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Unternehmen sind voll von Saboteuren

Saboteur - Mitarbeiter mit einer BombeWissen Sie eigentlich, dass Ihre Mitarbeiter minütlich Ihr Unternehmen sabotieren?

Bei dieser Art von Sabotage spreche ich nicht von gewaltsamer Beschädigung und Zerstörung von Geräten, Maschinen und Infrastruktur. Oder der Sabotage von Fertigungsprozessen, Dokumentationen und anderen festgelegte Abläufen, sondern von nicht geteiltem Wissen.

Denn ich behaupte, immer dann, wenn Mitarbeiter in Unternehmen ihr Wissen nicht teilen, sabotieren sie Ihr Unternehmen.

Aber warum machen Menschen das?

Viele ältere Mitarbeiter (vor allem die Generation der Baby-Boomer) haben im Laufe ihrer Karriere gelernt, das ein zu offener Umgang mit ihrem Wissen erhebliche negative Konsequenzen für den Einzelnen haben kann. So geben viele Unternehmen ihren Mitarbeitern noch das Gefühl, dass sie jederzeit ersetzbar sind und ihr Wissen keinen echten Wert für das Unternehmen hat. Das hat zur Folge, dass Mitarbeiter ihr Wissen ganz bewusst vorenthalten oder dieses nur einem auserwähltem Kreis an Mitarbeitern weitergeben.

Dies wiederum kann fatale Auswirkungen für ein Unternehmen haben.

Denn das echte Kapital einer Organisation sind nicht Maschinen und Betriebsmittel, sondern das individuelle und kollektive Erfahrungswissen, das Mitarbeiter jeden Tag einbringen. Fehlt essenzielles Wissen über wichtige Sachverhalte, die zu einer Entscheidungsfindung führen, werden schnell auch mal die falschen Entscheidungen getroffen. Mit mehr oder weniger großen Auswirkungen für die Organisation. Wie oft hören wir in Unternehmen den Satz: “Wenn ich das gewusst hätte, hätte ich doch anderes entschieden.”

Solange Wissen keinen Wert hat, kann keine Kultur des Wissensteilens entstehen.

Erst wenn Wissen als das wertvollste Gut im Unternehmen verstanden und wertgeschätzt wird, wird Wissen wie selbstverständlich, ohne Vorbehalte, gerne und freiwillig geteilt. Dann kann von einer Wissensteilungskultur gesprochen werden. Mit einem offenen und transparenten Umgang mit Wissen wird es für Saboteure schwer, Wissen nicht zu teilen oder anderen Wissen bewusst vorzuenthalten.

Die Bereitschaft, Wissen zu teilen ist Grundvoraussetzung.

In vielen Unternehmen gibt es keine echte Wissensteilungskultur, die auch gelebt wird und nicht nur als Lippenbekenntnis niedergeschrieben ist und von den Wänden in die Flure gähnt. Denn es reicht leider nicht, flotte Sprüche im Unternehmen zu verteilen. Den Wissensaustausch im Unternehmen zu fördern und zu unterstützen ist tägliche Arbeit an der Organisation selbst. Es bedeutet, sich von alten Verhaltensmuster zu trennen und neue Wege zu gehen.

Am besten Sie fangen heute bereits damit an. Denn Wissen zu teilen ist für ALLE im Unternehmen ein echter Gewinn.

Kann Wissen übertragen werden?

Per Zufall bin ich auf eine Definition zum Thema Wissenstransfer gestoßen, mit der ich nicht einverstanden bin.

In der Definition heißt es:

“Wissenstransfer beschreibt den Prozess, Wissen von einem Menschen zum anderen oder über Medien wie Bücher, Internet, Datenbanken oder Lernsysteme zu übertragen. Erfolgreicher Wissenstransfer findet aus Sicht der Personalentwicklung dann statt, wenn beispielsweise in Seminaren Erlerntes zu Einstellungs- und Verhaltensänderungen führt und langfristig in die Arbeitssituation übertragen wird.”

Quelle: Jahrbuch Personalentwicklung & HR-Lexikon der Personalentwicklung Website

Zwei Menschen beim WissenstransferWas genau stört mich an dieser Definition.

Der Begriff Wissenstransfer bezeichnet keinen im üblichen Sinne gemeinten Transfer also Wissen wird von A nach B transferiert. Wissenstransfer meint die Weitergabe von Wissen z. B. von einer Person zur einer anderen.

Nein. Wissen kann nicht übertragen werden. Wissen wird bei jedem Menschen neu gebildet.

So gleicht das weitergegebene Wissen von Max nicht dem beim Wissensempfänger Moritz angekommen Wissen. Denn je nachdem welche Vorkenntnisse, Prägungen, Werte, Talente etc. die empfangende Person hat verändert sich das Wissen.

Wenn wir das Bild des Wissenstransfers konsequent weiterverfolgen, dann wäre das Wissen ja bei Max nicht mehr vorhanden dafür aber bei Moritz. So ist es aber eben nicht.

