Deutschlands Mittelstand ächzt unter dem Fachkräftemangel. Die Arbeit wird auf immer weniger Köpfe verteilt, und wertvolles Wissen geht verloren.
Aber mit einer strukturieten Vorgehensweise kann es gelingen, den Wissensverlust in Organisationen zu minimieren.
Wie genau das funktionieren kann, habe ich zusammen mit ein paar Kollegen in einem Artikel beschrieben.
Hier habe ich den ganzen Artikel für euch hinterlegt.
Das war des Thema meines vierten und letzten Vortrags in Rahmen eines Projektes bei einem Kunden.
Auch wenn keiner den Begriff demografischer Wandel mehr hören kann, möchte ich trotzdem dazu einladen, mit mir einen Blick auf die Fakten und seine Folgen zu werfen.
Laut Definition beschreibt der demografische Wandel die Entwicklung unserer Bevölkerung. Dabei wird die Veränderung der Altersstruktur, als auch die Geburtenanzahl im Verhältnis zu den Sterbefällen betrachtet. In Deutschland steigt der Altersdurchschnitt und seit den 70er-Jahren werden weniger Menschen geboren, als sterben. Man geht davon aus, dass im Jahr 2060 jeder Dritte mindestens 65 Jahre alt sein wird.
In Deutschland steigt der Altersdurchschnitt und seit den 70er-Jahren werden weniger Menschen geboren, als sterben. Man geht davon aus, dass im Jahr 2060 jeder Dritte mindestens 65 Jahre alt sein wird.
In nicht zu weiter Zukunft -schon in den kommen 7 Jahre wird sich der deutsche Arbeitsmarkt drastisch verändern.
Denn dann werden:
Die Zahlen sprechen für sich. Und doch führt der Handlungsdruck in Unternehmen erst dann zu konkretem Handeln, wenn klar ist, dass Wissensträger gehen und das vorhandene Wissen mit ihnen.
In meinem Vortrag zeige, wie Organisationen schon heute darauf reagieren können. Warum jetzt noch genügend Zeit ist, um einen strukturierten Wissenstransfer in der Organisation zu etablieren und warum es sich für alle Beteiligten lohnt.
Schaut gerne rein. Ich hoffe, ihr könnt für euch etwas mitnehmen.
Das war der Titel meines dritten Vortrags im Rahmen eines Projektes bei einem Kunden.
Über Jahrhunderte haben Menschen ihr Wissen geteilt. Schon unsere Ur-Ur-Vorfahren haben das Jagen eines Mammuts in Form von Höhlenmalereien festgehalten. Oder das Wissen über Pflanzen und Wurzeln von Generationen zu Generationen weitergegeben.
Im schlimmsten Falle hätte niemand überlebt. Im positivsten Fall hätte unsere Entwicklung zum Homo Sapiens noch ein paar Millionen Jahre länger gedauert.
Doch so wie unsere Ur-Ur-Vorfahren Wissen weitergegeben haben, funktioniert es heute nicht mehr. Wissen weiterzugeben ist im Organisationskontext heutzutage kein Ur-Instinkt mehr. Aber dennoch für Organisationen überlebenswichtig.
Denn ohne das Wissen der Mitarbeitenden sind Unternehmen in einer Wissensgesellschaft nicht mehr handlungs- und innovationsfähig.
Auch deshalb brauchen wir nicht nur andere Rahmenbedingen in Organisationen, die den Wissenstransfer günstigen und aktiv fördern, sondern Mitarbeitende auch neue Kompetenzen und Fähigkeiten.
Ich nenne das Wissenstransferkompetenz!
Schaut gerne rein. Ich hoffe, ihr könnt für euch etwas mitnehmen.
Letzte Woche hat die liebe Sandra (eine Netzwerkpartnerin) mich auf einen Punkt in meinem letzten Post aufmerksam gemacht, auf den ich heute noch mal eingehen möchte.
Ich hatte Informationen zu meiner Ausbildung zum/r Wissentransferbegleiter:in gepostet, indem ich vor dem drohenden Verlust an Wissen bei ausscheidenden Mitarbeitern aufmerksam gemacht habe.
