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Ein Wissensträger-Interview online durchführen geht das?

In den meisten Fällen habe ich das Wissensträger-Interview vor Ort beim Kunden durchgeführt. In seltenen Fällen auch mal online z.B., wenn die Zeit knapp war oder Wissensträger seinen Arbeitsplatz im Ausland hatte und es zu aufwändig war dort hin zu Reisen oder das Budget es einfach nicht erlaubt hat.

Gerade in Zeiten wie diesen kann ich schlicht weg nicht mehr zu meinen Kunden Reisen – weil die Rahmenbedingung es nicht erlauben. Also mache ich das Beste daraus und biete für diese Zeit alle Wissensträger-Interviews online an.

Experteninterview geht auch online

Aber was ist ein Wissensträger-Interview überhaupt?

Kurz zusammengefasst – das Wissensträger-Interview gibt dem Wissensträger oder Experten die Gelegenheit über sein Wissen nachzudenken und dieses zu reflektieren. Mithilfe von Fragen kann der Erfahrungs- und Wissensschatz eines Wissensträgers so sichtbar und in Stichpunkten in Form einer Wissenslandkarte festgehalten werden.
Es geht darum dem Wissensträger genügend Zeit und Raum für sein Nachdenken und Reflektieren zu geben, denn erst damit kommt er an sein tiefliegenden Wissensschatz.

Was ist anders und worin liegt der Unterschied?

Im Prinzip ändert sich nichts an der Interview-Methodik nur die Rahmenbedingen sind eben anders.

Anstatt mich wie üblich für ein bis eineinhalb Tage in einen Raum beim Kunden mit dem Wissensträger einzuschließen, vereinbaren wir eine kleine Reihe an virtuellen Sitzungen, an dem ich das Interview durchführe. Somit bleibt der Zeitrahmen gleich muss aber anders organisiert werden – also kleine Interview-Einheiten an mehreren darauffolgenden Tagen. Der Raum kann vom Wissensträger selbst bestimmt werden, also entweder schaltet er sich aus dem Büro, von zu Hause oder von einem anderen Ort dazu. Wichtig dabei ist nur, dass er für ca. 120 Minuten ungestört ist.

Die Erfahrung der letzten Wochen hat gezeigt, dass es von den Wissensträgern als sehr positiv empfunden wird kleine Interview-Einheiten zu planen da sich diese viel besser in ihren Arbeitsalltag integrieren lassen. Einige der Wissensträger haben mir sogar das Feedback gegeben, dass sie das Gefühl haben durch den kontinuierlichen Prozess (jeden Tag ein kurzes Interview) viel besser reflektieren zu können und somit auch an das echte und wertvolle Erfahrungswissen zu gelangen.

Auch die Dokumentation unterscheidet sich nur wenig. Während ich beim Interview vor Ort zur Dokumentation des Wissens mit Post-Its arbeite, die ich an die Wand klebe, um das Wissen für den Wissensträger sichtbar zu machen, dokumentiere ich das Wissen in den virtuellen Sitzungen mit dem MindManager in Form einer Wissenslandkarte. Bei beiden Vorgehen kann der Wissensgeber jederzeit sehen was bereits an Wissen festgehalten wurde.

Welche Voraussetzungen sind notwendig?

Neben den technischen Voraussetzungen wie einer guten Internetanbindung, eine funktionierende Kamera und einem geeigneten Kommunikations- und Besprechungs-Tool ist vor allem das Mindset des Wissensgebers ausschlaggebend.

Ist der Wissensgeber offen und neugierig Neuem gegenüber und lässt sich auf das Experiment ein sind alle Voraussetzungen für ein Gelingen des Online-Wissensträger-Interviews gegeben.

In der Praxis zeigt sich, dass die Know-How-Träger, sich alle recht schnell mit der neuen Technik und Methode vertraut machen konnten. So erhalten wir zum Ende immer eine umfassende Wissenslandkarte, die keinen Unterschied aufweist zu der die ich live vor Ort beim Kunden erstelle.

