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Nützliche Tools für virtuelle Zusammenarbeiten

Nützliche Tools für die virtuelle Zusammenarbeit

Corona stellt uns alle vor neue Herausforderungen. Dabei stellt sich die Frage wie können wir trotz der Distanz weiterhin zusammenarbeiten? Ich habe dazu ein paar wenige Links zusammen gestellt und hoffe das diese dem einen oder anderen helfen können.

Tools für Webkonferenz
  1.  Zoom – Software für Videokonferenzen und Webinare für verschiedene Preisstufen (kostenlos bis 40 Minuten und 100 Teilnehmer*innen)
  2. Microsoft Teams – Plattform für die Chat-basierte E-Collaboration in Office 365 (momentan gibt eine kostenlose Version, ansonsten ist Microsoft – Teams kostenpflichtig)
  3. WebEx – Webkonferenz-Tool von Cisco (Momentan gibt eine kostenlose Version, ansonsten ist das Tool kostenpflichtig.)
  4. Skype –  Kostenloser Instant-Messaging-Dienst dieser unterstützt Videokonferenzen bzw. Bildtelefonie, IP-Telefonie, Instant-Messaging, Dateiübertragung und Screen- Sharing.
  5. Jitsi Meet – Open Source Videokonferenz-Anwendung
  6. Hangout Meet – Webkonferenz-Tool von Google (Momentan gibt eine kostenlose Version, ansonsten ist das Tool kostenpflichtig)

Weitere Details und Informationen zu diversen Tools sind auch bei Cip zu finden.

Interaktion

Mentimeter und Slido – Zwei Tools um virtuelle Veranstaltungen interaktiver zu gestalten  hier können Umfragen, FAQs, Feedback aber auch  Bewertungen abgefragt werden. (Ein einfacher Zugang ist kostenlos.)

Brainstorming & Collaboration

Mural und Conceptboard – Zwei Tools für den digitalen Workspace insbesondere für eine starke visuelle collaboration. (Ein einfacher Zugang ist kostenlos.)

Weitere Tools für die digitale Zusammenarbeit
  1. Confluence –  ist ein digitaler Arbeitsbereich für Teams für die tägliche Zusammenarbeit.
  2. Stackfield – verknüpft Collaboration, Projektmanagement und Kommunikation und bietet alle Funktionen, die ein Team braucht um produktiv zusammenarbeiten zu können.
Weiterbildung und weiterführende Links

EBmooc plus 2020 – Die digitale Praxis für ErwachsenenbildnerInnen

 

 

 

 

Die Collect-Route

Und warum das Befüllen von Datenbanken nicht ganz so einfach ist.

In meinem letzten Artikel habe ich zwei Routen beschrieben die eine Organisation benötigt, um Wissen fließen zu lassen. Heute möchte ich noch mal auf die Collect-Route näher eingehen.

Bei der Collect-Route geht es ja darum, Wissen in Dokumenten oder Datenbanken für alle im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. So kann Wissen jederzeit und egal von welchem Ort nachgefragt und gefunden werden.

Was so einfach klingt, ist in der Praxis für viele Unternehmen immer noch eine echte Herausforderung. Dafür gibt es die verschiedensten Gründe:

Wissensverteilung mit Hilfe der Collect-Route

Die Datenbank erfüllt die Anforderungen der Mitarbeiter nicht.

In der Regel entscheidet die IT-Abteilung über den Einsatz einer Datenbank und die Mitarbeiter werden nicht in den Entscheidungsprozess für oder gegen eine Datenbank eingebunden. Folgende Fragen werden leider zu selten gestellt: Wie kann die Datenbank eure Arbeit aktiv unterstützen? Was muss die Datenbank alles können? Wie können wir die Datenbank in euren Tagesablauf integrieren damit ihr sie auch nutzt? Wie muss die Suchfunktion der Datenbank gestaltet sein, damit Wissen auch gefunden wird?

Die Datenbank wird mit veralteten Dokumenten befüllt.

Oft ist es ja so, dass bereits dokumentiertes Wissen vorhanden ist und nur in die neue Datenbank überführt werden muss. Wird dabei aber alles 1:1 implementiert, macht das wenig Sinn. Vielmehr muss bestehendes Wissen verifiziert werden. Also sind die vorhandenen Dokumentationen noch aktuell und auf dem letzten Stand? Können veraltete Dokumente archiviert oder gar gelöscht werden? Müssen Dokumentationen ganz neu erstellt werden, weil sie fehlen?

