hier sitzen ansehe, wie wertschätzend, offen und auf Augenhöhe wir uns begegnen, dann ist das ganz anders als vor einem Jahr. Damals wussten wir nicht, ob das so funktionieren wird mit dem Wissenstransfer. Damals Jahr waren wir alle noch sehr skeptisch und haben nur unsere eigene Perspektive gesehen, heute ist das komplett anders. Das ist toll, was wir erreicht haben.

Wie bei jeder guten Zusammenarbeit braucht es auch beim Wissenstransfer zu Beginn immer eine gewisse Zeit, um zu verstehen, wie unser Gegenüber tickt und die Bereitschaft sich aufeinander einzustellen.

Warum teilen wir unser Wissen erst dann, wenn der Wissensverlust droht?

Letzte Woche hat die liebe Sandra (eine Netzwerkpartnerin) mich auf einen Punkt in meinem letzten Post aufmerksam gemacht, auf den ich heute noch mal eingehen möchte.

Ich hatte Informationen zu meiner Ausbildung zum/r Wissentransferbegleiter:in gepostet, indem ich vor dem drohenden Verlust an Wissen bei ausscheidenden Mitarbeitern aufmerksam gemacht habe.

Sie hatte daraufhin die Frage gestellt, ob nicht das Wissen aller Mitarbeiter:innen nachhaltig ausgetauscht, gesichert und transparent gemacht werden sollte.

Und was soll ich sagen! Ich kann ihr nicht widersprechen, denn wenn wir Wissensmanagement nachhaltig in den Unternehmen verankern wollen, dann ist die Sicherung des Wissens von ausscheidenden Mitarbeiter:innen nur ein ganz kleiner Teil des großen Ganzen.

Woran aber liegt es, dass Organisationen sich nicht aktiv um ihr Wissensmanagement kümmern?

Meine These dazu lautet. Im Kern liegt es an unserer Haltung gegenüber dem Wissen selbst. Wissen ist so selbstverständlich, dass wir seine Wichtigkeit und seinen Wert für die Organisation und die Menschen nicht erkennen. Wissen an sich hat keinen hohen Stellenwert in der Organisation. Es ist nichts wert – d.h. Wissen wird nicht als wertvoller Schatz, der zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens beiträgt, gesehen und wahrgenommen.

Immer erst dann, wenn Wissen droht, verloren zu gehen, werden die Menschen aktiv. Aber viel schöner, vor allem auch sinnvoller und nachhaltiger wäre es, wenn Mitarbeiter:innen immer dann ihr Wissen teilen, wenn sie glauben ihr Wissen könnte für andere hilfreich oder bereichernd sein. Dann wäre das Wissen teilen nicht mehr so eine große Hürde, sondern Teil unserer täglichen Wissensarbeit.

Was haltet ihr von meiner These.

Ich habe euch hier das Original von Sandras Feedback hinzugefügt und meine anschließende Antwort darauf.

Sandra Richter:

Richtig tolle Sache, aber sollte nicht das Wissen aller Mitarbeiter:innen nachhaltig ausgetauscht, gesichert, transparent gemacht werden? Ich möchte gern wegkommen von dem Gedanken, dass Wissensmanagement nur deshalb wichtig ist, weil sonst das Wissen ausscheidender MA verloren geht. Wenn wir permanent Wissen teilen, haben wir das Problem nicht. Abgesehen davon ist jede:r MA potenziell ausscheidend oder pausierend. Also das ist nur als Ergänzung zu verstehen und verdeutlicht die Wichtigkeit der Ausbildung und von Wissensmanagement und Wissenstransfer im Allgemeinen. Viel Freude mit allen Teilnehmenden, liebe Kristin.

Meine Antwort:

Liebe Sandra, danke für deinen wertschätzenden Beitrag. ich bin zu 100 Prozent bei dir. Ich sehe Wissensmanagement und Wissenstransfer als integralen Bestandteil unserer täglichen Arbeit. Wissenstransfer sollte nicht nur anlassbezogen (wenn MA gehen) praktiziert werden. Doch die Realität sieht leider so aus, dass die Weitergabe von Wissen als Zusatzaufgabe gesehen wird. Wenn wir Menschen dafür begeistern können, ihr Wissen mit anderen zu teilen und ihnen Begleiter:innen an die Seite stellen, die sie beim Wissenstransfer unterstützen, dann kommen wir diesem Gedanken schon ein ganzes Stück näher. Ich erlebe live mit, wie WT-Begleiter:innen in dieser Rolle selbstwirksam werden und eine ungeheure Freude dabei empfinden, andere bei ihrem Wissenstransfer zu unterstützen. So sähen sie im Unternehmen die ersten Samen für eine immer größer werdenden Graswurzelinitiative einer Wissensteilungskultur.

