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Ein Wissensträger-Interview online durchführen geht das?

In den meisten Fällen habe ich das Wissensträger-Interview vor Ort beim Kunden durchgeführt. In seltenen Fällen auch mal online z.B., wenn die Zeit knapp war oder Wissensträger seinen Arbeitsplatz im Ausland hatte und es zu aufwändig war dort hin zu Reisen oder das Budget es einfach nicht erlaubt hat.

Gerade in Zeiten wie diesen kann ich schlicht weg nicht mehr zu meinen Kunden Reisen – weil die Rahmenbedingung es nicht erlauben. Also mache ich das Beste daraus und biete für diese Zeit alle Wissensträger-Interviews online an.

Experteninterview geht auch online

Aber was ist ein Wissensträger-Interview überhaupt?

Kurz zusammengefasst – das Wissensträger-Interview gibt dem Wissensträger oder Experten die Gelegenheit über sein Wissen nachzudenken und dieses zu reflektieren. Mithilfe von Fragen kann der Erfahrungs- und Wissensschatz eines Wissensträgers so sichtbar und in Stichpunkten in Form einer Wissenslandkarte festgehalten werden.
Es geht darum dem Wissensträger genügend Zeit und Raum für sein Nachdenken und Reflektieren zu geben, denn erst damit kommt er an sein tiefliegenden Wissensschatz.

Was ist anders und worin liegt der Unterschied?

Im Prinzip ändert sich nichts an der Interview-Methodik nur die Rahmenbedingen sind eben anders.

Anstatt mich wie üblich für ein bis eineinhalb Tage in einen Raum beim Kunden mit dem Wissensträger einzuschließen, vereinbaren wir eine kleine Reihe an virtuellen Sitzungen, an dem ich das Interview durchführe. Somit bleibt der Zeitrahmen gleich muss aber anders organisiert werden – also kleine Interview-Einheiten an mehreren darauffolgenden Tagen. Der Raum kann vom Wissensträger selbst bestimmt werden, also entweder schaltet er sich aus dem Büro, von zu Hause oder von einem anderen Ort dazu. Wichtig dabei ist nur, dass er für ca. 120 Minuten ungestört ist.

Die Erfahrung der letzten Wochen hat gezeigt, dass es von den Wissensträgern als sehr positiv empfunden wird kleine Interview-Einheiten zu planen da sich diese viel besser in ihren Arbeitsalltag integrieren lassen. Einige der Wissensträger haben mir sogar das Feedback gegeben, dass sie das Gefühl haben durch den kontinuierlichen Prozess (jeden Tag ein kurzes Interview) viel besser reflektieren zu können und somit auch an das echte und wertvolle Erfahrungswissen zu gelangen.

Auch die Dokumentation unterscheidet sich nur wenig. Während ich beim Interview vor Ort zur Dokumentation des Wissens mit Post-Its arbeite, die ich an die Wand klebe, um das Wissen für den Wissensträger sichtbar zu machen, dokumentiere ich das Wissen in den virtuellen Sitzungen mit dem MindManager in Form einer Wissenslandkarte. Bei beiden Vorgehen kann der Wissensgeber jederzeit sehen was bereits an Wissen festgehalten wurde.

Welche Voraussetzungen sind notwendig?

Neben den technischen Voraussetzungen wie einer guten Internetanbindung, eine funktionierende Kamera und einem geeigneten Kommunikations- und Besprechungs-Tool ist vor allem das Mindset des Wissensgebers ausschlaggebend.

Ist der Wissensgeber offen und neugierig Neuem gegenüber und lässt sich auf das Experiment ein sind alle Voraussetzungen für ein Gelingen des Online-Wissensträger-Interviews gegeben.

In der Praxis zeigt sich, dass die Know-How-Träger, sich alle recht schnell mit der neuen Technik und Methode vertraut machen konnten. So erhalten wir zum Ende immer eine umfassende Wissenslandkarte, die keinen Unterschied aufweist zu der die ich live vor Ort beim Kunden erstelle.

Wenn Sie mehr über das Wissensträger-Interview wissen wollen, können Sie sich meine Visualisierung in Form eines A4-Posters ansehen oder Sie sprechen mich für weitere Details direkt an.

 

 

 

 

Wissen geht in Rente

Wissen geht in RenteMitarbeiter gehen in Rente. Das ist ein ganz normaler und natürlicher Prozess. Doch in den kommenden Jahren wird nicht nur einer von vielen ihrer Mitarbeiter in Rente gehen, sondern eine Vielzahl von Know-How-Trägern.

Der demografische Wandel stellt Unternehmen damit vor die Herausforderung das Wissen dieser Wissensträger frühzeitig zu sichern.

Jetzt werden Sie sich fragen, warum? Bisher sind immer wieder Mitarbeiter in den Ruhestand gegangen und was daran ist jetzt neu?