Der echte und ernstgemeinte Wissenstransfer meint das Teilen von Wissen und beruht immer auf freiwilliger Basis. Niemand kann uns zwingen Wissen zu teilen. In der Rolle des Wissensgebers mache ich immer ein Angebot, das mein Gegenüber annehmen kann oder auch nicht.

Ein Wissenstransfer ist keine Einbahnstraße, sondern ein Geben und Nehmen zwischen zwei oder mehreren Personen. Er ist vor allem eine freiwillige, auf Interesse basierte Aufnahme von fachlich begründeten, im besten Fall wissenschaftlich erwiesenen Erkenntnissen, ein Lernprozess, bei dem beide Parteien lernen und ihr eigenes Wissen anreichern, ausbauen oder verändern. Und das auf beiden Seiten.

Somit ist ein Wissenstransfer dann besonders erfolgreich, wenn beide Seiten, Wissensgeber und Wissensempfänger einen Erkenntnisgewinn oder etwas daraus gelernt haben. Das wiederum setzt voraus, das Wissen verstanden, reflektiert, verarbeitet, angereichert, internalisiert und im Idealfall in den Arbeitskontext übertragen und eingesetzt wird.

Ein Wissenstransfer ist nicht das Ergebnis von Erlerntem, das zu einer Einstellungs- und Verhaltensänderungen führt, das ist einseitige Manipulation, die dem Unternehmen dient und nicht der persönlichen Weiterentwicklung. Mit Wissenstransfer ist der freiwillige und offene Umgang mit Wissen gemeint die ohne Einflussnahme von außen stattfindet und in erster Linie den persönlichen Interessen und nicht der Organisation dient.

Übrigens findet der Wissenstransfer über einen wesentlich geringeren Teil via Medien wie Bücher, Datenbanken etc. statt. Der weitaus größere Teil findet vor allem über die Kommunikation und Interaktion von uns Menschen statt. Gelebter Wissenstransfer bedeutet Zusammenarbeit, dabei fließt Wissen ganz automatisch und wird nicht von außen gesteuert, sondern von der Neugier und dem Vertrauensvorschuss den wir uns bei jeder Form der Zusammenarbeit gegenseitig geben.

 

 

Nützliche Tools für die virtuelle Zusammenarbeit

Corona stellt uns alle vor neue Herausforderungen. Dabei stellt sich die Frage wie können wir trotz der Distanz weiterhin zusammenarbeiten? Ich habe dazu ein paar wenige Links zusammen gestellt und hoffe das diese dem einen oder anderen helfen können.

Tools für Webkonferenz
  1.  Zoom – Software für Videokonferenzen und Webinare für verschiedene Preisstufen (kostenlos bis 40 Minuten und 100 Teilnehmer*innen)
  2. Microsoft Teams – Plattform für die Chat-basierte E-Collaboration in Office 365 (momentan gibt eine kostenlose Version, ansonsten ist Microsoft – Teams kostenpflichtig)
  3. WebEx – Webkonferenz-Tool von Cisco (Momentan gibt eine kostenlose Version, ansonsten ist das Tool kostenpflichtig.)
  4. Skype –  Kostenloser Instant-Messaging-Dienst dieser unterstützt Videokonferenzen bzw. Bildtelefonie, IP-Telefonie, Instant-Messaging, Dateiübertragung und Screen- Sharing.
  5. Jitsi Meet – Open Source Videokonferenz-Anwendung
  6. Hangout Meet – Webkonferenz-Tool von Google (Momentan gibt eine kostenlose Version, ansonsten ist das Tool kostenpflichtig)

Weitere Details und Informationen zu diversen Tools sind auch bei Cip zu finden.

Interaktion

Mentimeter und Slido – Zwei Tools um virtuelle Veranstaltungen interaktiver zu gestalten  hier können Umfragen, FAQs, Feedback aber auch  Bewertungen abgefragt werden. (Ein einfacher Zugang ist kostenlos.)

Brainstorming & Collaboration

Mural und Conceptboard – Zwei Tools für den digitalen Workspace insbesondere für eine starke visuelle collaboration. (Ein einfacher Zugang ist kostenlos.)

Weitere Tools für die digitale Zusammenarbeit
  1. Confluence –  ist ein digitaler Arbeitsbereich für Teams für die tägliche Zusammenarbeit.
  2. Stackfield – verknüpft Collaboration, Projektmanagement und Kommunikation und bietet alle Funktionen, die ein Team braucht um produktiv zusammenarbeiten zu können.
Weiterbildung und weiterführende Links

EBmooc plus 2020 – Die digitale Praxis für ErwachsenenbildnerInnen

 

 

 

 

Die Connect-Route

Und warum das Zusammenbringen von Menschen in Unternehmen so wichtig ist

Bei der Connect-Route geht es darum Menschen in Unternehmen zusammen zu bringen und ihnen so viele Möglichkeiten zum Wissensaustausch wie möglich zugeben. Dabei geht es vor allem um das Wissen, das sich nicht dokumentieren lässt und einen hohen Grad an Komplexität besitzt, sodass es nur mit Hilfe des Menschen weitergeben werden kann.