Welche Wissenstransfermethoden kennt ihr?

Letzte Woche bei meiner Ausbildung zum/r Wissenstransferbegleitern*innen hatten nicht nur die Gelegenheit noch mal das Experten-Interview zu über, sondern auch einen ganzen Tag, um uns mit den verschiedensten Wissenstransfermethoden auseinanderzusetzen.

Dazu hatte ich ganz viele unterschiedliche Methoden mitgebracht, um den Teilnehmern ein möglichst breites Spektrum aufzuzeigen.

Gestartet sind wir mit einem kleinen Brainstorming zu der Frage: Welche Wissenstransfermethoden kennen wir?

Dabei ging es zunächst einmal darum zu erfahren, welche Methoden die Teilnehmer bereist kennen und welche sie selbst aktiv für die eigene Wissensweitergabe einsetzen. Nicht nur ich selbst, sondern auch die Teilnehmer:innen waren überrascht, wie viele Methoden sie selbst kennen und im Unternehmen bereits angewendet werden.

Die erste wichtige Erkenntnis an diesem Tag: „Uns war gar nicht bewusst, wie viele Methoden bei uns schon im Einsatz sind. Im Prinzip ist ja schon viel da.“

Einfache oder komplexe Wissenstransfermethoden, was ist der Unterschied?

Anschließend habe ich die Teilnehmer:innen über die Unterschiede von einfachen und komplexen Wissenstransfermethoden aufgeklärt.

Als einfache Wissenstransfermethoden bezeichne ich diejenigen, die sich einfach und leicht in die tägliche Arbeit integrieren lassen. Die nicht zu zeitintensiv sind, keine bis wenig Vorbereitung benötigen, die nicht länger als ein bis zwei Stunden in der Durchführung beanspruchen und in der Regel für 1 zu 1 Wissenstransfers geeignet sind.

Komplexere Wissenstransfermethoden sind Methoden, die etwas aufwendiger sind. Nicht nur in der Vorbereitung und vom Zeitinvest, sondern auch von der Art und Weise der Durchführung.

Mit dieser kleinen Kategorisierung sind wir tiefer in jede einzelne Methode eingetaucht und haben uns folgende Kriterien dazu angesehen:

  • Beschreibung und Vorgehen der Methode
  • Welche Vorbereitung wird benötigt
  • Wie hoch ist der Zeitaufwand
  • Welcher Personenkreis wird benötigt
  • Für welche Wissensart ist diese Methode gedacht
  • Für welchen Zweck lässt sich die Methode am besten einsetzen

So konnten die Teilnehmer:innen nicht nur die Methoden besser kennenlernen, sondern auch gleich ihre ersten Erfahrungen sammeln. Denn nach dem theoretischen Teil durfte jede:r Teilnehmer:in vier Methoden selbst ausprobieren und seine ersten Erfahrungen machen. Es ging mir darum, den Teilnehmer:innen Raum zum exprimierten zu geben.

Das hat die Methoden für alle greifbarer gemacht. Gleichzeitig aber auch gezeigt, dass nicht jeder der Teilnehmer:in mit jeder Methode gleich gut zurechtkommt. Mache Methoden liegen uns mehr als andere. Genau darum geht es, für sich die richtigen Methoden zu finden. Zu dieser Erkenntnis können wir aber nur gelangen, wenn wir viele verschieden ausprobieren. Dafür war dieser Tag genau richtig.

Am Ende des Tages hat jeder der Teilnehmer einen bunten Blumenstrauß an Methoden kennengelernt und weis, mit welchen Methoden er:sie weiter arbeiten möchte.

 

 

Ein Bericht aus der Praxis

Heute möchte ich aus meiner Praxis erzählen um euch einen Blick in mein Tun zu geben.

Es ist schon etwas länger her, da hatte ich einen zweitägigen-Workshop mit einem Team von 8 Wissensempfängern. Das ist auch für mich etwas Besonderes, denn in der Regel begleite ich einen Wissensgeber und maximal 1 bis 2 Wissensempfänger. Doch in diesem Fall sind es deutlich mehr und das erfordert ein etwas anderes Vorgehen wie üblich.

Im Vorfeld hatte ich bereist, zwei Tage mit dem Wissensgeber verbracht und eine Wissenslandkarte erstellt, um seinen Wissensschatz sichtbar zu machen. Im Anschluss bei einem gemeinsamen Gespräch, mit seinem Vorgesetzten, stellte sich schon damals heraus, dass es wahrscheinlich mehr als 2 Wissensempfänger braucht, um das umfangreiche Wissen zu sichern und weiterzugeben. Ich hatte bereits darüber in einem Blogartikel: Wissenstransfer funktioniert nicht nach dem Gießkannenprinzip berichtet.