Die Datenbank befüllt sich nicht von alleine.

Häufig wird das Befüllen der Datenbank dem Zufall überlassen. So stellen einzelne Mitarbeiter ihr Wissen in der Datenbank zur Verfügung, andere wiederum nicht. Vielmehr braucht es aber ein Team, das sich darum kümmert, dass auch alle Dokumente in die Datenbank migriert werden. Das können freiwillige Mitarbeiter sein, die sich dazu bereit erklären bei der Befüllung zu unterstützen oder auch Praktikanten, die dafür extra herangezogen werden, um die Befüllung der Datenbank zu gewährleisten.

Die Datenbank hat keinen Verantwortlichen.

In der Regel gibt es nur bei dem Aufsetzen der Datenbank einen Verantwortlichen und das ist meistens ein Mitarbeiter der IT. Dieser kennt sich aber nur mit der Infrastruktur der Datenbank aus und ist daher häufig nicht die geeignete Person, um die Datenbank am Leben und insbesondere aktuell zu halten. Ist die Datenbank erst einmal implementiert und läuft, wird sie häufig sich selbst überlassen! Doch das ist der falsche Weg, denn es benötigt mindestens eine ober besser mehrere Personen, die sich um die Datenbank kümmern und an der weiteren Ausgestaltung der Datenbank mitwirken.

Die Datenbank hat kein Regelwerk.

Selten verfügt die Datenbank über klar definierte Regeln, die die Erstellung, die Ablage sowie die Zusammenarbeit und den Gebrauch der Datenbank regelt. So müssen im Vorfeld folgende Fragen geklärt werden: Welche Dokumente werden in der Datenbank abgelegt? Werden für die Erstellung diverse Templates oder auch Dokumenten-Vorlagen verwendet? Wer darf Dokumente einstellen? Werden die einzustellenden Dokumente vorab geprüft? Nach welchem System findet eine Verschlagwortung der Dokumente statt damit die Dokumente auch gefunden werden? Was passiert, wenn sich Mitarbeiter nicht an die Regeln halten?

Mitarbeiter werden nicht ausreichend geschult.

Die wenigsten von uns verfügen über ein ausgeprägtes Dokumentationstalent. Doch jeder von uns dokumentiert fast täglich sein Wissen. Damit dokumentiertes Wissen aber auch wirklich gelesen und genutzt wird, muss es gut und anschaulich aufbereitet sein. Die Kriterien einer guten Dokumentation kennen aber die wenigsten von uns. Ergo: Mitarbeiter müssen darin geschult werden, wie genau sie ihr Wissen dokumentieren können. Sie sollten auch andere Formen der Dokumentation (als nur die Verschriftlichung von Wissen in Form von Dokumenten) kennen und nutzen können, um Wissen zu dokumentieren.

Mitarbeiter werden nicht lange genug bei der Veränderung begleitet.

Doch mit der Schulung ist in der Regel „Schluss“ und es findet keine weitere Begleitung der Mitarbeiter statt. Damit die Arbeit mit der Datenbank aber in den täglichen Arbeitsablauf der Mitarbeiter Einzug erhält, ist eine kontinuierliche Begleitung bei der Implementierung einer Datenbank notwendig. Erst, wenn sich ein sicherer und routinierter Umgang mit der Datenbank einstellt, hat die Veränderung stattgefunden und muss nicht weiter unterstützt werden.

Wie zu Beginn erwähnt bildet die Collect-Route nur den einen Weg ab, um Wissen im Unternehmen zu verteilen. Soll gerade auch das Erfahrungswissen im Unternehmen geteilt werden, wird die Connect-Route benötigt.

Mehr zur Connect-Route finden Sie in ein paar Wochen in meinem nächsten Artikel.

Wie die Verteilung von Wissen im Unternehmen sicherstellen

Vor ein paar Tagen hat Silvia Schorta in einem kurzen Tweet ihren Workshop „Wissensmanagement im Team meistern“ mit den Worten: „Wissensmanagement im Team? Da reicht doch einfach eine Datenbank, in der alle reinschreiben! Leider nein. Wissensmanagement ist Austausch, Teamarbeit Vertrauen und Arbeit.” beworben.