Die Herausforderung liegt nicht darin, dass der eine oder andere Mitarbeiter in Rente geht. Sie liegt darin, dass eine Vielzahl an Experten gleichzeitig in Rente gehen. Ist ein Mitarbeiter bisher in den Ruhestand gegangen, konnte das Wissen der Person an viele andere weitergeben werden. Wenn Wissenslücken nach dem Weggang sichtbar wurden, war das zu verkraften da es noch genügend Mitarbeiter gab die die Wissenslücke mit etwas Aufwand und Zeit geschlossen haben. Doch in den kommenden Jahren wird das nicht mehr möglich sein.

Denn zum einen sind es zu viele Mitarbeiter die gehen und zum anderen gibt es zu wenige Mitarbeiter, die das Wissen entgegennehmen können und wollen.

Deshalb ist es ratsam den Wissenstransfer und die Sicherung des Know-hows frühzeitig zu planen und zu sichern. Damit Wissen nicht unwiederbringlich verloren geht.

In meiner Praxis zeigen sich immer wieder dieselben Stolperfallen, an den Organisationen scheitern.
  • Organisationen sind sich der Herausforderung und den damit verbundenen Konsequenzen nicht bewusst. Entweder, weil es ja bisher auch immer so geklappt mit dem Wissenstransfer oder weil ein Wissenstransfer sowieso nie stattgefunden hat und es auch so mehr oder weniger gut ohne strukturierte Wissensübergabe funktioniert hat.
  • Sie sind schlecht vorbereitet, wissen nicht, wann wer in Rente geht und sind häufig zu spät dran. Es ist ja nicht so, dass der Renteneintritt eines Mitarbeiters ein überraschendes Ereignis ist. Ich für meinen Teil dachte immer, dass Organisationen die Altersstruktur seiner Mitarbeiter kennen und damit auch wissen welcher Wissensträger, wann das Unternehmen verlässt. Doch häufig erlebe ich Wissenstransfer-Anfragen mit einer Vorlaufzeit von 4 Wochen und weniger.
  • Unternehmen sind sich der Komplexität der Aufgabe und den damit verbundenen Zeitaufwand nicht bewusst. Sie unterschätzen die Komplexität eines Wissenstransfers und den damit verbundenen Zeitaufwand. Oft wird noch geglaubt das viel Wissen ja eh schon dokumentiert ist und ein paar Stunden für die Weitergabe von Erfahrungswissen ausreichen. Aber Wissen, dass sich ein Mitarbeiter über Jahrzehnte angeeignet und weiterentwickelt hat kann nicht an ein einem Nachmittag übergeben werden. Und schon gar nicht, wenn beide Wissensgeber und Wissensempfänger noch ihren regulären Aufgaben nachgehen.
  • Sie wissen nicht wie sie das Know-how der ausscheidenden Mitarbeiter identifizieren, sichern und an die nächste Generation weitergeben können. Es fehlt den Organisationen bzw. Mitarbeiter die über Wissenstransferkompetenzen verfügen. Das heißt zum einen kennen Sie weder die Methoden für die Wissensidentifizierung noch Wissen sie wie Wissen so weitergegeben werden kann, das dieses auch beim Empfänger ankommt, und zwar so, dass es verstanden und angewendet werden kann.
Dabei lässt sich das Wissen ausscheidender Mitarbeiter mit einem strukturierten Vorgehen in 5 Schritten und einem überschaubaren Aufwand für die Zukunft sichern.
  1. Schritt: Prozess starten – alle Beteiligen an einen Tisch bringen und vorgehen definieren.
  2. Schritt: Wissensidentifikation und -strukturierung – mittels eines Wissensträgers- bzw. Experten-Interviews.
  3. Schritt: Wissenstransfer planen – mithilfe eines Wissenstransferplans der den gesamten Prozess transparent macht und damit auch den Gesamtaufwand an Zeit aufzeigt.
  4. Schritt: Wissenstransfer durchführen – mittels verschiedener Wissenstransfer-Methoden die dabei helfen die verschiedenen Wissensarten an den/die Wissensempfänger zu vermitteln und zu übergeben.
  5. Schritt: Aus den Erfahrungen lernen – mithilfe einer Nachbetrachtung und Definition von Learnings die sich auf kommende Wissenstransfer-Situationen übertragen lassen.

Das Vorgehen gibt es auch visualisiert als A4-Poster, dass Sie hier finden.
Wenn Sie mehr zu meinem Vorgehen wissen wollen, dann sprechen Sie mich gerne an.

Kann Wissen übertragen werden?

Per Zufall bin ich auf eine Definition zum Thema Wissenstransfer gestoßen, mit der ich nicht einverstanden bin.