Wissensverteilung mit Hilfe der Connect-Route

Damit das im Unternehmenskontext funktioniert, braucht es ein paar Rahmenbedingungen, auf die ich eingehen möchte.

Wissensaustausch beansprucht Zeit.

Es ist doch so: heute wird der Wissensaustausch immer noch als Zusatz-Aufgabe gesehen. In meinen Projekten bekomme ich immer wieder von Mitarbeitern zu hören: “Wann soll ich denn das auch noch machen? Ich habe keine Zeit auch noch aktiv mein Wissen zu teilen!” Aber genau darin liegt das Dilemma, denn sein Wissen mit anderen zu teilen und weiterzugeben ist keine Zusatzaufgabe, sondern integraler Bestandteil unserer täglichen Arbeit. Nur wird das von den wenigsten so gesehen. Insbesondere bei der zunehmen Komplexität unserer Arbeitswelt sind wir immer mehr darauf angewiesen unser Wissen schnell und kompakt an den Mann oder die Frau zu bringen. Wir haben keine Zeit für die Wissensweitergabe, weil es uns nicht wichtig genug ist.

Zeit schaffen – Organisationen sollten Zeit für pro aktiven Wissensaustausch fördern, indem Sie Wissen als ein wertvolles Gut im Unternehmen begreifen und ihre Mitarbeiter gezielt anhalten ihr Wissen zu teilen.
Mitarbeiter und Führungskräfte müssen lernen mit unserer knappen Zeit besser um zugeben und Prioritäten zu setzen. Und wir alle haben begriffen, dass die Weitergabe von Wissen ein Teil unserer täglichen Arbeit ist.

Wissensaustausch braucht Gelegenheiten.

Die Wissensweitergabe lebt von und mit den Menschen. Doch wenn es in Unternehmen nur wenige Gelegenheiten gibt miteinander in Kontakt zu treten, um sich auszutauschen, wird es schwer. Menschen brauchen Zeit, Muße und Gelegenheiten sich spontan oder geplant zu treffen. Hetzen sie von einem Meeting zum anderen, nehmen sie viele Chancen zum Austausch im Laufe des Tages gar nicht wahr. Nun werden viele das Argument anführen, dass die Digitalisierung es uns heute doch ungemein erleichtert auf digitalem Weg mit vielen Menschen in Kontakt zu treten und Wissen auszutauschen. Dem will ich nicht widersprechen. Aber worum es mir geht, ist die Qualität. Sicher, ich kann heute mit viel mehr Menschen mein Wissen teilen als früher. Doch über die digitalen Medien bleiben wir meist an der Oberfläche. Wollen wir hochkomplexes Wissen an andere weitergeben, müssen wir uns in den meisten Fällen einfach physisch treffen. Hier gilt es eine gute Mischung zwischen Digital und nicht digital zu finden.

Gelegenheiten schaffen – Organisationen sollten ihren Mitarbeiten mehr Gelegenheiten und Anlässe bieten sich austauschen zu können. Gelegenheiten können z. B. interne Messen, Tag der offenen Abteilung, Knowledge-Cafés, Community-Veranstaltungen, Knowledge-Jams, Failier Nights, WOL, etc. sein. Und sie müssen dafür sorgen, dass der Austausch von Wissen während der Arbeitszeit stattfindet.
Mitarbeiter und Führungskräfte lernen diese Angebote für sich und ihre Teams zu nutzen. Sie verstehen dies, als Lernchancen um ihren eigenen Wissenshorizont zu erweitern und andere an ihrem Wissen teilhaben zu lassen.

Wissensaustausch braucht Freiwilligkeit und Vertrauen.

Wird die Weitergabe von Wissen in Unternehmen verordnet, passiert im positiven Fall nichts. Im negativen Fall bauen sich noch mehr Mauern auf. Niemand kann Menschen dazu zwingen, Wissen zu teilen. Wissensaustausch funktioniert nur auf freiwilliger Basis und auch nur dann, wenn das Wissen wertgeschätzt wird. Es kommt darauf an wie vertrauensvoll die Menschen miteinander im Unternehmen umgehen. Ich spreche hier immer von “Vertrauensvorschuss”. Damit meine ich das Vertrauen, das ich meinem Gegenüber vorab zugestehe, weil ich davon ausgehe, dass es keine negativen Konsequenzen für mich hat, wenn ich mein Wissen mit dieser Person teile.

Wissen teilen wollen – Organisationen sollten ihren Mitarbeiten zeigen (im Tun und Handeln), dass es ihnen ernst ist. Wissensweitergabe wird wertgeschätzt und honoriert. Mitarbeiter und Führungskräfte wissen um die Vorteile und den Nutzen der Wissensteilung für jeden Einzelnen, das Team und die Gesamtorganisation.