Mit ihrer Aussage hat sie mich ins Grübeln gebracht, denn leider mache auch ich immer wieder dieselbe Erfahrung, das die Verteilung von Wissen den Datenbanken in Unternehmen überlassen wird.

Dabei gibt es zwei ganz einfache Wege, wie man die Verteilung von Wissen im Unternehmen sicherstellen kann.

Wissenverteilen Connect und Collect

Auf der einen Seite gibt es die „Connect-Route“.

Diese verfolgt den Ansatz die Menschen im Unternehmen zusammenzubringen und zu vernetzen. Sie schafft möglichst viel Gelegenheiten zur Wissensweitergabe und den Austausch. Konkret heißt das, die Weitergabe von Wissen erfolgt durch das Mittel der Konversation und dem Dialog entweder Face-to-face oder auf elektronischem Weg. Mit dieser Route kann die Weitergabe von impliziten Wissen, also komplexem Wissen mit starkem Kontextbezug sichergestellt werden.

Auf der anderen Seite gibt es die „Collect-Route“.

Sie verfolgt den Ansatz,  die Wissensweitergabe oder auch Verteilung durch die Ansammlung von Wissen in Dokumenten oder Datenbanken sicherzustellen. Diese Route kann aber nur die Verteilung von explizitem Wissen – also einfachem, eindeutigem Wissen mit geringerem Kontext-Bezug gewährleisten.

In vielen Organisationen ist die „Collect-Route“ überdurchschnittlich hoch ausgeprägt und die Connect-Route wird sträflich vernachlässigt oder ist nur sehr eingeschränkt vorhanden. Um Wissen im Unternehmen fließen zu lassen, müssen beiden Strategien verfolgt werden und ineinander greifen. Hinzukommt ein weiterer Pluspunkt. Wird Wissen offen im Unternehmen geteilt und verteilt, dann werden sich Wissensinseln auflösen oder ganicht erst entstehen.

 

 

Wissensmanagement: Was besagt die neue ISO 9001:2015

Was besagt die neue ISO 9001:2015

Bis Oktober dieses Jahres sollten alle ISO-zertifizierten Unternehmen die Revision der Norm umgesetzt haben. Dies beinhaltet auch den systematischen Umgang mit Wissen im Unternehmen.

Aber was genau ist damit gemeint und welche Anforderungen der neuen Norm müssen Unternehmen erfüllen, um ein gutes Grundgerüst für ein effektives Wissensmanagement zu erstellen und somit verifizierbar zu werden bzw. zu bleiben.

Neu ist das Verständnis von Wissensmanagement in der ISO 9001:2015

So entfernt sich die ISO 9001:2015 von der Idee des reinen Bewahrens und Archivieren von Daten und Informationen. Stattdessen stellt es das dynamische Verständnis von Wissen in den Fokus und zeigt auf, was wirklich wichtig ist, nämlich die kontinuierliche Weiterentwicklung des für die Organisation relevanten Wissens. Verdeutlichen will ich das anhand von vier Dimensionen.

Dimension – Wissen bestimmen

Zunächst einmal muss das Unternehmen sein relevantes Wissen bestimmen. Hierbei ist es sinnvoll die Gestaltungsfelder zu identifizieren, die für ihre Geschäftsprozess und die strategische Ausrichtung relevant sind (z. B. Technologien, Märkte, Wettbewerb etc.). Auf Basis dieser Gestaltungsfelder kann dann der Wissensbedarf ermittelt und der aktuelle Wissensstand bewertet werden. Wichtig dabei ist, das Sie das Wissen nicht nur bestimmen, um es zu verwalten, sondern erkennen, wie es für die zukünftige Geschäftsentwicklung sinnvoll genutzt und eingesetzt werden kann.

Dimension – Wissen verteilen & vermitteln

Wenn Sie das relevante Wissen ihres Unternehmens ermittelt haben, können Sie den zweiten Schritt angehen und das ermittelte Wissen zur Verfügung stellen –  es also verteilen und ihren Mitarbeiten vermitteln, sodass die Empfänger dieses Wissen auch bestmöglich für sich nutzen und anwenden können. Dafür brauchen Sie einen systematischen Ansatz der die Verteilung ihres Wissens im Unternehmen gewährleistet. Sowie alle ihre Mitarbeiter dafür zu sensibilisieren wie wichtig es ist Ihr Wissen/Erfahrungen mit den Kollegen zu teilen.