Sie hatte daraufhin die Frage gestellt, ob nicht das Wissen aller Mitarbeiter:innen nachhaltig ausgetauscht, gesichert und transparent gemacht werden sollte.
Und was soll ich sagen! Ich kann ihr nicht widersprechen, denn wenn wir Wissensmanagement nachhaltig in den Unternehmen verankern wollen, dann ist die Sicherung des Wissens von ausscheidenden Mitarbeiter:innen nur ein ganz kleiner Teil des großen Ganzen.
Meine These dazu lautet. Im Kern liegt es an unserer Haltung gegenüber dem Wissen selbst. Wissen ist so selbstverständlich, dass wir seine Wichtigkeit und seinen Wert für die Organisation und die Menschen nicht erkennen. Wissen an sich hat keinen hohen Stellenwert in der Organisation. Es ist nichts wert – d.h. Wissen wird nicht als wertvoller Schatz, der zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens beiträgt, gesehen und wahrgenommen.
Immer erst dann, wenn Wissen droht, verloren zu gehen, werden die Menschen aktiv. Aber viel schöner, vor allem auch sinnvoller und nachhaltiger wäre es, wenn Mitarbeiter:innen immer dann ihr Wissen teilen, wenn sie glauben ihr Wissen könnte für andere hilfreich oder bereichernd sein. Dann wäre das Wissen teilen nicht mehr so eine große Hürde, sondern Teil unserer täglichen Wissensarbeit.
Was haltet ihr von meiner These.
Ich habe euch hier das Original von Sandras Feedback hinzugefügt und meine anschließende Antwort darauf.
Sandra Richter:
Richtig tolle Sache, aber sollte nicht das Wissen aller Mitarbeiter:innen nachhaltig ausgetauscht, gesichert, transparent gemacht werden? Ich möchte gern wegkommen von dem Gedanken, dass Wissensmanagement nur deshalb wichtig ist, weil sonst das Wissen ausscheidender MA verloren geht. Wenn wir permanent Wissen teilen, haben wir das Problem nicht. Abgesehen davon ist jede:r MA potenziell ausscheidend oder pausierend. Also das ist nur als Ergänzung zu verstehen und verdeutlicht die Wichtigkeit der Ausbildung und von Wissensmanagement und Wissenstransfer im Allgemeinen. Viel Freude mit allen Teilnehmenden, liebe Kristin.
Meine Antwort:
Liebe Sandra, danke für deinen wertschätzenden Beitrag. ich bin zu 100 Prozent bei dir. Ich sehe Wissensmanagement und Wissenstransfer als integralen Bestandteil unserer täglichen Arbeit. Wissenstransfer sollte nicht nur anlassbezogen (wenn MA gehen) praktiziert werden. Doch die Realität sieht leider so aus, dass die Weitergabe von Wissen als Zusatzaufgabe gesehen wird. Wenn wir Menschen dafür begeistern können, ihr Wissen mit anderen zu teilen und ihnen Begleiter:innen an die Seite stellen, die sie beim Wissenstransfer unterstützen, dann kommen wir diesem Gedanken schon ein ganzes Stück näher. Ich erlebe live mit, wie WT-Begleiter:innen in dieser Rolle selbstwirksam werden und eine ungeheure Freude dabei empfinden, andere bei ihrem Wissenstransfer zu unterstützen. So sähen sie im Unternehmen die ersten Samen für eine immer größer werdenden Graswurzelinitiative einer Wissensteilungskultur.
Vor zwei Wochen dufte ich einen ganzen Tag mit einer Gruppe von Wisstransferbegleitern*innen verbringen. Auf dem Programm stand das Üben eines Experten-Interviews. Dazu durften die Teilnehmer in Gruppen jeweils in vier Rollen schlüpfen:
Insgesamt hatten wir drei Gruppen, die für 2 mal 2 Stunden ein Experten-Interview durchspielen durften. Bevor wir nach jedem Durchlauf in eine gemeinsame Reflexion gegangen sind, um die Erlebnisse, Erkenntnisse und Erfahrungen gemeinsam zu besprechen und Best Practice zu sammeln.