In der Definition heißt es:

“Wissenstransfer beschreibt den Prozess, Wissen von einem Menschen zum anderen oder über Medien wie Bücher, Internet, Datenbanken oder Lernsysteme zu übertragen. Erfolgreicher Wissenstransfer findet aus Sicht der Personalentwicklung dann statt, wenn beispielsweise in Seminaren Erlerntes zu Einstellungs- und Verhaltensänderungen führt und langfristig in die Arbeitssituation übertragen wird.”

Quelle: Jahrbuch Personalentwicklung & HR-Lexikon der Personalentwicklung Website

Zwei Menschen beim WissenstransferWas genau stört mich an dieser Definition.

Der Begriff Wissenstransfer bezeichnet keinen im üblichen Sinne gemeinten Transfer also Wissen wird von A nach B transferiert. Wissenstransfer meint die Weitergabe von Wissen z. B. von einer Person zur einer anderen.

Nein. Wissen kann nicht übertragen werden. Wissen wird bei jedem Menschen neu gebildet.

So gleicht das weitergegebene Wissen von Max nicht dem beim Wissensempfänger Moritz angekommen Wissen. Denn je nachdem welche Vorkenntnisse, Prägungen, Werte, Talente etc. die empfangende Person hat verändert sich das Wissen.

Wenn wir das Bild des Wissenstransfers konsequent weiterverfolgen, dann wäre das Wissen ja bei Max nicht mehr vorhanden dafür aber bei Moritz. So ist es aber eben nicht.

Der echte und ernstgemeinte Wissenstransfer meint das Teilen von Wissen und beruht immer auf freiwilliger Basis. Niemand kann uns zwingen Wissen zu teilen. In der Rolle des Wissensgebers mache ich immer ein Angebot, das mein Gegenüber annehmen kann oder auch nicht.

Ein Wissenstransfer ist keine Einbahnstraße, sondern ein Geben und Nehmen zwischen zwei oder mehreren Personen. Er ist vor allem eine freiwillige, auf Interesse basierte Aufnahme von fachlich begründeten, im besten Fall wissenschaftlich erwiesenen Erkenntnissen, ein Lernprozess, bei dem beide Parteien lernen und ihr eigenes Wissen anreichern, ausbauen oder verändern. Und das auf beiden Seiten.

Somit ist ein Wissenstransfer dann besonders erfolgreich, wenn beide Seiten, Wissensgeber und Wissensempfänger einen Erkenntnisgewinn oder etwas daraus gelernt haben. Das wiederum setzt voraus, das Wissen verstanden, reflektiert, verarbeitet, angereichert, internalisiert und im Idealfall in den Arbeitskontext übertragen und eingesetzt wird.

Ein Wissenstransfer ist nicht das Ergebnis von Erlerntem, das zu einer Einstellungs- und Verhaltensänderungen führt, das ist einseitige Manipulation, die dem Unternehmen dient und nicht der persönlichen Weiterentwicklung. Mit Wissenstransfer ist der freiwillige und offene Umgang mit Wissen gemeint die ohne Einflussnahme von außen stattfindet und in erster Linie den persönlichen Interessen und nicht der Organisation dient.

Übrigens findet der Wissenstransfer über einen wesentlich geringeren Teil via Medien wie Bücher, Datenbanken etc. statt. Der weitaus größere Teil findet vor allem über die Kommunikation und Interaktion von uns Menschen statt. Gelebter Wissenstransfer bedeutet Zusammenarbeit, dabei fließt Wissen ganz automatisch und wird nicht von außen gesteuert, sondern von der Neugier und dem Vertrauensvorschuss den wir uns bei jeder Form der Zusammenarbeit gegenseitig geben.

 

 

Die Connect-Route

Und warum das Zusammenbringen von Menschen in Unternehmen so wichtig ist

Bei der Connect-Route geht es darum Menschen in Unternehmen zusammen zu bringen und ihnen so viele Möglichkeiten zum Wissensaustausch wie möglich zugeben. Dabei geht es vor allem um das Wissen, das sich nicht dokumentieren lässt und einen hohen Grad an Komplexität besitzt, sodass es nur mit Hilfe des Menschen weitergeben werden kann.

Wissensverteilung mit Hilfe der Connect-Route

Damit das im Unternehmenskontext funktioniert, braucht es ein paar Rahmenbedingungen, auf die ich eingehen möchte.

Wissensaustausch beansprucht Zeit.

Es ist doch so: heute wird der Wissensaustausch immer noch als Zusatz-Aufgabe gesehen. In meinen Projekten bekomme ich immer wieder von Mitarbeitern zu hören: “Wann soll ich denn das auch noch machen? Ich habe keine Zeit auch noch aktiv mein Wissen zu teilen!” Aber genau darin liegt das Dilemma, denn sein Wissen mit anderen zu teilen und weiterzugeben ist keine Zusatzaufgabe, sondern integraler Bestandteil unserer täglichen Arbeit. Nur wird das von den wenigsten so gesehen. Insbesondere bei der zunehmen Komplexität unserer Arbeitswelt sind wir immer mehr darauf angewiesen unser Wissen schnell und kompakt an den Mann oder die Frau zu bringen. Wir haben keine Zeit für die Wissensweitergabe, weil es uns nicht wichtig genug ist.