Wissenstransfer braucht Wissenstransfer-Kompetenz.

Wissen zu teilen erfordert neue Kompetenzen und Fähigkeiten, die nicht jeder von Natur aus mitbringt. Schließlich haben die wenigsten von uns eine pädagogische Ausbildung und damit Kenntnisse über das Lehren und Lernen. Um Wissen aber so weitergeben zu können, dass dieses beim Empfänger ankommt, verstanden und in den eigenen Kontext übertragen werden kann benötigen wir alle mehr Wissenstransferkompetenz.

Kompetenzen entwickeln – Organisationen sollten ihre Mitarbeiten dabei unterstützen Wissenstransferkompetenzen zu entwickeln. Zum Beispiel: Offenheit für Veränderungen oder Kommunikationsfähigkeit. Dazu müssen sie neue Ausbildungsangebote konzipieren und den Mitarbeitern die Gelegenheit bieten, die neuen Fähigkeiten anzuwenden. Mitarbeiter und Führungskräfte sind motiviert, neue Fähigkeiten und Kompetenzen zu erlernen.

Wissenstransfer braucht ein positives Menschenbild.

Immer dann, wenn ich in ein neues Unternehmen komme und bei den ersten Gesprächen spüre, hier läuft etwas anders, bemerke ich schnell, woran es liegt. Es ist das positive Menschenbild, das in diesem Unternehmen gelebt wird. Dort werden Menschen als individuelle Wesen gesehen, die selbstbewusst, eigenverantwortlich zusammenarbeiten und die Arbeit, die sie tun, als sinnvoll empfinden.

Positives Menschenbild schaffen – Unternehmen sollten lernen, die Zügel zu lockern und ihren Mitarbeiten deutlich mehr zuzutrauen. Sich von einem veralteten, negativen Menschenbild zu verabschieden ist das Gebot der Stunde. Es gilt einen Weg zu finden, Mitarbeitern zu mehr Autonomie zu verhelfen. Mitarbeiter und Führungskräfte können, selbstbewusst und verantwortungsvoll mit der gewonnen Freiheit umzugehen.

Wie in meinem letzten Artikel erwähnt bildet die Connect-Route nur den einen Weg ab, um Wissen im Unternehmen zu verteilen. Die Verteilung von dokumentiertem Wissen kann über die Collect-Route erfolgen. Es ist allerdings wichtig, dass ein Gleichgewicht zwischen den beiden Routen besteht und beide Routen bedient werden. Eine alleine kann die Verteilung von Wissen nur bedingt sicherstellen.

Die Collect-Route

Und warum das Befüllen von Datenbanken nicht ganz so einfach ist.

In meinem letzten Artikel habe ich zwei Routen beschrieben die eine Organisation benötigt, um Wissen fließen zu lassen. Heute möchte ich noch mal auf die Collect-Route näher eingehen.

Bei der Collect-Route geht es ja darum, Wissen in Dokumenten oder Datenbanken für alle im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. So kann Wissen jederzeit und egal von welchem Ort nachgefragt und gefunden werden.

Was so einfach klingt, ist in der Praxis für viele Unternehmen immer noch eine echte Herausforderung. Dafür gibt es die verschiedensten Gründe:

Wissensverteilung mit Hilfe der Collect-Route

Die Datenbank erfüllt die Anforderungen der Mitarbeiter nicht.

In der Regel entscheidet die IT-Abteilung über den Einsatz einer Datenbank und die Mitarbeiter werden nicht in den Entscheidungsprozess für oder gegen eine Datenbank eingebunden. Folgende Fragen werden leider zu selten gestellt: Wie kann die Datenbank eure Arbeit aktiv unterstützen? Was muss die Datenbank alles können? Wie können wir die Datenbank in euren Tagesablauf integrieren damit ihr sie auch nutzt? Wie muss die Suchfunktion der Datenbank gestaltet sein, damit Wissen auch gefunden wird?

Die Datenbank wird mit veralteten Dokumenten befüllt.

Oft ist es ja so, dass bereits dokumentiertes Wissen vorhanden ist und nur in die neue Datenbank überführt werden muss. Wird dabei aber alles 1:1 implementiert, macht das wenig Sinn. Vielmehr muss bestehendes Wissen verifiziert werden. Also sind die vorhandenen Dokumentationen noch aktuell und auf dem letzten Stand? Können veraltete Dokumente archiviert oder gar gelöscht werden? Müssen Dokumentationen ganz neu erstellt werden, weil sie fehlen?

Die Datenbank befüllt sich nicht von alleine.

Häufig wird das Befüllen der Datenbank dem Zufall überlassen. So stellen einzelne Mitarbeiter ihr Wissen in der Datenbank zur Verfügung, andere wiederum nicht. Vielmehr braucht es aber ein Team, das sich darum kümmert, dass auch alle Dokumente in die Datenbank migriert werden. Das können freiwillige Mitarbeiter sein, die sich dazu bereit erklären bei der Befüllung zu unterstützen oder auch Praktikanten, die dafür extra herangezogen werden, um die Befüllung der Datenbank zu gewährleisten.