Was in der Theorie so einfach klingt, hat die einzelnen Teilnehmer in der Praxis an der einen oder anderen Stellen ins Schwitzen gebracht. So wurde schnell klar, wo es Unsicherheiten bei den Beteiligten gibt, es an Wissen fehlt und wo schlichtweg die Erfahrungen und die Routinen fehlen.
Im Allgemeinen hatten die Teilnehmer*innen die größten Schwierigkeiten mit der zu bewältigenden Informationsflut. Mit jeder Frage, die gestellt wurde, kam eine ganze Flut an Wissen und Informationen, die verstanden und dokumentiert werden mussten, bevor die nächste passende Frage gestellt wurden konnten. Das Aufnehmen der Informationsflut, das Dokumentieren und das gleichzeitige Nachdenken über die nächste Frage hat viele der Teilnehmer herausgefordert und machen überfordert.
Deshalb ist das zentrale Learning: Wenn bisher nur wenige Experten-Interviews durchgeführt wurden, ist es gut, das Experten-Interview zu zweit, mit beiden Rollen (Interviewer*in und Dokumentator*in) durchzuführen. Damit kann die eine Rolle sich auf das Fragen stellen und zuhören, während die andere Rolle auf das Zuhören und Dokumentieren fokussieren.
Zu dem Thema Experten-Interview gibt es auch eine Visualisierung, die vielleicht noch helfen kann das Thema zu vertiefen.
Mitarbeiter kommen und gehen, das kennen Sie und ist ganz normal. Schwieriger wird es erst dann, wenn in den kommenden Jahren nicht nur einzelne Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, sondern eine ganze Reihe bis hin zu ganzen Abteilungen in Rente gehen.
In den kommenden acht Jahren werden bis zu ein Drittel der angestellten Mitarbeiter in den Ruhestand gehen– das ist überdurchschnittlich viel. Diese Mitarbeiter*innen verfügen über ein enormes unternehmen spezifisches Erfahrungswissen, das gesichert werden will. Dabei geht es um Wissen, das sonst niemand hat und ohne die Weitergabe dieses Wissens wäre es, für das Unternehmen und seine Mitarbeiter für immer verloren.
Um dieser Entwicklung frühzeitig und nachhaltig entgegenzuwirken, können Wissenstransferbegleiter*innen helfen.
„Wissenstransferbegleiter*innen” sind in der Lage, die Wissensträger im Unternehmen aktiv bei deren Wissensweitergaben zu unterstützen. Und das von der Wissensidentifizierung und Strukturierung, über die Wissenstransferplanung bis hin zum eigentlichen Wissenstransfer.“
Im Detail heißt das, sie können …
Block 0 – Kick-Off – Start der Ausbildung
Kennenlernen der Teilnehmer, Erwartungen und Wüsche klären, Überblick über die Ausbildung geben & in das Thema einführen, das Arbeiten in Arbeitsgruppen und mit dem Arbeitsbuch
Block 1 – Theorie & Vermittlung von Basiswissen (Videos und Arbeitsunterlagen zum Selbststudium)
Verstehen, wovon wir sprechen. Wichtiges Basiswissen aus dem Wissensmanagement; z. B. Abgrenzung von Informations- und Wissensmanagement, „Wissenstreppe“, Eisbergmodell.
Block 2 – Theorie & Praxisübungen (Videos und Arbeitsunterlagen zum Selbststudium)
Erfahren, worauf es ankommt. Wissenstransfer als sozialen und biologischen Prozess verstehen: Das Brückenprinzip, das Sender-Empfänger-Prinzip, die Rolle des Gehirns, kognitive Komplexität und mögliche Störfaktoren, Lernprinzipien, Lerntypen, Lernwege, Vergessenskurve.
Block 3 – Theorie & Praxisübungen (Online-Training)
Wie den reichen Wissensschatz identifizieren – das „Experten-Interview“. Die Methode kennenlernen und einsetzen können.