In dem Workshop ging es zum einen darum, die Wissensempfänger abzuholen und zu zeigen, was wir bereist gemeinsam erarbeitet haben und mit welchen Fragen wir uns momentan noch beschäftigen. Zum anderen, alle Personen an dem weiteren Prozess zu beteiligen, um eine gute Wissenstransfer-Atmosphäre zu schaffen.

Tag 1 – Aufteilung der Wissensgebiete

So haben wir uns an dem ersten Tag intensiv mit den zu übergebenden Wissensgebieten auseinandergesetzt. Dazu haben wir die Frage gestellt:

Welcher Wissensempfänger übernimmt welche(s) Wissensgebiet(e)?

In drei Gruppen haben sich die Teilnehmer die Wissenslandkarte noch mal genauer angesehen. Dazu haben wir die Wissensempfänger gebeten, die Wissensgebiete mit ihrem Namen zu versehen, die sie gerne übernehmen würden. Wichtig war uns an dieser Stelle auch zu verstehen, warum sie sich für das jeweilige Wissensgebiet interessieren. So durften die Wissensempfänger bei der anschließenden gemeinsamen Vorstellung erläutern, warum sie sich gerade für diese(s) Wissensgebiet(e) entschieden haben.

Zum Erstaunen aller verlief die Aufteilung der Wissensgebiete reibungslos – um nicht zu sagen, sehr harmonisch. Die einzelnen Wissensempfänger hatten sich jeweils sehr klar abgegrenzte Gebiete ausgesucht, und zwar so, dass es nur zwei Wissensgebiete gab, für die sich kein Wissensempfänger interessierte. Zudem gab es 3 Doppelbesetzungen von Wissensgebieten, für die sich zwei oder drei Wissensempfänger gemeldet hatten.

Das hätte viel komplizierter ausfallen können.

Im nächsten Schritt durften die Doppelbesetzungen in kleinen Gruppen mithilfe von ein paar Fragestellungen intensiv diskutiert werden.

  • Ist es sinnvoll, diese Wissensgebiete mit maximal 2 Wissensempfängern zu besetzen?
  • Wenn, ja. Warum sind Sie dieser Meinungen? Welche Vorteile ergeben sich daraus?
  • Wenn, nein. Warum sind Sie dieser Meinungen? Welche Bedenken haben Sie?

In der anschließenden gemeinsamen Diskussion stellte sich raus, dass die Teilnehmer es für sinnvoll halten, zwei Wissensgebiete doppelt zu besetzen, und zwar in Form eines Tandems, wobei sich die beiden Personen die Aufgaben teilen, da es sich um sehr komplexe Wissensgebiete handelt, dass viel Expertise und Erfahrungswissen erfordert. Für das dritte Wissensgebiet stellt sich im Verlauf der Diskussion heraus, das dieses durch einen Wissensempfänger alleine übernommen werden kann. Auch für die beiden Wissensgebiete, für die sich zunächst kein Wissensempfänger finden konnte, hat die Gruppe eine Lösung finden können.

Zum Ende des Tags haben sich die Teilnehmer auf ein Vorgehen geeinigt, das vorsieht, dass sich jeder Wissensempfänger in den kommen 4 Wochen einzeln mit dem Wissensgeber trifft, um das weitere Vorgehen und den Umfang des Wissenstransfers zu besprechen. Dafür füllt jeder Wissensempfänger seinen Wissenstransferplan aus, der als Diskussionsbasis für das Treffen dient.

Tag 2 – Zeit für den Wissenstransfer schaffen

Am zweiten Tag haben wir uns mit der Frage beschäftigt:

Wie schaffen wir es, den Wissensgeber in der verbleibenden Zeit weiter aus dem Tagesgeschäft zu lösen, um ihm genügend Zeit für den Wissenstransfer einzuräumen?

In einem Gespräch hatte mich der Abteilungsleiter und die Wissensempfänger gebeten dieses Thema mit allen in der Runde zu besprechen, da sich der Wissensgeber schwer von seinen Aufgaben lösen kann und immer noch zu viel im Tagesgeschäft mitmischt, anstatt sich auf den Wissenstransfer zu konzentrieren.

Das ist ein nicht ungekanntes Phänomen. Viele der Wissensgeber haben Schwierigkeiten, loszulassen. In diesem Fall ist das nicht loslassen können besonders ausgeprägt, weil der Wissensgeber nach seinem Ausscheiden weiter für das Unternehmen in beratender Funktion tätig sein wird. Um das Loslassen von beiden Seiten zu betrachten, haben wir zunächst alle Bedenken gesammelt, die den Wissensgeber daran hindern könnten, sich dem Wissenstransfer stärker zu widmen.