Die Datenbank hat keinen Verantwortlichen.

In der Regel gibt es nur bei dem Aufsetzen der Datenbank einen Verantwortlichen und das ist meistens ein Mitarbeiter der IT. Dieser kennt sich aber nur mit der Infrastruktur der Datenbank aus und ist daher häufig nicht die geeignete Person, um die Datenbank am Leben und insbesondere aktuell zu halten. Ist die Datenbank erst einmal implementiert und läuft, wird sie häufig sich selbst überlassen! Doch das ist der falsche Weg, denn es benötigt mindestens eine ober besser mehrere Personen, die sich um die Datenbank kümmern und an der weiteren Ausgestaltung der Datenbank mitwirken.

Die Datenbank hat kein Regelwerk.

Selten verfügt die Datenbank über klar definierte Regeln, die die Erstellung, die Ablage sowie die Zusammenarbeit und den Gebrauch der Datenbank regelt. So müssen im Vorfeld folgende Fragen geklärt werden: Welche Dokumente werden in der Datenbank abgelegt? Werden für die Erstellung diverse Templates oder auch Dokumenten-Vorlagen verwendet? Wer darf Dokumente einstellen? Werden die einzustellenden Dokumente vorab geprüft? Nach welchem System findet eine Verschlagwortung der Dokumente statt damit die Dokumente auch gefunden werden? Was passiert, wenn sich Mitarbeiter nicht an die Regeln halten?

Mitarbeiter werden nicht ausreichend geschult.

Die wenigsten von uns verfügen über ein ausgeprägtes Dokumentationstalent. Doch jeder von uns dokumentiert fast täglich sein Wissen. Damit dokumentiertes Wissen aber auch wirklich gelesen und genutzt wird, muss es gut und anschaulich aufbereitet sein. Die Kriterien einer guten Dokumentation kennen aber die wenigsten von uns. Ergo: Mitarbeiter müssen darin geschult werden, wie genau sie ihr Wissen dokumentieren können. Sie sollten auch andere Formen der Dokumentation (als nur die Verschriftlichung von Wissen in Form von Dokumenten) kennen und nutzen können, um Wissen zu dokumentieren.

Mitarbeiter werden nicht lange genug bei der Veränderung begleitet.

Doch mit der Schulung ist in der Regel „Schluss“ und es findet keine weitere Begleitung der Mitarbeiter statt. Damit die Arbeit mit der Datenbank aber in den täglichen Arbeitsablauf der Mitarbeiter Einzug erhält, ist eine kontinuierliche Begleitung bei der Implementierung einer Datenbank notwendig. Erst, wenn sich ein sicherer und routinierter Umgang mit der Datenbank einstellt, hat die Veränderung stattgefunden und muss nicht weiter unterstützt werden.

Wie zu Beginn erwähnt bildet die Collect-Route nur den einen Weg ab, um Wissen im Unternehmen zu verteilen. Soll gerade auch das Erfahrungswissen im Unternehmen geteilt werden, wird die Connect-Route benötigt.

Mehr zur Connect-Route finden Sie in ein paar Wochen in meinem nächsten Artikel.

Wie die Verteilung von Wissen im Unternehmen sicherstellen

Vor ein paar Tagen hat Silvia Schorta in einem kurzen Tweet ihren Workshop „Wissensmanagement im Team meistern“ mit den Worten: „Wissensmanagement im Team? Da reicht doch einfach eine Datenbank, in der alle reinschreiben! Leider nein. Wissensmanagement ist Austausch, Teamarbeit Vertrauen und Arbeit.” beworben.

Mit ihrer Aussage hat sie mich ins Grübeln gebracht, denn leider mache auch ich immer wieder dieselbe Erfahrung, das die Verteilung von Wissen den Datenbanken in Unternehmen überlassen wird.

Dabei gibt es zwei ganz einfache Wege, wie man die Verteilung von Wissen im Unternehmen sicherstellen kann.

Wissenverteilen Connect und Collect

Auf der einen Seite gibt es die „Connect-Route“.

Diese verfolgt den Ansatz die Menschen im Unternehmen zusammenzubringen und zu vernetzen. Sie schafft möglichst viel Gelegenheiten zur Wissensweitergabe und den Austausch. Konkret heißt das, die Weitergabe von Wissen erfolgt durch das Mittel der Konversation und dem Dialog entweder Face-to-face oder auf elektronischem Weg. Mit dieser Route kann die Weitergabe von impliziten Wissen, also komplexem Wissen mit starkem Kontextbezug sichergestellt werden.

Auf der anderen Seite gibt es die „Collect-Route“.

Sie verfolgt den Ansatz,  die Wissensweitergabe oder auch Verteilung durch die Ansammlung von Wissen in Dokumenten oder Datenbanken sicherzustellen. Diese Route kann aber nur die Verteilung von explizitem Wissen – also einfachem, eindeutigem Wissen mit geringerem Kontext-Bezug gewährleisten.