Zeit schaffen – Organisationen sollten Zeit für pro aktiven Wissensaustausch fördern, indem Sie Wissen als ein wertvolles Gut im Unternehmen begreifen und ihre Mitarbeiter gezielt anhalten ihr Wissen zu teilen.
Mitarbeiter und Führungskräfte müssen lernen mit unserer knappen Zeit besser um zugeben und Prioritäten zu setzen. Und wir alle haben begriffen, dass die Weitergabe von Wissen ein Teil unserer täglichen Arbeit ist.

Wissensaustausch braucht Gelegenheiten.

Die Wissensweitergabe lebt von und mit den Menschen. Doch wenn es in Unternehmen nur wenige Gelegenheiten gibt miteinander in Kontakt zu treten, um sich auszutauschen, wird es schwer. Menschen brauchen Zeit, Muße und Gelegenheiten sich spontan oder geplant zu treffen. Hetzen sie von einem Meeting zum anderen, nehmen sie viele Chancen zum Austausch im Laufe des Tages gar nicht wahr. Nun werden viele das Argument anführen, dass die Digitalisierung es uns heute doch ungemein erleichtert auf digitalem Weg mit vielen Menschen in Kontakt zu treten und Wissen auszutauschen. Dem will ich nicht widersprechen. Aber worum es mir geht, ist die Qualität. Sicher, ich kann heute mit viel mehr Menschen mein Wissen teilen als früher. Doch über die digitalen Medien bleiben wir meist an der Oberfläche. Wollen wir hochkomplexes Wissen an andere weitergeben, müssen wir uns in den meisten Fällen einfach physisch treffen. Hier gilt es eine gute Mischung zwischen Digital und nicht digital zu finden.

Gelegenheiten schaffen – Organisationen sollten ihren Mitarbeiten mehr Gelegenheiten und Anlässe bieten sich austauschen zu können. Gelegenheiten können z. B. interne Messen, Tag der offenen Abteilung, Knowledge-Cafés, Community-Veranstaltungen, Knowledge-Jams, Failier Nights, WOL, etc. sein. Und sie müssen dafür sorgen, dass der Austausch von Wissen während der Arbeitszeit stattfindet.
Mitarbeiter und Führungskräfte lernen diese Angebote für sich und ihre Teams zu nutzen. Sie verstehen dies, als Lernchancen um ihren eigenen Wissenshorizont zu erweitern und andere an ihrem Wissen teilhaben zu lassen.

Wissensaustausch braucht Freiwilligkeit und Vertrauen.

Wird die Weitergabe von Wissen in Unternehmen verordnet, passiert im positiven Fall nichts. Im negativen Fall bauen sich noch mehr Mauern auf. Niemand kann Menschen dazu zwingen, Wissen zu teilen. Wissensaustausch funktioniert nur auf freiwilliger Basis und auch nur dann, wenn das Wissen wertgeschätzt wird. Es kommt darauf an wie vertrauensvoll die Menschen miteinander im Unternehmen umgehen. Ich spreche hier immer von “Vertrauensvorschuss”. Damit meine ich das Vertrauen, das ich meinem Gegenüber vorab zugestehe, weil ich davon ausgehe, dass es keine negativen Konsequenzen für mich hat, wenn ich mein Wissen mit dieser Person teile.

Wissen teilen wollen – Organisationen sollten ihren Mitarbeiten zeigen (im Tun und Handeln), dass es ihnen ernst ist. Wissensweitergabe wird wertgeschätzt und honoriert. Mitarbeiter und Führungskräfte wissen um die Vorteile und den Nutzen der Wissensteilung für jeden Einzelnen, das Team und die Gesamtorganisation.

Wissenstransfer braucht Wissenstransfer-Kompetenz.

Wissen zu teilen erfordert neue Kompetenzen und Fähigkeiten, die nicht jeder von Natur aus mitbringt. Schließlich haben die wenigsten von uns eine pädagogische Ausbildung und damit Kenntnisse über das Lehren und Lernen. Um Wissen aber so weitergeben zu können, dass dieses beim Empfänger ankommt, verstanden und in den eigenen Kontext übertragen werden kann benötigen wir alle mehr Wissenstransferkompetenz.

Kompetenzen entwickeln – Organisationen sollten ihre Mitarbeiten dabei unterstützen Wissenstransferkompetenzen zu entwickeln. Zum Beispiel: Offenheit für Veränderungen oder Kommunikationsfähigkeit. Dazu müssen sie neue Ausbildungsangebote konzipieren und den Mitarbeitern die Gelegenheit bieten, die neuen Fähigkeiten anzuwenden. Mitarbeiter und Führungskräfte sind motiviert, neue Fähigkeiten und Kompetenzen zu erlernen.