Wenn Sie mehr über das Wissensträger-Interview wissen wollen, können Sie sich meine Visualisierung in Form eines A4-Posters ansehen oder Sie sprechen mich für weitere Details direkt an.

 

 

 

 

Wissen geht in Rente

Wissen geht in RenteMitarbeiter gehen in Rente. Das ist ein ganz normaler und natürlicher Prozess. Doch in den kommenden Jahren wird nicht nur einer von vielen ihrer Mitarbeiter in Rente gehen, sondern eine Vielzahl von Know-How-Trägern.

Der demografische Wandel stellt Unternehmen damit vor die Herausforderung das Wissen dieser Wissensträger frühzeitig zu sichern.

Jetzt werden Sie sich fragen, warum? Bisher sind immer wieder Mitarbeiter in den Ruhestand gegangen und was daran ist jetzt neu?

Die Herausforderung liegt nicht darin, dass der eine oder andere Mitarbeiter in Rente geht. Sie liegt darin, dass eine Vielzahl an Experten gleichzeitig in Rente gehen. Ist ein Mitarbeiter bisher in den Ruhestand gegangen, konnte das Wissen der Person an viele andere weitergeben werden. Wenn Wissenslücken nach dem Weggang sichtbar wurden, war das zu verkraften da es noch genügend Mitarbeiter gab die die Wissenslücke mit etwas Aufwand und Zeit geschlossen haben. Doch in den kommenden Jahren wird das nicht mehr möglich sein.

Denn zum einen sind es zu viele Mitarbeiter die gehen und zum anderen gibt es zu wenige Mitarbeiter, die das Wissen entgegennehmen können und wollen.

Deshalb ist es ratsam den Wissenstransfer und die Sicherung des Know-hows frühzeitig zu planen und zu sichern. Damit Wissen nicht unwiederbringlich verloren geht.

In meiner Praxis zeigen sich immer wieder dieselben Stolperfallen, an den Organisationen scheitern.
  • Organisationen sind sich der Herausforderung und den damit verbundenen Konsequenzen nicht bewusst. Entweder, weil es ja bisher auch immer so geklappt mit dem Wissenstransfer oder weil ein Wissenstransfer sowieso nie stattgefunden hat und es auch so mehr oder weniger gut ohne strukturierte Wissensübergabe funktioniert hat.
  • Sie sind schlecht vorbereitet, wissen nicht, wann wer in Rente geht und sind häufig zu spät dran. Es ist ja nicht so, dass der Renteneintritt eines Mitarbeiters ein überraschendes Ereignis ist. Ich für meinen Teil dachte immer, dass Organisationen die Altersstruktur seiner Mitarbeiter kennen und damit auch wissen welcher Wissensträger, wann das Unternehmen verlässt. Doch häufig erlebe ich Wissenstransfer-Anfragen mit einer Vorlaufzeit von 4 Wochen und weniger.
  • Unternehmen sind sich der Komplexität der Aufgabe und den damit verbundenen Zeitaufwand nicht bewusst. Sie unterschätzen die Komplexität eines Wissenstransfers und den damit verbundenen Zeitaufwand. Oft wird noch geglaubt das viel Wissen ja eh schon dokumentiert ist und ein paar Stunden für die Weitergabe von Erfahrungswissen ausreichen. Aber Wissen, dass sich ein Mitarbeiter über Jahrzehnte angeeignet und weiterentwickelt hat kann nicht an ein einem Nachmittag übergeben werden. Und schon gar nicht, wenn beide Wissensgeber und Wissensempfänger noch ihren regulären Aufgaben nachgehen.
  • Sie wissen nicht wie sie das Know-how der ausscheidenden Mitarbeiter identifizieren, sichern und an die nächste Generation weitergeben können. Es fehlt den Organisationen bzw. Mitarbeiter die über Wissenstransferkompetenzen verfügen. Das heißt zum einen kennen Sie weder die Methoden für die Wissensidentifizierung noch Wissen sie wie Wissen so weitergegeben werden kann, das dieses auch beim Empfänger ankommt, und zwar so, dass es verstanden und angewendet werden kann.
Dabei lässt sich das Wissen ausscheidender Mitarbeiter mit einem strukturierten Vorgehen in 5 Schritten und einem überschaubaren Aufwand für die Zukunft sichern.
  1. Schritt: Prozess starten – alle Beteiligen an einen Tisch bringen und vorgehen definieren.
  2. Schritt: Wissensidentifikation und -strukturierung – mittels eines Wissensträgers- bzw. Experten-Interviews.
  3. Schritt: Wissenstransfer planen – mithilfe eines Wissenstransferplans der den gesamten Prozess transparent macht und damit auch den Gesamtaufwand an Zeit aufzeigt.
  4. Schritt: Wissenstransfer durchführen – mittels verschiedener Wissenstransfer-Methoden die dabei helfen die verschiedenen Wissensarten an den/die Wissensempfänger zu vermitteln und zu übergeben.
  5. Schritt: Aus den Erfahrungen lernen – mithilfe einer Nachbetrachtung und Definition von Learnings die sich auf kommende Wissenstransfer-Situationen übertragen lassen.