Block 4 – Theorie & Praxisübungen (Online-Training)
Wie den Wissensschatz bewerten, transparent machen und dokumentieren – die „Wissenslandkarte“ und die „Netzwerkanalyse“. Die Methoden kennenlernen und einsetzen können.
Block 5 – Theorie & Praxisübungen (Online-Training)
Eine gute Planung als solides Fundament – der „Wissenstransferplan“. Das Tool kennenlernen und einsetzen können.
Block 6 – Theorie & Praxisübungen (Online-Training)
Wissenstransfer als effektiven und effizienten Prozess gestalten. Phasen. Schritte. Erfolgsfaktoren. Wissenstransfers als Ganzes planen. Das didaktische Baukastenprinzip – der „Schedule“ und Best Practice Beispiele.
Block 7 – Workshop – Erfahrungen machen – Experten-Interview (Präsenz)
Experteninterviews eigenständig vorbereiten und durchführen können. Im Workshop erhalten die Teilnehmer*innen die Gelegenheit in die verschiedenen Rollen (Interviewer, Wissensgeber und Beobachter) Zu schlüpfen und diese auszuprobieren. Die Erfahrungen werden gemeinsam im Anschluss reflektiert und ausgewertet sowie Best Practice entwickelt.
Block 8 – Workshop – Erfahrung machen – Wissenstransfermethoden (Präsenz)
Jede Art von Wissen kann mit Hilfe von verschiedenen Wissenstransfermethoden weitergegeben werden. Vorausgesetzt diese sind bekannt und können entsprechend den Rahmenbedingungen eingesetzt werden. Im Workshop erhalten die Teilnehmer einen Überblick über die verschiedenen Methoden und haben die Gelegenheit eine Vielzahl der Methoden auszuprobieren.
Block 9 – Einzel Coaching – (Online)
Unterstützung bei konkreten Wissenstransferfällen für jeden Teilnehmer individuell abrufbar.
Wenn Sie Intresse an der Ausbildung haben, dann melden Sie sich bei mir. Ich biete diese auch ein mal im Jahr als offenes Programm an.
Heute durfte ich einen Impulsvortrag bei dem Deutschen Verein des Gas- und Wasserfaches e.V. halten.
Die Veranstaltung trug den Titel Dispatching – Sicher im Wandel.
Damit der Wandel gelingen kann war mein Thema: Wissen geht in Rente. Wie das wertvolle Wissen von ausscheidenden Mitarbeiter*innen für die Zukunft sichern.
In meinem Impuls geht es vor allem um die Fragen:
Wer nicht live dabei sein konnte, sich aber ein Bild machen möchte, kann sich die Präsentation hier ansehen.
Wissen ist ein wertvolles Gut. Es lohnt sich dieses Wert zu schätzen damit es im Unternehmen bleibt und weiter genutzt wird. Doch die Mehrheit der Unternehmen in Deutschland machen sich erst Gedanken über ihr Wissen, wenn es droht verloren zu gehen.
Erst im Zuge des demografischen Wandels entscheiden sich Unternehmen das Wissen ihrer ausscheidenden Mitarbeiter systematisch zu sichern und zu verteilen, um auch in Zukunft handlungsfähig zu bleiben. Das ist sicher ein guter Weg, den Organisationen einschlagen können, um ihr Wissen zu sichern. Dennoch bleibt dieses Vorgeben häufig eine Einzellösung – und ist vom Ende her gedacht.
Wie wäre es, wenn die Wissenssicherung und -verteilung nicht erst am Ende einer Laufbahn wertgeschätzt wird? Wenn der Wissenstransfer so in den Arbeitskontext der Menschen integriert ist, dass er ganz selbstverständlich stattfindet. Wenn, Wissen nicht als Hoheitsgut Einzelner, sondern als Gemeinschaftsgut aller verstanden wird. Wenn, Wissen über Abteilungsgrenzen hinweg offen mit allen ausgetauscht wird. Wenn, Werkzeuge und Methoden wie ganz selbstverständlich zum Einsatz kommen, weil die Menschen sie gekonnt für Ihre Zwecke nutzen.