Wissenstransfer braucht ein positives Menschenbild.

Immer dann, wenn ich in ein neues Unternehmen komme und bei den ersten Gesprächen spüre, hier läuft etwas anders, bemerke ich schnell, woran es liegt. Es ist das positive Menschenbild, das in diesem Unternehmen gelebt wird. Dort werden Menschen als individuelle Wesen gesehen, die selbstbewusst, eigenverantwortlich zusammenarbeiten und die Arbeit, die sie tun, als sinnvoll empfinden.

Positives Menschenbild schaffen – Unternehmen sollten lernen, die Zügel zu lockern und ihren Mitarbeiten deutlich mehr zuzutrauen. Sich von einem veralteten, negativen Menschenbild zu verabschieden ist das Gebot der Stunde. Es gilt einen Weg zu finden, Mitarbeitern zu mehr Autonomie zu verhelfen. Mitarbeiter und Führungskräfte können, selbstbewusst und verantwortungsvoll mit der gewonnen Freiheit umzugehen.

Wie in meinem letzten Artikel erwähnt bildet die Connect-Route nur den einen Weg ab, um Wissen im Unternehmen zu verteilen. Die Verteilung von dokumentiertem Wissen kann über die Collect-Route erfolgen. Es ist allerdings wichtig, dass ein Gleichgewicht zwischen den beiden Routen besteht und beide Routen bedient werden. Eine alleine kann die Verteilung von Wissen nur bedingt sicherstellen.

Zitat einer Wissensempfängerin

Heute habe ich ein tolles Feedback einer Wissensempfängering erhalten die ich bei der Einarbeitung und einem Wissenstransfer begleitet habe.


“Aufgrund der strukturierten Vorgehensweise konnte ein interessanter Überblick über das Aufgabengebiet erstellt werden. Durch das schriftliche Festhalten von wichtigen Themen und Aufgaben sowie durch fest vereinbarte Termine konnten die verschiedenen Punkte dann in der knappen Zeit sinnvoll übergeben werden. Die Begleitung und Moderation durch Frau Block war hier sehr hilfreich.”

Brigitte Huber, Versicherungskammer Bayern

 

Gleichzeitig möchten ich mich in diesem Zusammenhang auch bei Susanne Heinz bedanken, die mich in diesem Fall an die Versicherungkammer weiter empfohlen hat und so eine tolle Zusammenarbeit entstanden ist.

Wissensinseln was ist das?

Wissensinseln sind einzelne Silos die entweder aus Einzelpersonen, Personengruppen z. B. Teams, Abteilungen, unterschiedlichen Standorten, Kunden oder auch Kooperationspartnern bestehen können und ihr vorhandenes Wissen nicht oder sehr eingeschränkt miteinander austauschen oder teilen.

In jedem Unternehmen kommen Wissensinseln mehr oder weniger stark ausgeprägt vor. Die Frage ist nur wie lassen sich diese Silos besser verbinden oder gar auflösen?

Zunächst möchte ich aber einen Blick darauf werfen, warum es in fast allen Unternehmen Wissensinseln gibt.

Wissensinseln

 

WARUM und WIE entstehen Wissensinseln?

In den meisten Fällen sind Wissensinseln historisch & organisatorisch gewachsen, indem versucht wurde die Arbeit besser zur strukturieren und zu organisieren, so sind zum Beispiel Arbeitsteilungen entstanden.

Das erklärt sich sehr gut an einem Beispiel. Nehmen wir z. B. ein Startup mit 10 Mitarbeiten. Hier funktioniert der Wissensfluss und die Zusammenarbeit oft sehr gut, jeder kennt jeden und alle Aufgaben und Zuständigkeiten sind transparent und die einzelnen Aufgaben überschneiden sich. Jede packt noch da an, wo etwas fehlt. Die Zielsetzung ist klar und alle arbeiten auf das zu erreichende Ziel hin. Doch je größer das Unternehmen wird, desto lauter wird der Wunsch nach mehr Struktur und die Arbeitsteilung nimmt zu. Bereiche werden zusammengefasst und Abteilungen entstehen. Das führt unweigerlich dazu, das die ersten Wissensinseln entstehen. Wächst das Unternehmen im Laufe der Jahre weiter kommen neue Wissensinseln hinzu.

 

Wissens Inseln

 

Aus der Perspektive einer Organisation lässt sich das am besten an Hand von drei schematischen Skizzen erklären. Um als Unternehmen effizienter arbeiten zu können hat man im Unternehmen hierarchische Barrieren (wie z. B. Top-Management, mittleres Management, Arbeiter) und funktionale Barrieren (wie z. B. Einkauf, Finanzwesen, Verkauf, Marketing) eingeführt. Damit aber entstehen sogenannte unverbundene Wissensinseln.