In einem zweiten Schritt haben wir konkrete Vorschläge gesammelt, wie die Wissensempfänger den Wissensgeber beim Loslassen unterstützen können. Dabei ging es, möglichst einfache und pragmatische Lösungen zu finden, die sich leicht im Arbeitstag des Wissensgebers integrieren lassen.

Aus den Anregungen durfte sich der Wissensgeber 3 Vorschläge aussuchen, die er mithilfe von „Umsetzungspaten“ in den kommenden Wochen ausprobieren und in seinen Arbeitskontext implementieren möchte.

Zum Ende der beiden Tage haben wir uns auf ein sehr grobes Vorgehen geeinigt. Dieses zeigt, wie der Wissenstransfer im Groben in den kommenden 3 Jahren bis zum Ausscheiden des Wissensgebers ablaufen soll. Die Grafik, die wir dazu entwickelt haben, hilft allen, sich immer wieder bewusst zu machen, dass das meiste Wissen in den kommenden 1,5 – bis maximal 2 Jahren übergeben sein muss. Das dritte Jahr soll den Wissensempfängern dazu dienen, die Aufgaben sicher selbst auszuüben. Dafür steht ihnen der Wissensgeber noch mindesten 1 Jahr in der Rolle des Coachs zur Verfügung.

Mit diesem Workshop ist der größte Teil meiner Begleitung abgeschlossen. In den kommenden zweieinhalb Jahren bin ich (nur) noch in der Rolle des Coachs für alle Beteiligten tätig und am Ende mit einem Abschlussworkshop, um die Lessons Learned zu heben.

 

 

 

Mein Buch über die Wissensteilungskultur in Unternehmen

Wissensteilungskultur Hura, hura mein Buch ist da.

Vor ungefähr 1,5 Jahren mitten in der Pandemie habe ich begonnen mein Buch zum Thema Wissensteilungskultur zu schreiben. Seit Jahren gibt es dieses Poster „Die Stellschreiben einer Wissensteilungskultur“, das sich mit jedem Workshop mit meinen Kunden immer wieder weiterentwickelt. Und seit Jahren gab es diese Idee in meinem Kopf, ein Buch darüber zu schreiben. Nie hatte ich Zeit und Muße dafür. Dann kam Corona und ich beschloss mir ganz bewusst Zeit für mein Herzensthema zu nehmen. Also fing ich an, Themen auf einem großen Papier zu sammeln, die ich ansprechen wollte. Tage und Wochen habe ich immer wieder Post-it beschriftet, hin geklebt, um geklebt, aussortiert, Punkte zusammen geclustert und wieder umstrukturiert.

Irgendwann stellte sich langsam das Gefühl ein, dass ich alles zusammengesammelt habe, über das ich schreiben wollte. Also fing ich an zu schreiben, manchmal fiel es leicht und manchmal habe ich mich schwer damit getan meine Gedanken und Erfahrungen zu Papier zu bringen. Dann kam der Tag, an dem das Buch fertig war. Ich war glücklich und zufrieden.

Tage später gab ich das Manuskript einer lieben Freundin zum Lesen und bat sie mir ihr ehrliches Feedback zuzugeben. Das bekam ich, wofür ich ihr sehr dankbar bin. Marion hat mich an den richtigen Stellen herausgefordert und mich bei meiner Suche nach einem Verlag immer wieder ermutigt dranzubleiben, wenn wieder eine Absage kam.

Warum selbst verlegen.

Schlussendlich habe ich mich dafür entschieden, mein Buch selbst zu verlegen. Was nicht daran lag, dass ich keinen Verlag gefunden habe, der an dem Buch interessiert gewesen wären, sondern vielmehr daran, dass ich das Buch hätte nochmal ganz neu schreiben müssen. Was ich nicht wusste, war, dass es sich für einen Verlag erst lohnt ein Buch zu veröffentlichen, wenn es eine Mindestanzahl an Seiten hat. Mein Buch ist klein, aber fein. Die Idee dahinter ist, dem Thema Wissensteilungskultur Leichtigkeit zu verleihen. Dafür wollte ich keine langen Texte schreiben, sondern kurze, die inspirieren, neue Perspektiven aufzeigen, den Blick öffnen, Neugierde wecken und Lust machen sich mit den Themen Unternehmenskultur und Wissen näher auseinander zu setzen.

Seit letzter Woche kann das Buch ABC einer Wissensteilungskultur bei tredition bestellt werden.

Ich wünsche viel Spaß beim Lesen und freue mich über Gedanken zum Buch, Erfahrungen, Anregungen oder auch den Austausch.