Die Verteilung und Sicherung von Wissen ist nichts, was Unternehmen erst angehen sollten, wenn klar ist, das wichtiges Wissen die Organisation verlässt. Vielmehr sollten sie sich Fragen wie sie das Wissen in Fluss bringen und so die Versorgung ihrer Mitarbeiter schon jetzt mit dem wichtigen Rohstoff sicherstellen.
In der Praxis beschäftigen sich Unternehmen häufig nur mit einzelnen Teilbereichen ihres Wissensmanagements und weniger mit dem großen Ganzen. Für die ersten Schritte mag das ein gutes Vorgehen sein. Doch für ein nachhaltiges Wissensmanagement ist das zu wenig. Irgendwann braucht es ganzheitlichen Ansatz. Eine Strategie (wie z. B. die Push & Pull Strategie, Connect & Collect Strategie oder die 4 Sälen der Wissenssicherung) sowie einen Rahmen ( wie z. B. eine Wissensteilungskultur) die den Umgang mit Wissen im Unternehmen beschreibt ud festlegt.
Ist der Wissensfluss in Organisationen sichergestellt, so ist die Gefahr des Wissensverlustes mit dem Weggang eines oder mehrere Mitarbeiter kein Risiko mehr. Das Wissen wird bereits unter den Mitarbeitern geteilt und verteilt und muss so nicht aufwändig immer wieder neu gebildet werden.
Mitarbeiter kommen und gehen, das kennen wir schon und ist ganz normal. Schwieriger wird es erst dann, wenn in den kommenden Jahren nicht nur einzelne Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, sondern eine ganze Reihe bis hin zu ganzen Abteilungen in Rente gehen. Das ist auch die Motivation, eines meiner Kunden bei dem der demografischen Wandel in den kommen Jahren voll zuschlägt.
So hat das Unternehmen ermittelt, dass bis 2030 etwa ein Drittel der Mitarbeiter in den Ruhestand gehen werden – das sind ca. 80 bis 150 Mitarbeiter*innen pro Jahr. Viele dieser Mitarbeiter*innen verfügen über ein enormes unternehmen spezifisches Erfahrungswissen das gesichert werden will. Dabei geht es um Wissen, das sonst niemand hat und ohne die Weitergabe dieses Wissens wäre es für das Unternehmen und seine Mitarbeiter für immer verloren.
Um dieser Entwicklung frühzeitig und nachhaltig entgegenzuwirken haben wir deshalb eine Ausbildung zum Wissenstransferbegleiter*innen entwickelt.
Die Ausbildung versetzt die „Wissenstransferbegleiter*innen“ in die Lage, eigenständige „Experten-Interviews“ durchzuführen sowie die Wissensträger aktiv bei deren Wissensweitergaben zu unterstützen. Und das von der Wissensidentifizierung und Strukturierung, über die Wissenstransferplanung bis hin zum eigentlichen Wissenstransfer.
Ursprünglich war die Ausbildung als Präsenz-Training angedacht aber aufgrund der aktuellen Situation bieten wir die Ausbildung nun erst mal in Form eines interaktiven Online-Trainings an.
Entstanden ist eine Ausbildung in 3 Phasen. Die erste Phase beinhaltet die ersten beiden Blöcke die in Form von Selbstlernmodulen angelegt sind und theoretisches Basiswissen vermitteln. In Phase 2 finden dann 5 virtuelle Online Trainings statt die Theorie mit Praxis verzahnen und die Teilnehmer in zahlreichen Übungen dazu bringen das Gelernte in die Praxis zu übertragen und in den individuellen Kontext anzuwenden. Phase 3 beinhaltet ein individuelles Coaching, das jeder Teilnehmer während seiner ersten Praxis in der Rolle des Wissenstransferbegleiters individuell abrufen und nutzen kann.
Parallel dazu wird eine Community gegründet in dem sich die Teilnehmer regelmäßig austauschen können, um auch nach der Ausbildung in Kontakt zu bleiben, Praxis-Erfahrungen zu teilen und sich gegeseitig zu unterstützten.
Diesen Montag startet der erste Block mit etwas Theorie und am Freitag geht es gleich mit der ersten Fragerunde weiter. Ich freue mich sehr auf die Teilnehmer.