Diese unverbundenen Wissensinseln verfolgen alle sehr unterschiedliche Interessen, individuellen Ziele und horten daher oft ihr Wissen um sich und Ihre Stellung im Unternehmen nicht zu gefährden. Dieser Zustand führt eben auch dazu, das wichtiges Wissen nicht über Hierarchien und Abteilungen hinweg geteilt wird.

Ich will damit nicht sagen, das es gar keinen Wissensaustausch gibt, nur ist dieser an der einen oder anderen Stelle unterbrochen, gestört oder nur sehr eingeschränkt möglich.

Wie die Wissensinseln auflösen?

Ziel des Wissensmanagements ist die Wissensinseln aufzulösen, indem Barrieren gezielt abgebaut werden, um das Wissen im organisationalen Rahmen für alle sinnvoll nutzbar zu machen. In der Praxis begegnen mir zwei wesentliche Merkmale, die einen offen Umgang mit Wissen im Unternehmen stören oder behindern.

1. Wissen-ist-Macht-Denke

Das erste Merkmal ist die Wissen-ist-Macht-Denke und der damit verbundenen Angst. Angst sich entbehrlich zu machen, Angst davor das “mein” Wissen unter falschem Namen weitergegeben wird oder ganz schlicht Angst seinen Arbeitsplatz zu verlieren.

2. Vertrauen

Das zweite Merkmal ist das nicht vorhandene Vertrauen. Fehlendes Vertrauen in meine Mitarbeiter in einer Führungsrolle oder auch umgekehrt fehlendes Vertrauen als Mitarbeiter meinen Kollegen gegenüber, meiner Führungskraft und/oder der Geschäftsleitung.

Meint es eine Organisation ernst und will die Wissensinseln in der Organisation auflösen sind das die beiden wichtigsten Stellschrauben, an denen gearbeitet werden muss.

Wird Wissen im Unternehmen angstfrei, vertrauensvoll, freiwillig, gerne, uneingeschränkt, und barrierefrei geteilt, haben die Wissensinseln es schwer weiterhin bestehen zu bleiben und der Grundstein für eine “Wissensteilungskultur” ist gelegt.

Wenn Wissen in einen kollektiven Zusammenhang gestellt wird bilden sich unweigerlich Vernetzungen und Synergien, die für alle im Unternehmen von Nutzen sind. Denn die Wissensweitergabe ist Aufgabe aller im Unternehmen und hängt von der Bereitschaft und dem Willen aller ab.

Wie den Wissensaustausch im Unternehmen fördern?

Was brauchen Mitarbeiter um ihr Wissen mit Anderen zu teilen und wann sind sie bereit für den Wissensaustausch?
Welche Voraussetzungen müssen geben sein?

Diese Frage habe ich in einem meiner Workshops zum Thema Zusammenarbeit und Wissenstransfer gestellt und dazu folgende Antworten von den Teilnehmern bekommen:

  • wenn, uns genügend ZEIT dafür gegeben und es nicht als zusätzliche Aufgabe verstanden wird – dies sollte integraler Bestandteil jedes Wissensarbeiters sein
  • wenn, uns genügend VERTRAUEN entgegengebracht wird und keine Sprüche wie „Habt ihr nichts zu tun?“ kommen, wenn wir in der Küche oder im Flur stehen und miteinander Sprechen
  • wenn, wir die ANERKENNUNG und WERTSCHÄTZUNG von Kollegen und Führungskräften dafür bekommen das wir unsere Wissen gerne teilen
  • wenn, der Wissenstransfer GLAUBWÜRDIG ist und wir merken, dass unser Chef, das wirklich will und es sich nicht nur um ein Lippenbekenntnis handelt – hier ist uns wichtig, dass wir Taten sehen, also Rahmenbedingung für Wissenstransfer geschaffen werden (z. B. Zeit, Räume etc.)
  • wenn, wir FEEDBACK bekommen – was es einem oder einer gruppe genau gebracht hat, ob man anderen helfen konnte, was vielleicht noch an Wissen gefehlt hat etc.
  • wenn, es einfache WEGE und MITTEL gibt sein Wissen zu teilen (nicht wieder ein neues Tool eingeführt wird, ohne mit uns als Zielgruppe zu sprechen). Wenn ein Tool, dann muss es zu unseren Bedürfnissen passen.
  • wenn, wir KEINE ANGST haben müssen, dass Wissen missbraucht wird – z. B. wenn Andere sich mit fremden Federn schmücken
  • wenn, wir uns alle als TEAM des Ganzen sehen und nicht als Konkurrenten die sich gegenseitig bekämpfen

Wenn wir also den Wissensaustausch im Unternehmen unterstützen wollen, dann braucht es ein offenes, vertrauensvolles Miteinander, das es jedem einzelnen leicht macht, sein Wissen zu teilen.