In vielen Organisationen ist die „Collect-Route“ überdurchschnittlich hoch ausgeprägt und die Connect-Route wird sträflich vernachlässigt oder ist nur sehr eingeschränkt vorhanden. Um Wissen im Unternehmen fließen zu lassen, müssen beiden Strategien verfolgt werden und ineinander greifen. Hinzukommt ein weiterer Pluspunkt. Wird Wissen offen im Unternehmen geteilt und verteilt, dann werden sich Wissensinseln auflösen oder ganicht erst entstehen.

 

 

Wissensinseln was ist das?

Wissensinseln sind einzelne Silos die entweder aus Einzelpersonen, Personengruppen z. B. Teams, Abteilungen, unterschiedlichen Standorten, Kunden oder auch Kooperationspartnern bestehen können und ihr vorhandenes Wissen nicht oder sehr eingeschränkt miteinander austauschen oder teilen.

In jedem Unternehmen kommen Wissensinseln mehr oder weniger stark ausgeprägt vor. Die Frage ist nur wie lassen sich diese Silos besser verbinden oder gar auflösen?

Zunächst möchte ich aber einen Blick darauf werfen, warum es in fast allen Unternehmen Wissensinseln gibt.

Wissensinseln

 

WARUM und WIE entstehen Wissensinseln?

In den meisten Fällen sind Wissensinseln historisch & organisatorisch gewachsen, indem versucht wurde die Arbeit besser zur strukturieren und zu organisieren, so sind zum Beispiel Arbeitsteilungen entstanden.

Das erklärt sich sehr gut an einem Beispiel. Nehmen wir z. B. ein Startup mit 10 Mitarbeiten. Hier funktioniert der Wissensfluss und die Zusammenarbeit oft sehr gut, jeder kennt jeden und alle Aufgaben und Zuständigkeiten sind transparent und die einzelnen Aufgaben überschneiden sich. Jede packt noch da an, wo etwas fehlt. Die Zielsetzung ist klar und alle arbeiten auf das zu erreichende Ziel hin. Doch je größer das Unternehmen wird, desto lauter wird der Wunsch nach mehr Struktur und die Arbeitsteilung nimmt zu. Bereiche werden zusammengefasst und Abteilungen entstehen. Das führt unweigerlich dazu, das die ersten Wissensinseln entstehen. Wächst das Unternehmen im Laufe der Jahre weiter kommen neue Wissensinseln hinzu.

 

Wissens Inseln

 

Aus der Perspektive einer Organisation lässt sich das am besten an Hand von drei schematischen Skizzen erklären. Um als Unternehmen effizienter arbeiten zu können hat man im Unternehmen hierarchische Barrieren (wie z. B. Top-Management, mittleres Management, Arbeiter) und funktionale Barrieren (wie z. B. Einkauf, Finanzwesen, Verkauf, Marketing) eingeführt. Damit aber entstehen sogenannte unverbundene Wissensinseln.

Diese unverbundenen Wissensinseln verfolgen alle sehr unterschiedliche Interessen, individuellen Ziele und horten daher oft ihr Wissen um sich und Ihre Stellung im Unternehmen nicht zu gefährden. Dieser Zustand führt eben auch dazu, das wichtiges Wissen nicht über Hierarchien und Abteilungen hinweg geteilt wird.

Ich will damit nicht sagen, das es gar keinen Wissensaustausch gibt, nur ist dieser an der einen oder anderen Stelle unterbrochen, gestört oder nur sehr eingeschränkt möglich.

Wie die Wissensinseln auflösen?

Ziel des Wissensmanagements ist die Wissensinseln aufzulösen, indem Barrieren gezielt abgebaut werden, um das Wissen im organisationalen Rahmen für alle sinnvoll nutzbar zu machen. In der Praxis begegnen mir zwei wesentliche Merkmale, die einen offen Umgang mit Wissen im Unternehmen stören oder behindern.

1. Wissen-ist-Macht-Denke

Das erste Merkmal ist die Wissen-ist-Macht-Denke und der damit verbundenen Angst. Angst sich entbehrlich zu machen, Angst davor das “mein” Wissen unter falschem Namen weitergegeben wird oder ganz schlicht Angst seinen Arbeitsplatz zu verlieren.

2. Vertrauen

Das zweite Merkmal ist das nicht vorhandene Vertrauen. Fehlendes Vertrauen in meine Mitarbeiter in einer Führungsrolle oder auch umgekehrt fehlendes Vertrauen als Mitarbeiter meinen Kollegen gegenüber, meiner Führungskraft und/oder der Geschäftsleitung.

Meint es eine Organisation ernst und will die Wissensinseln in der Organisation auflösen sind das die beiden wichtigsten Stellschrauben, an denen gearbeitet werden muss.