In den meisten Fällen habe ich das Wissensträger-Interview vor Ort beim Kunden durchgeführt. In seltenen Fällen auch mal online z.B., wenn die Zeit knapp war oder Wissensträger seinen Arbeitsplatz im Ausland hatte und es zu aufwändig war dort hin zu Reisen oder das Budget es einfach nicht erlaubt hat.
Gerade in Zeiten wie diesen kann ich schlicht weg nicht mehr zu meinen Kunden Reisen – weil die Rahmenbedingung es nicht erlauben. Also mache ich das Beste daraus und biete für diese Zeit alle Wissensträger-Interviews online an.
Kurz zusammengefasst – das Wissensträger-Interview gibt dem Wissensträger oder Experten die Gelegenheit über sein Wissen nachzudenken und dieses zu reflektieren. Mithilfe von Fragen kann der Erfahrungs- und Wissensschatz eines Wissensträgers so sichtbar und in Stichpunkten in Form einer Wissenslandkarte festgehalten werden.
Es geht darum dem Wissensträger genügend Zeit und Raum für sein Nachdenken und Reflektieren zu geben, denn erst damit kommt er an sein tiefliegenden Wissensschatz.
Im Prinzip ändert sich nichts an der Interview-Methodik nur die Rahmenbedingen sind eben anders.
Anstatt mich wie üblich für ein bis eineinhalb Tage in einen Raum beim Kunden mit dem Wissensträger einzuschließen, vereinbaren wir eine kleine Reihe an virtuellen Sitzungen, an dem ich das Interview durchführe. Somit bleibt der Zeitrahmen gleich muss aber anders organisiert werden – also kleine Interview-Einheiten an mehreren darauffolgenden Tagen. Der Raum kann vom Wissensträger selbst bestimmt werden, also entweder schaltet er sich aus dem Büro, von zu Hause oder von einem anderen Ort dazu. Wichtig dabei ist nur, dass er für ca. 120 Minuten ungestört ist.
Die Erfahrung der letzten Wochen hat gezeigt, dass es von den Wissensträgern als sehr positiv empfunden wird kleine Interview-Einheiten zu planen da sich diese viel besser in ihren Arbeitsalltag integrieren lassen. Einige der Wissensträger haben mir sogar das Feedback gegeben, dass sie das Gefühl haben durch den kontinuierlichen Prozess (jeden Tag ein kurzes Interview) viel besser reflektieren zu können und somit auch an das echte und wertvolle Erfahrungswissen zu gelangen.
Auch die Dokumentation unterscheidet sich nur wenig. Während ich beim Interview vor Ort zur Dokumentation des Wissens mit Post-Its arbeite, die ich an die Wand klebe, um das Wissen für den Wissensträger sichtbar zu machen, dokumentiere ich das Wissen in den virtuellen Sitzungen mit dem MindManager in Form einer Wissenslandkarte. Bei beiden Vorgehen kann der Wissensgeber jederzeit sehen was bereits an Wissen festgehalten wurde.
Neben den technischen Voraussetzungen wie einer guten Internetanbindung, eine funktionierende Kamera und einem geeigneten Kommunikations- und Besprechungs-Tool ist vor allem das Mindset des Wissensgebers ausschlaggebend.
Ist der Wissensgeber offen und neugierig Neuem gegenüber und lässt sich auf das Experiment ein sind alle Voraussetzungen für ein Gelingen des Online-Wissensträger-Interviews gegeben.
In der Praxis zeigt sich, dass die Know-How-Träger, sich alle recht schnell mit der neuen Technik und Methode vertraut machen konnten. So erhalten wir zum Ende immer eine umfassende Wissenslandkarte, die keinen Unterschied aufweist zu der die ich live vor Ort beim Kunden erstelle.
Wenn Sie mehr über das Wissensträger-Interview wissen wollen, können Sie sich meine Visualisierung in Form eines A4-Posters ansehen oder Sie sprechen mich für weitere Details direkt an.
Kristin Block 
Kristin Block
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