Das Vorgehen gibt es auch visualisiert als A4-Poster, dass Sie hier finden.
Wenn Sie mehr zu meinem Vorgehen wissen wollen, dann sprechen Sie mich gerne an.

Zitat einer Wissensempfängerin

Heute habe ich ein tolles Feedback einer Wissensempfängering erhalten die ich bei der Einarbeitung und einem Wissenstransfer begleitet habe.


“Aufgrund der strukturierten Vorgehensweise konnte ein interessanter Überblick über das Aufgabengebiet erstellt werden. Durch das schriftliche Festhalten von wichtigen Themen und Aufgaben sowie durch fest vereinbarte Termine konnten die verschiedenen Punkte dann in der knappen Zeit sinnvoll übergeben werden. Die Begleitung und Moderation durch Frau Block war hier sehr hilfreich.”

Brigitte Huber, Versicherungskammer Bayern

 

Gleichzeitig möchten ich mich in diesem Zusammenhang auch bei Susanne Heinz bedanken, die mich in diesem Fall an die Versicherungkammer weiter empfohlen hat und so eine tolle Zusammenarbeit entstanden ist.

Generation Erfahrung

Generationen über Generationen haben Menschen in allen Teilen der Welt ihr Wissen an die nächste(n) Generation(en) weitergegeben, viele alte Kulturen und Naturvölker haben die Wissensweitergabe sogar gesellschaftlich tief verankert. Wenn wir nur mal die alten Medizinmänner der Indianer nehmen, die bereits als Kinder von den Erfahrenen lernen durften, wird deutlich, wie wichtig in diesen Kulturen die Erfahrungen der älteren und Weisen waren und welchen WERT das Wissen dieser Menschen noch hatte.

Betrachten wir unsere Situation heute! Wir sehen, dass in vielen Unternehmen das Wissen der Erfahreneren so selten bewusst und gerne geteilt wird. Wir sehen aber auch, dass die “Jüngeren” dieses Wissen häufig nicht nachfragen. Wir sehen, dass viele erfahrene Mitarbeiter in den Vorruhestand schickt werden. Wir sehen, dass wir in Zukunft einen erheblichen Mangel an erfahrenen Fachkräften haben werden.

Warum glauben wir aber immer noch, auf die Erfahrungen und das Know-how verzichten können? Was muss sich sowohl gesellschaftlich, wirtschaftlich und politisch ändern damit wir alle egal ob alt oder jung von dem Wissen aller profitieren?

Die Frage ist doch, wie können wir den Erfahrungstransfer zwischen allen Generationen so gestalten das der demografische Wandel als Chance verstanden wird, ohne den MENSCHEN, sprich den Mitarbeiter/-innen aller Altersgruppen mit einzubeziehen.