Beim Wissenstransfer ist jeder sowohl lehrender als auch lernender

Bei einem meiner Kunden haben wir gestern die Gemeinsamkeiten von Wissenstransfer und Lernen diskutierten. Dabei waren wir uns am Ende einig. Wissenstransfer ist immer auch ein Lernprozess bei dem sowohl der Wissensgeber als auch der/die Wissensempfänger lernen. Somit kann jeder jederzeit eine der beiden Rollen übernehmen.

Gerade bei sehr komplexen Wissensgebieten ist es oft schwer das implizite Wissen zu vermitteln.

Dafür brauch es nicht nur eine “Wissensvermittlungskompetenz”, sondern auch eine Form der Sensibilität, nämlich zu merken, wann der/die Wissensempfänger möglicherweise nicht mehr versteht, worum es genau geht und entsprechend auf sein Gegenüber eingeht.

Damit ist der Wissenstransfer immer ein Prozess des Gebens und Nehmens auf beiden Seiten.

Wir Menschen sind soziale Wesen und es ist wichtig, das sich beiden Personen aufeinander einlassen und den Weg gemeinsam beschreiten. Merkt der Wissensgeber, das der Wissensempfänger Schwierigkeiten hat zu folgen oder zu verstehen sollte er gemeinsam mit dem Empfänger einen Schritt zurückgehen und es erneut versuchen. Im Gegenzug sollte der Wissensempfänger dem Wissensgeber möglichst schnell zu verstehen geben, wenn er etwas nicht verstanden hat.

Auf diese Weise lernen beide von und miteinander und jeder in beiden Rollen.

Der Experte und seine Rolle im Unternehmen

In vielen Unternehmen kommt dem Experten eine Schlüsselrolle zu. Denn der Experte verfügen über ungeheureres und tiefgreifendes Wissen und ist wichtiger Wissensträger für das Unternehmen.

Doch immer wieder erlebe ich, dass Unternehmen das Potenzial dieser wichtigen Personen nicht wertschätzen. Oft sind diese Mitarbeiter im Laufe der Jahre zu Einzelkämpfern geworden, in dem Sie sich, wie gewünscht, auf ihr Spezialgebiet konzentriert haben. So sind mit der Zeit sehr viele isolierte, kleine Wissensinseln entstanden, die oft sehr lose bis gar nicht mit anderen Experten verbunden sind.

Dabei sind das doch die wesentlichen Wissensträger einer Organisation und wie viel Mehrwert hätte es, wenn alle Experten von dem Wissen aller profitieren könnten.

Wissensinseln auflösen

Organisationen tun gut daran, diese Wissensinseln bewusst aufzulösen und den Wissensaustausch unter den Experten zu fördern. Das bedeutet aber auch Rahmenbedingung zu schaffen, die es erlauben, das Wissen gerne weiterzugeben und zu teilen. Unterstütz und fördert das Unternehmen den Austausch von Wissen gezielt und schafft die Voraussetzungen dafür, das Experten sich treffen und austauschen können, ist ein erster wichtiger Schritt geschafft.

Welche Rollen nehmen die Experten wahr?

Bei genauerer Betrachtung können Experten unterschiedlichste Rollen in Bezug auf das Wissen im Unternehmen wahrnehmen. Und weil wir dafür noch keine merkenswerten Begriffe in der Wissensgesellschaft gefunden haben, möchte ich mit ein paar Wortkreationen die unterschiedlichen Rollen beschreiben.

WISSENS – Aufbauer & Ausbauer
Der Experte eignet sich ständig neues Wissens an und baut dieses kontinuierlich immer weiter aus.

WISSENS – Innovator
Das Wissen des Experten wird genutzt, um neues Wissen zu entwickeln. Innovationen im Unternehmen voranzutreiben um z. B. neue Produkte oder Dienstleistungen entwickeln zu können.

WISSENS – Teiler & Verteiler
Der Experte teil sein Wissen mit allen anderen im Unternehmen und verteiltet es zielgerichtet an die richtigen Empfänger.

WISSENS – Validierer
Das Wissen wird vom Experten immer wieder neu sortiert, zusammengestellt, bewertet und validiert um veraltetes Wissen ausmustern zu können und Platz für neues zu schaffen.

WISSENS – Bewahrer & Hüter
Der Experte ist dafür zuständig, das Wissen im Unternehmen verbleibt und nicht an Fremde z. B. an die Konkurrenz weitergegeben wird.

Somit kommt dem Experten eine besondere Verantwortung zu schätzt und unterstützt die Organisation diese (neuen) Rollen, werden diese eher als Chance für Neues als eine Bedrohung gesehen.