Wird Wissen im Unternehmen angstfrei, vertrauensvoll, freiwillig, gerne, uneingeschränkt, und barrierefrei geteilt, haben die Wissensinseln es schwer weiterhin bestehen zu bleiben und der Grundstein für eine “Wissensteilungskultur” ist gelegt.

Wenn Wissen in einen kollektiven Zusammenhang gestellt wird bilden sich unweigerlich Vernetzungen und Synergien, die für alle im Unternehmen von Nutzen sind. Denn die Wissensweitergabe ist Aufgabe aller im Unternehmen und hängt von der Bereitschaft und dem Willen aller ab.

Wie den Wissensaustausch im Unternehmen fördern?

Was brauchen Mitarbeiter um ihr Wissen mit Anderen zu teilen und wann sind sie bereit für den Wissensaustausch?
Welche Voraussetzungen müssen geben sein?

Diese Frage habe ich in einem meiner Workshops zum Thema Zusammenarbeit und Wissenstransfer gestellt und dazu folgende Antworten von den Teilnehmern bekommen:

  • wenn, uns genügend ZEIT dafür gegeben und es nicht als zusätzliche Aufgabe verstanden wird – dies sollte integraler Bestandteil jedes Wissensarbeiters sein
  • wenn, uns genügend VERTRAUEN entgegengebracht wird und keine Sprüche wie „Habt ihr nichts zu tun?“ kommen, wenn wir in der Küche oder im Flur stehen und miteinander Sprechen
  • wenn, wir die ANERKENNUNG und WERTSCHÄTZUNG von Kollegen und Führungskräften dafür bekommen das wir unsere Wissen gerne teilen
  • wenn, der Wissenstransfer GLAUBWÜRDIG ist und wir merken, dass unser Chef, das wirklich will und es sich nicht nur um ein Lippenbekenntnis handelt – hier ist uns wichtig, dass wir Taten sehen, also Rahmenbedingung für Wissenstransfer geschaffen werden (z. B. Zeit, Räume etc.)
  • wenn, wir FEEDBACK bekommen – was es einem oder einer gruppe genau gebracht hat, ob man anderen helfen konnte, was vielleicht noch an Wissen gefehlt hat etc.
  • wenn, es einfache WEGE und MITTEL gibt sein Wissen zu teilen (nicht wieder ein neues Tool eingeführt wird, ohne mit uns als Zielgruppe zu sprechen). Wenn ein Tool, dann muss es zu unseren Bedürfnissen passen.
  • wenn, wir KEINE ANGST haben müssen, dass Wissen missbraucht wird – z. B. wenn Andere sich mit fremden Federn schmücken
  • wenn, wir uns alle als TEAM des Ganzen sehen und nicht als Konkurrenten die sich gegenseitig bekämpfen

Wenn wir also den Wissensaustausch im Unternehmen unterstützen wollen, dann braucht es ein offenes, vertrauensvolles Miteinander, das es jedem einzelnen leicht macht, sein Wissen zu teilen.

Wissen sichtbar machen

Wissen-sichtbar-machenEine der größten Herausforderungen im Wissensmanagement ist das unsichtbare, nicht greifbare Wissen im Unternehmen, für möglichst viele sichtbar zu machen.

Das Schwierige am Wissen, ist ja, das wir Wissen leider nicht sehen können, nicht messen können und ganz oft können wir nicht mal sagen, wenn uns Wissen fehlt, bis wir an den Punkt kommen, wo wir merken, dass uns Wissen fehlt.

Wenn Wissen sichtbar wäre, könnten wir viel schneller sehen, was uns selbst und anderen an Wissen fehlt und vor allem schneller und proaktiver handeln. Solange aber das WissensANGEBOT und der WissensBEDARF unsichtbar bleiben, tappen allen im Dunkeln und hoffen, dass wir es doch finden, wenn es gebraucht wird.

Aber wie können wir WISSEN für uns andere sichtbar oder noch besser begreifbar machen? Ein paar einfache Möglichkeiten gib es nämlich doch.

Bei einem meiner Kunden habe wir uns dazu folgendes überlegt:

Ein Schwarzes Brett für Wissensfragen und Wissensantworten

In der Entwicklungsabteilung haben wir in den Fluren eine Art “Schwarzes Brett” für Wissensfragen und Wissensantworten angebracht. Hier können alle Mitarbeiter der Abteilung ihre Fragen und Antworten auf Karten festhalten und an die Wand pinnen.

Die Mitarbeiter der Abteilung haben sich ganz bewusst für ein physische schwarze Brett und keine digitale Version entschieden. So hängt jetzt im Flur ein großes überdimensionales Schwarzes Brett.