 

 

K.exchange – ein systematischer Ansatz für den Wissenstransfer bei Fach- und Führungskräftewechseln

Gerade entdeckt und gleich geteilt: Die spannende und inspirierende Darstellung eines Wissenstransfer-Konzeptes mit Fokus auf das Thema “Erfahrungs- und Netzwerkwissen weitergeben” und dem Titel K.exchange – A Systematic Approach to Knowledge Transfer of the Aging Workforce  der Pumacy Technologies AG in Berlin aus dem Jahr 2008.

Das dort sehr anschaulich und detailliert beschriebene “K.Exchange”-Konzept ist unserem “KT-Framework” (siehe unten) inhaltlich und von den Grundideen in vielen Punkten sehr ähnlich – was mich sehr freut und natürlich auch in meiner Herangehensweise bestätigt.

Was mir an “K.exchange” besonders gut gefällt:

  • Die Verzahnung von Prozess, Methoden und organisationalen Maßnahmen, wie z.B die Definition neuer Rollen und Verantwortlichkeiten                               … und damit im Zusammenhang…
  • die herausgestellte Bedeutung der Rolle der “process coordinators” (vergleichbar mit dem “KT Champion” in unserem Ansatz):

… the process coordinator […] plays a central role as the main facilitator of the transfer process. The process coordinator has various responsibilities, e.g., to ensure the correct implementation of all process steps, to summon the kick-off meeting, to perform the analysis, to prepare the action plan, to ensure that the actions are finished and to facilitate specific transfer actions.”

  • Der Fokus auf persönliche “face-to-face” Transfergelegenheiten in Kombination mit involvierenden sowie narrativen Transfermethoden:

Above all, the transfer of experience-based knowledge is more likely to be successful when the moving expert and his successor get to know each other and interchange knowledge face-to-face.

The interaction with the knowledge provider allows the knowledge receiver to understand the context in which the experience was gained, and thus, classifies the experience and attribute meaning to it.

Das im Mittelteil äußerst anschaulich in Erzählform beschriebene Fallbeispiel vermittelt ein gutes Bild von der Anwendung des Konzeptes. Besonders spannend dabei der Stimmungs-Umschwung in der Analysephase: Das Potential eines neutralen, der Sache “verhafteten” Moderators wird hier noch einmal mehr als deutlich; ohne sein offenes Ohr, sein Gespür und seine Vermittlung wäre das Transfer-Projekt höchst wahrscheinlich von Anfang an zum Scheitern verurteilt gewesen:

“What started as a demotivating situation for the knowledge provider could be changed into a stimulating work environment? The facilitator/process moderator could bring about a rebound by slightly changing the work content and uncovering hidden inspirations. This means that new challenges were discovered and allocated to the job which sparked the job holder’s interest in transferring his expertise and, at the same time, motivated his personal involvementand efforts again.”

Das Papier präsentiert am Ende vier Erfolgsfaktoren, die sich auch in unserem Projekten stets identisch herauskristallisieren (siehe unten):

Thanks to the system’s inherent flexibility, the process can be adapted to the individual situation to enable a successful knowledge transfer. Other main factors for a successful knowledge exchange are:

  • consistent consideration of the individual needs of the people involved,
  • focus on interaction-oriented knowledge transfer methods, and
  • organizational integration by means of the transfer network, a transparent identification process and feedback loops.

.. und schließt mit einem Fazit, dem wir uns nur anschließen können:

The experiences described in this case study can be summarized in a clear recommendation for any organization that intents to embark on a KM initiative:
Before you start any other KM project, implement a knowledge exchange process in your organization – it will provide the fastest return on investment of all KM solutions!