Fühlen sich Experten verantwortlich für die Weiterentwicklung und freiwillige Weitergabe des eigenen Wissens und sind nicht nur Eigentümer oder Verwalter dessen, sondern teilen ihr Wissen offen mit allen werden auch die Wissensinseln innerhalb der Organisation weniger.

Wie gelangen wir an unseren Wissensschatz?

Täglich findet Wissenstransfer in Unternehmen statt aber dabei wird häufig eher das offensichtliche leicht zugängliche Wissen weitergegeben und nicht das viel tieferliegende Erfahrungswissen – also unserer wahrer Wissensschatz.

3 Situationen die das zeigen:
  1. Ein Ingenieur erhält eine Anfrage eines Kollegen aus Singapur, der ihn bei der Lösung eines Problems bittet. Der Ingenieur beschreibt dem Kollegen die Lösung, die er in der Vergangenheit angewandt hat. Doch er versäumt es, die der Lösung zugrundeliegenden Überlegungen und Einsichten zu durchdenken und mit- zuliefern.
  2. Ein Vorarbeiter wechselt die Abteilung und übernimmt einen neuen Job im Unternehmen. Um das Wissen an seinen Nachfolger weiter zu geben, organisiert das Unternehmen einen Übergabetermin und der Vorarbeiter spricht mit seinem Nachfolger die Prozesse und Abläufe durch, aber das eigentliche Wissen – also die Tipps und Tricks, die der Neue für anstehende Problemstellungen braucht, werden nicht angesprochen.
  3. Eine Projektmanagerin beendet ihr Projekt. Um das Wissen über das Projekt fest zu halten, setzt sie sich für ein paar Tage hin und schreibt einen Abschlussbericht, in dem sie die Geschichte des Projekts und die Erfolge des Projekts schildert. Doch die Geheimnisse des Erfolges, die sich in den Interaktionen in ihrem Team verbergen, kommen ihr nicht in den Sinn.

In jedem dieser Beispiele ist die Gelegenheit zum Austausch von wertvollem, impliziten Erfahrungswissen verloren gegangen – in einigen Fällen für immer. Das entscheidende Wissen bleibt im Kopf der Mitarbeiter, denn keiner von ihnen ist sich dessen bewusst, dass er/sie eigentlich viel mehr weiß. Aber ohne sich über sein Wissen bewusst zu sein, haben wir keine Möglichkeit, dieses Wissen weiter zu geben.

Wir wissen mehr als wir denken zu wissen

Einer der wichtigsten Grundsätze beim Wissenstransfer ist, dass wir mehr wissen, als uns bewusst ist, und viel mehr, als wir aufschreiben können. Der Einzelne, der alleine vor einem leeren Blatt Papier sitzt und versucht sein Wissen aufzuschreiben, greift selten auf das tiefe und verborgene Wissen zurück. Zum einen, weil es ihm selbst nicht bewusst ist und zum anderen, weil er es alleine nicht kann.
Die einzige Methodik, die uns dabei helfen kann, an das verbogene Wissen zu gelangen ist, Fragen zu stellen und das ist alleine ohne ein Gegenüber sehr schwer. Deshalb braucht es dazu einen guten Fragesteller, dieser kann dem Einzelnen helfen, das eigene Denken und den Reflexionsprozess anzustoßen und damit in die Tiefen seines Wissens einzutauchen.

Wer kann gut Fragen stellen?

Dies funktioniert immer dann am besten, wenn uns eine Person dabei unterstützt die selbst wenig oder gar kein Wissen über die Tätigkeit oder den Job den wir ausüben, hat. Denn diese Person kann ganz anderes und tiefgehendere Fragen stellen. Dass, was für uns als Wissensgeber ganz selbstverständlich erscheint, hinterfragen andere. Nur so erreichen wir die tieferen Ebenen unseres Wissens und können diese für uns bewusst machen.
Damit bestimmt die Qualität der Befragung den Wert des Wissens. Eine oberflächliche Befragung fördert oberflächliches Wissen hervor, das von begrenztem Nutzen ist. Aber ein hartnäckiges Hinterfragen, führt zu dem tieferen Wissen, wo der wahre Wert liegt.

Wann erkennt jemand von Außen, dass wir in der Tiefe unseres Wissens graben?

Mit jedem tieferen hinterfragen wird das Tempo des Antwortgebens verlangsamt, weil das tiefe Nachdenken und die Reflexion einsetzen und der Wissensgeber sich fragt, was wirklich passiert ist, was er gelernt hat. Dies lässt sich auch daran erkennen, dass der Befragte sich zurücklehnt, den Blickkontakt auflöst, am Fragesteller vorbei ins Leere sieht und seine Aufmerksamkeit nach innen richtet.

Wenn wir an das tieferliegende und essenzielle WISSEN wollen, dann brauchen wir eine neutrale Person, einen Moderator oder Fragensteller, der uns dabei hilft, die richtigen Fragen zustellen.