Dimension – Wissen aufrechterhalten & bewahren

Des weiteren sollten Sie dafür sorgen, dass das Wissen aufrechterhalten wird. Gemeint ist damit, dass das für die Organisation relevante Wissen valide gehalten wird und ständig auf seine Aktualität und Validität überprüft wird. Sie sollten sich bewusst sein, wo Wissenslücken in ihrem Unternehmen entstehen und wie diese bestmöglich geschlossen werden können. Einer Herausforderung dabei ist, das spezifisches Wissen von einzelnen Mitarbeitern in die Organisation zu transferieren und zur Verfügung zu stellen. Dies ist besonders dann wichtig, wenn Mitarbeiter aus der Organisation ausscheiden.

Dimension – Wissen weiterentwickeln

Diese vierte Dimension zielt darauf ab, neues Wissen in die Organisation zu holen. Dabei stellt sich die Frage, ob in der Organisation Systematiken vorhanden sind, um zusätzliches benötigtes Wissen rechtzeitig zu identifizieren und vor allem zu beschaffen oder auf der bisherigen Wissensbasis selbst weiter zu entwickeln. Interne Quellen können zum Beispiel die eigenen Experten und deren Erfahrungen sein. Externe Quellen sind die eigenen Kunden, Lieferanten, Kooperationspartner, ausgesuchte Wettbewerber oder auch der Besuch von Messen und Konferenzen.

Für viele Unternehmen bedeutet der Einzug des Wissensmanagements in die ISO 9001 eine Veränderung im Umgang mit ihrem eigenen Wissen. Das erfordert ein sensibles Vorgehen, in dem das bestehenden nicht komplett neu erfunden wird, sondern daran anzuknüpfen was bereits das ist.

Sollten Sie noch Unterstützung benötigen, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf.

Wenn Sie tiefer in das Thema einsteigen wollen, finden sie hier hilfreiche Informationen.

Die gehobene Wissens-Küche

Angfang des Jahres habe ich ein Interview mit Herrn Eckard Witzigmann und dem Sternekoch Herrn Jan Hartwig gelesen. Darin erzählte Herr Witzigmann von der gehobenen “Wissens-Küche” – bereits in frühen Jahren hat er die Vorlieben, Unverträglichkeiten sowie die Geburtstage seiner Gäste auf Karteikarten fesgehalten.

Original zu lesen war:
“Sie hatten in Ihren Restaurants Karteikärtchen eingeführt, auf denen die Vorlieben Ihrer Gäste waren, Herr Witzigmann.
Witzigmann: Nicht nur die, sondern auch was sie jeweils gegessen und getrunken haben, Unverträglichkeiten, Geburtstag.
Hartwig: Da waren Sie ein Vorreiter. Wir haben das im Computer. Wenn wir feststellen, dass ein Gast Linkshänder ist, wird er bei seinem nächsten Besuch das Messer auf der linken Seite gedeckt haben.”

Quelle: Das Zitat stammt aus der Focus Ausgabe 10 Feb. 2018

Die Frage ist:

Warum machen die beiden das?
Welche Motivation steckt dahinter?
Was wollen Sie damit erreichen?

Für mich, als leidenschaftliche Wissensteilerin liegt das auf der Hand. Stellen Sie sich vor, Sie kommen ins Restaurant und werden persönlich mit Ihrem Namen in Empfang genommen. Zu Ihrem Tisch geführt und dabei gefragt wie Ihr Urlaub im Mai auf Mallorca war. Am Tisch angekommen wird Ihnen ein stilles und ihrer Begleitung ein sprudelndes Wasser angeboten. Sie werden darauf hingewiesen, dass die Vorspeise auf Basis einer Tomatenreduktion basiert und Ihnen daher zwei alternative Vorspeisen empfohlen. Bei der Weinbestellung wird auf einen Wein verwiesen, der vom selben Winzer stammt, den Sie beim letzten Mal so gelobt haben.