 

 

 

Erfahrung ist Zukunft

Gerade gefunden ein Zitat von Uschi Glas:

„Ich finde, man erkennt erst jetzt langsam, dass es ein Wahnsinn ist, das Potential Älterer an Wissen und Erfahrung einfach auszuschalten anstatt es zu nutzen. Wenn die Gesellschaft der älteren Generation aber wieder mit Respekt begegnet, wenn sie lernt, vom Erfahrungsschatz Älterer zu profitieren, dann wird unser Zusammenleben für alle reicher. Dies zu verwirklichen ist mein Ziel. Um ihm näher zu kommen, unterstütze ich die Initiative “Erfahrung ist Zukunft”.

Das Ganze Interview mit Uschi Glas ist auf der Website “Erfahrung ist Zukunft“.

 

Strategische Personalplanung und Wissensmanagement

Wie wird sich unser Personalbedarf im Unternehmen in Zukunft entwickeln? Und wie muss das Recruting von neuen Mitarbeitern dann aussehen?  Wie sieht die Altersstruktur unserer Mitarbeiter im Unternehmen heute aus? Und wie wird sich diese in den kommenden Jahren verändern? Wie können langjährige und erfahrene Mitarbeiter besser an die Unternehmen gebunden werden? Für welche Veränderungen müssen wir heute schon die Weichen stellen und welche Auswirkungen hat das für Menschen, Unternehmen und Gesellschaft? Welche veränderte Arbeitsbedingung müssen wir für die Generation 50+ schaffen, damit diese Generation uns noch lange und zwar bis zur Rente aktiv und produktiv erhalten bleibt? Was sind altersgerechte Arbeitsplätze und wie sollten diese gestaltet sein? Wie sichern wir das Wissen und die Erfahrungen der Generation 60+ bevor diese in Rente geht?

Fragen wie diese wurden gestern auf der Veranstaltung des ddn „Das Demographie Netzwerk“ mit dem Thema Strategische Personalplanung – Die Zukunft heute gestalten, gestellt und diskutiert.

Manch einer wird sich Fragen was ich dort gesucht habe, aber für mich ist das Thema Demographie ein ganz zentrales Thema des Wissensmanagements. Ich sehe in dem Wissenstransfer zwischen den Generationen und der damit verbundene Wissenssicherung für Unternehmen eine bisher sträflich vernachlässigte Chance, Wissensmanagement professionell zu betreiben und wichtiges Wissen für das Unternehmen nachhaltig zu sichern.  Insofern freuen wir uns sehr zusehen, dass sich nun auch die Personalplanung  im Unternehmen mit dem Thema Wissenssicherung befasst.

Was kostet uns der demografische Wandel?

Ich bin heute über einen kurzen Artikel mit der  Überschrift „Die Kosten des demografischen Wandels“ gestolpert aus dem ich das Fazit kurz zitieren möchte:

„Manche Zusatzkosten für Unternehmen, die durch die demografische Entwicklung entstehen werden, lassen sich vom heutigen Standpunkt aus nur schwer auf den Cent genau berechnen. Sicher ist jedoch, dass steigenden Kosten für Krankheitsausfälle und Lohnfortzahlung, steigenden Kosten für den Vorruhestand und wachsenden Rekrutierungskosten eine sinkende Produktivität der älteren Mitarbeiter sowie Wertschöpfungsverluste durch unbesetzte Stellen auf die Unternehmen zukommen werden. Sofern sie nicht rechtzeitig auf die absehbare Entwicklung reagieren und Maßnahmen etwa zum Gesundheitsmanagement und zur Weiterbildung ergreifen sowie ihr Rekrutierungsverhalten anpassen. Bereits eine strategische Personalplanung oder die Einführung eines Talentmanagements sowie die Etablierung von Zeitwertkontenlösungen im Rahmen einer Arbeitszeitsteuerung können die Kosten der demografischen Entwicklung deutlich reduzieren.“

Aus Wissens-Sicht fehlt mir hier ein ganz wesentlicher Aspekt. Denn für mich sind die Kosten für Krankheitsausfälle und Lohnfortzahlung, der Vorruhestand und wachsende Rekrutierungskosten nur ein Aspekt. Genauso wichtig ist der Punkt, dass mit dem  Älterwerden der Gesellschaft ein Großteil des Wissens verloren gehen wird, wenn der erfahrene Wissensträgers das Unternehmen verlässt. Dieses Wissen und die damit verbundenen Erfahrungen und Kompetenzen sind für das Unternehmen ein wahrer Schatz und oft von heute auf morgen nicht mehr da, wenn dem nicht rechtzeitig entgegen gewirkt wird.