Das hat folgende Vorteile:

  • Jeder Mitarbeiter geht mehrmals am Tag an dem Schwarzen Brett vorbei und sieht, was gerade gefragt ist. Das Brett ist also jederzeit für alle präsent und kann nicht wieder vergessen werden.
  • Neue Fragen / Antworten sind schnell an die Wand gepinnt und halten die Mitarbeiter auf dem Laufenden. Der Aufwand hält sich in Grenzen und ist schnell in den Arbeitsalltag integriert.
  • Eine schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahmen ist bereits beim anpinnen der Fragen und Antworten möglich. So kommen Mitarbeiter ganz schnell und unkompliziert ins Gespräch und den Austausch.
  • Das Wissen ist für alle sichtbar nicht nur für die Abteilung, sondern auch für aller anderen aus dem Unternehmen. Wissen wird sichtbar und greifbar.
Projekt-Lern-Geschichten in Form von Wissenspostern

Wird ein Projekt in der Entwicklungsabteilung abgeschlossen sind die Mitarbeiter angehalten die wesentlichen Punkte des Projekts für alle nicht Beteiligen als Projekt-Lern-Geschichten zusammen zustellen.

Diese Projekt-Lern-Geschichten fassen die wesentlichen Punkte des Projektes zusammen. Also was war die Ausgangssituation und in welchem Rahmen hat das Projekt stattgefunden, was waren die wesentlichen Punkte, was haben wir als Team gelernt – also was würden wir heute anders machen und warum, was können wir euch als Team empfehlen. Allerdings werden diese nicht in Form von Berichten niedergeschrieben, sondern in Form von A1 Postern aufbereitet und gegebenenfalls  visualisiert und an zentralen Stellen (Café-Ecken, Kantine, zentrale Meeting räume, etc.) im Unternehmen aufgehängt.

Das hat folgende Vorteile:

  • Das Wissen über Projekte wird geteilt und sichtbar.
  • DieLearnings aus den Projekten werden mit allen Mitarbeitern geteilt, so können alle von den Fehlern wie Erfolgen lernen.
  • Diese Form der Zusammenfassung ermöglicht eine schnellere Erfassung aller wesentlichen Punkte und verankert sich nachhaltiger in den Köpfen der Mitarbeiter.
  • Das Wissen wird über die Abteilung hinweg geteilt und dient anderen womöglich als Inspiration.
Haus interne Wissensmessen

In einem weiteren Schritt gibt es zweimal im Jahr eine hausinterne Messe, auf der einzelne Abteilungen aber auch wichtige Projekte vorgestellt werden. Dazu werden verschiedene kleine Messestände aufgestellt und die Mitarbeiter bekommen einen Tag Zeit sich die entsprechen Wissensangebote anzusehen und in den Dialog mit den Wissensanbietern zu treten.

Das hat folgende Vorteile:

  • Diese Form der Wissensteilung ermöglicht es, allen Beteiligten über den eigenen Tellerrand hinaus zu schauen
  • Das Wissensangebot wird sichtbar und kann, als Inspiration für neue Ideen dienen
  • Der Austausch über wichtige Themen im Unternehmen wird angeregt
  • Es kommen auch mal Mitarbeiter ins Gespräch die sonst nie etwas miteinander zu tun haben
  • In einigen Fällen wurden durch diesen Austausch innovative Ideen für neue Prozesse und Produkte entwickelt

Natürlich gibt es noch eine ganze Reihe weiterer Maßnahmen und Methoden die Wissen sichtbar und erlebbar machen können, doch für heute soll es das gewesen sein.

Wenn Sie mehr zu diesem Thema wissen möchten, rufen Sie mich gerne an oder schreiben mir, ich freue mich darauf.

Beim Wissenstransfer ist jeder sowohl lehrender als auch lernender

Bei einem meiner Kunden haben wir gestern die Gemeinsamkeiten von Wissenstransfer und Lernen diskutierten. Dabei waren wir uns am Ende einig. Wissenstransfer ist immer auch ein Lernprozess bei dem sowohl der Wissensgeber als auch der/die Wissensempfänger lernen. Somit kann jeder jederzeit eine der beiden Rollen übernehmen.

Gerade bei sehr komplexen Wissensgebieten ist es oft schwer das implizite Wissen zu vermitteln.

Dafür brauch es nicht nur eine “Wissensvermittlungskompetenz”, sondern auch eine Form der Sensibilität, nämlich zu merken, wann der/die Wissensempfänger möglicherweise nicht mehr versteht, worum es genau geht und entsprechend auf sein Gegenüber eingeht.

Damit ist der Wissenstransfer immer ein Prozess des Gebens und Nehmens auf beiden Seiten.

Wir Menschen sind soziale Wesen und es ist wichtig, das sich beiden Personen aufeinander einlassen und den Weg gemeinsam beschreiten. Merkt der Wissensgeber, das der Wissensempfänger Schwierigkeiten hat zu folgen oder zu verstehen sollte er gemeinsam mit dem Empfänger einen Schritt zurückgehen und es erneut versuchen. Im Gegenzug sollte der Wissensempfänger dem Wissensgeber möglichst schnell zu verstehen geben, wenn er etwas nicht verstanden hat.

Auf diese Weise lernen beide von und miteinander und jeder in beiden Rollen.