Was passiert mit uns, wenn wir so „königlich“ behandelt und unsere Vorlieben ernst genommen werden? Wir fühlen uns gut, wertgeschätzt als Gast und sind von der Aufmerksamkeit nicht nur überrascht sondern auch begeistert. Und genau das ist so gewollt.

Mit dem gesammelten Wissen über Ihre Gäste können sie vorausschauend agieren und die richtigen Schlüsse ziehen, Empfehlungen aussprechen, die an die Vorlieben und Gewohnheiten Ihrer Gäste anknüpfen oder einfach auch Fehler vermeiden. In jedem Fall schaffen sie ein höchst persönliches, spürbares Erlebnis bei Ihren Gästen, das dauerhaft mehr bewirkt als übliche Marketingmaßnahmen.

Wie gewinnt man das Management für Wissensmanagement

In den meisten meiner Projekte werde ich vom mittleren Management oder Abteilungsleitern beauftragt, dort liegt der Nutzen von Wissensmanagement auf der Hand und ich muss wenig argumentieren, warum ein funktionierendes und etabliertes Wissensmanagement gut für Mitarbeiter und Unternehmen ist und warum es sich lohnt Wissensmanagement zu betreiben.
Schwieriger wird es, wenn das Management davon überzeugt werden soll für eine Beratung und Unterstützung Geld auszugeben.

Dann reichen Aussagen wie diese nicht aus:·

„Wir glauben, dass wir mit einem strukturiertem Wissensmanagement effektiver und effizienter arbeiten.”·
“Wissensmanagement kann uns dabei helfen die immer wieder gleichen Fehler zu vermeiden.”·
“Wir sind sicher, dass wir unse
re Reaktionszeiten um Kundensupport deutlich verringern können.

Zu schwammig und nicht konkret genug sind diese Aussagen. Dazu muss man wissen. Das Management ist zahlen getrieben und will genau wissen welchen Nutzen das Unternehmen daraus ziehen kann. Dann heißt es, sich noch genauere Gedanken über den Nutzen der geplanten Wissensmanagement-Initiative zu machen. Dabei bietet es sich an, sich mit folgenden Fragestellungen zu beschäftigen:
Zeit und Geld im Wissensmanagement

  • Wie viele Zeit und Geld kostet es das Unternehmen/die Abteilung, wenn die immer gleichen Fehler gemacht werden?
  • Wie viel Zeit und Geld kostet es Prozesse und Abläufe immer wieder neu zu erfinden, anstatt das bereits vorhandene Wissen darüber zu nutzen und kontinuierlich zu verbessern?
  • Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter damit nach relevantem Wissen für Ihre tägliche Arbeit zu suchen?
  • Wie hoch ist das Risiko von Wissensverlust zum Beispiel durch das Ausscheiden von Experten?
  • Wie viel Zeit und Geld muss invertiert werden um das Wissen und Kompetenzen neu aufzubauen und was könnte an Geld gespart werden, wenn das Wissen des Experten frühzeitig gesichert wird?
  • Wie viele innovative Ideen oder wie viele Produktverbesserungen entwickeln Sie im Jahr? Können diese schneller in den Markt gebracht werden und wie viel zusätzlichen Umsatz würde das dem Unternehmen bringen?

Wenn Sie diese Fragen mit Zahlen hinterlegen können, dann haben Sie  gute Chance die Aufmerksamkeit des Managements für das Thema zu bekommen.

Elevator Pitch – Was machen ich überhaupt

Neulich bei einem Netzwerktreffen hatte ich die Gelegenheit mein Tun in Form eines kleinen Elevator Pitch zu präsentieren.
Es ging darum kurz und knapp zu zeigen was genau ich eingentlich mache. Und da ich bekanntermaßen gerne Bilder sprechen lasse habe ich eine mini Präsentation kurzerhand hochgeladen.