Anders betrachtet: Was könnte erreicht werden, wenn z.B. der Ruhestand von Mitarbeitern bereits im Vorfeld gezielt geplant und organisiert wird, das Wissen der Mitarbeiter schon frühzeitig an die nächste Generation von Mitarbeiten im Unternehmen weitergegeben wird? Könnte es nicht sein, das dies einen nicht unerheblichen Teil an Kosten spart und einen echten Mehrwert für das Unternehmen bringt? Weil Wissen im Unternehmen bleibt und zudem die Chance hat sich mit dem Nachfolger weiter zu entwickeln? Weil damit eine sinkenden Produktivität und Schlimmeren (wie z.B. der Handlungsunfähigkeit oder Kundenverlusten) entgegen gewirkt werden kann?

„Ich stimme dem Autor des Artikels allerdings im Aspekt der längerfristigen Personalplanung zu. Denn in Zukunft müssen wir uns auf eine langfristige Planung einstellen. Doch ich denke, dass muss noch einen Schritt weitergehen und alle strategisch wichtigen Bereiche im Unternehmen einschließen, dabei spielt die Wissensbewahrung und -sicherung eine ganz zentrale Rolle“.

 

Sind Unternehmen fit für den demografischen Wandel?

Eine altersgerechte Personalentwicklung wird im Rahmen des demographischen Wandels unserer Gesellschaft sowohl für Unternehmen als auch für Beschäftigte zunehmend wichtiger: Das durchschnittliche Alter der Belegschaften nimmt zu. Durch die jüngsten sozialpolitischen Entscheidungen, wie Erhöhung des Rentenalters und der  Abschaffung von Altersteilzeit, verlängert sich die Lebensarbeitszeit aller Beschäftigten. Bereits vom Jahr 2010 an, so sagt es das Statistische Bundesamt voraus, wird ein Rückgang der Beschäftigten in den Kernbelegschaften aus Altersgründen spürbar sein, und die Zahl der möglichen Nachrücker wird sich sukzessiv verringern.

Das lässt uns fragen: wie gut sind Unternehmen in Deutschland auf die alternde Belegschaft eingestellt? Welche Maßnahmen haben sie bereits ergriffen oder ist dieses Thema noch zu weit weg?

Ist ihnen bewusst, dass in den kommenden Jahren ein großer Teil ihrer Mitarbeiter in Rente gehen und damit ein wahrer Wissensschatz verloren geht, wenn nicht rechtzeitig gehandelt wird? Was wird bereits jetzt getan, um den Wissenstransfer zwischen Alt und Jung zu gestalten? Welche Maßnahmen sind geplant, um ältere Mitarbeiter länger im Unternehmen zu halten, wenn diese zwar im Rentenalter sind, aber noch dringend gebraucht werden? Wie müssten die Arbeitsbedingungen angepasst werden?

Die Marie-Luise und Ernst Becker Stiftung hat sich mit einigen Themen bereits beschäftigt und dazu einen Demografie- Selbstcheck entwickelt, der unter http://www.agecert.de/age-cert-selbstcheck.html kostenlos zur Verfügung steht. Der Online-Fragebogen beinhaltet 75 Fragen zu Arbeits- und Laufbahngestaltung, Förderung der Gesundheitsverhaltens, Weiterbildung sowie Gratifikations- und Anreizgestaltung. Die Resultate werden in anonymer Form branchen- und größenspezifisch ausgewertet.

Wir finden, dass dieser Fragebogen einige wichtige Aspekten und Fragestellung aufwirft, über die sich Unternehmen zum demographischen Wandel in Zukunft stärker auseinandersetzen sollten.