Handlungsfelder des Wissensmanagements

Immer wieder werden wir gefragt, an welchen Stellen im Unternehmen wir mit dem Thema Wissensmanagement anknüpfen können. Das hat uns dazu veranlasst, selbst noch mal zu reflektieren und mögliche Handlungsfelder des Wissensmanagements in einer Liste fest zu halten:

  • Lernende Projekte – Wissen in, aus und über Projekte
  • Lessons Learned / Best Practice – Vorgehen und Methodik etablieren
  • Wissenssicherung bei Fach- und Führungskräftewechsel
  • Generationen übergreifendes Lernen fördern
  • Wissenskultur etablieren und Rahmenbedingungen dafür schaffen
  • Wissensstrategie entwickeln und umsetzen
  • Innovation durch neues Wissen ermöglichen und fördern
  • Wissenstransfer zwischen Standorten, Teams, Abteilungen fördern und unterstützen
  • Communities aufbauen (COP / COE)
  • Push- / Pull-Strategien – Konzepte für die interne Wissensverteilungen entwickeln und etablieren
  • Wissensdatenbanken aufbauen, etablieren und am Leben halten
  • Wissenstransferkompetenz bei Mitarbeiten stärken
  • Kundenwissen für alle Mitarbeiter in der Organisation nutzbar machen
  • Einen Überblick über vorhandenes Wissen und Experten schaffen
  • Informelles Lernen im Unternehmen fördern
  • Wissensorientierte Prozessgestaltung vorantreiben
  • Wissensprozesse entwickeln und verankern
  • Methodenbaukasten für Wissenstransfer entwickeln, aufbauen und schulen
  • Wissensstaus / Wissensinseln identifizieren und auflösen
  • Wissen dokumentieren
  • „Lernende Organisation“ aufbauen
  • Wissenslogistik – Zugriff auf Wissen verbessern, Wissen auffindbar machen, Suchzeiten verringern
  • ….

Diese Liste ist weder komplett noch sind die Themen klar voneinander zu trennen. Vielmehr hängt vieles zusammen, geht man das eine Thema an, hat dies – wie bei einem Mobile – oftmals auch Auswirkungen auf andere Bereiche.

Auch die Frage: „Wie sieht bei Ihnen ein typisches WM-Projekt aus?“ lässt sich damit gut beantworten, denn so individuell die Handlungsfelder in einer Organisation sind, so unterschiedlich ist unser Vorgehen in dem jeweiligen Projekt. Aus unserer Sicht gibt es zudem dabei auch nicht die eine richtige Lösung, denn was bei einem Unternehmen wunderbar funktioniert hat, muss nicht zwangsläufig bei einem anderen genauso gut laufen. Hierbei kommt es besonders auf die jeweiligen Anforderung und Rahmenbedingung in der Organisation an. Je individueller wir auf die Rahmenbedingungen und Bedürfnisse des Unternehmens und deren Mitarbeiter eingehen umso passgenauer ist das Ergebnis.

NEUstart

Seit Ende letzten Jahres ist wissenswerk Geschichte. Doch es wäre schade gewesen die vielen bereits veröffentlichten Artikel nicht weiter zur Verfügung zu stellen. Deshalb finden Sie hier in Zukunft nicht nur alle meine neuen Blogartikel sondern auch alle Alten die wir in den letzten Jahren im Namen von wissenswerk veröffentlicht haben.

Wie gewohnt werden ich live aus dem Geschehen berichten, egal ob es sich dabei um Wissen aus Beratungsprojekten, anstehende Veranstaltungen, inspirierende Begegnungen oder einfach nur kleine Impulse handelt die mir bei meiner Arbeit über den Weg laufen.

Das Thema WISSEN managen hat so viele verschiedene Facetten und bietet Unternehmen und Organisationen eine unerschöpfliche Quelle von Einsatzmöglichkeiten. Also nutzen Sie diesen Blog um sich zu informieren, Anregungen zu finden, Fragen zu stellen oder Ihr Wissen mit mir zu teilen.

Welche Rolle spielt die Führung bei WM-Projekten

In unseren Vorträgen, Beratungsprojekten und Seminaren zeigen wir häufig folgendes Video.

Denn übertragen auf das Thema Wissensmanagement macht das Video deutlich, dass es für alle Wissensmanagement-Projekte zum einen einen besonders langen Atem braucht bis die Initiativen oder auch Maßnahmen bei den Mitarbeitern ankommen und diese bereit sind mit zu machen. Und zum anderen, dass es immer mindestens einen Vorreiter oder im besten Fall eine Führungspersönlichkeit braucht, der für eine längere Zeit auch mal alleine kämpft und das auch aushalten kann, bis die ersten Anhänger folgen.