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Kristin Block

Ein Bericht aus der Praxis

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Heute möchte ich aus meiner Praxis erzählen um euch einen Blick in mein Tun zu geben.

Es ist schon etwas länger her, da hatte ich einen zweitägigen-Workshop mit einem Team von 8 Wissensempfängern. Das ist auch für mich etwas Besonderes, denn in der Regel begleite ich einen Wissensgeber und maximal 1 bis 2 Wissensempfänger. Doch in diesem Fall sind es deutlich mehr und das erfordert ein etwas anderes Vorgehen wie üblich.

Im Vorfeld hatte ich bereist, zwei Tage mit dem Wissensgeber verbracht und eine Wissenslandkarte erstellt, um seinen Wissensschatz sichtbar zu machen. Im Anschluss bei einem gemeinsamen Gespräch, mit seinem Vorgesetzten, stellte sich schon damals heraus, dass es wahrscheinlich mehr als 2 Wissensempfänger braucht, um das umfangreiche Wissen zu sichern und weiterzugeben. Ich hatte bereits darüber in einem Blogartikel: Wissenstransfer funktioniert nicht nach dem Gießkannenprinzip berichtet.

In dem Workshop ging es zum einen darum, die Wissensempfänger abzuholen und zu zeigen, was wir bereist gemeinsam erarbeitet haben und mit welchen Fragen wir uns momentan noch beschäftigen. Zum anderen, alle Personen an dem weiteren Prozess zu beteiligen, um eine gute Wissenstransfer-Atmosphäre zu schaffen.

Tag 1 – Aufteilung der Wissensgebiete

So haben wir uns an dem ersten Tag intensiv mit den zu übergebenden Wissensgebieten auseinandergesetzt. Dazu haben wir die Frage gestellt:

Welcher Wissensempfänger übernimmt welche(s) Wissensgebiet(e)?

In drei Gruppen haben sich die Teilnehmer die Wissenslandkarte noch mal genauer angesehen. Dazu haben wir die Wissensempfänger gebeten, die Wissensgebiete mit ihrem Namen zu versehen, die sie gerne übernehmen würden. Wichtig war uns an dieser Stelle auch zu verstehen, warum sie sich für das jeweilige Wissensgebiet interessieren. So durften die Wissensempfänger bei der anschließenden gemeinsamen Vorstellung erläutern, warum sie sich gerade für diese(s) Wissensgebiet(e) entschieden haben.

Zum Erstaunen aller verlief die Aufteilung der Wissensgebiete reibungslos – um nicht zu sagen, sehr harmonisch. Die einzelnen Wissensempfänger hatten sich jeweils sehr klar abgegrenzte Gebiete ausgesucht, und zwar so, dass es nur zwei Wissensgebiete gab, für die sich kein Wissensempfänger interessierte. Zudem gab es 3 Doppelbesetzungen von Wissensgebieten, für die sich zwei oder drei Wissensempfänger gemeldet hatten.

Das hätte viel komplizierter ausfallen können.

Im nächsten Schritt durften die Doppelbesetzungen in kleinen Gruppen mithilfe von ein paar Fragestellungen intensiv diskutiert werden.

  • Ist es sinnvoll, diese Wissensgebiete mit maximal 2 Wissensempfängern zu besetzen?
  • Wenn, ja. Warum sind Sie dieser Meinungen? Welche Vorteile ergeben sich daraus?
  • Wenn, nein. Warum sind Sie dieser Meinungen? Welche Bedenken haben Sie?

In der anschließenden gemeinsamen Diskussion stellte sich raus, dass die Teilnehmer es für sinnvoll halten, zwei Wissensgebiete doppelt zu besetzen, und zwar in Form eines Tandems, wobei sich die beiden Personen die Aufgaben teilen, da es sich um sehr komplexe Wissensgebiete handelt, dass viel Expertise und Erfahrungswissen erfordert. Für das dritte Wissensgebiet stellt sich im Verlauf der Diskussion heraus, das dieses durch einen Wissensempfänger alleine übernommen werden kann. Auch für die beiden Wissensgebiete, für die sich zunächst kein Wissensempfänger finden konnte, hat die Gruppe eine Lösung finden können.

Zum Ende des Tags haben sich die Teilnehmer auf ein Vorgehen geeinigt, das vorsieht, dass sich jeder Wissensempfänger in den kommen 4 Wochen einzeln mit dem Wissensgeber trifft, um das weitere Vorgehen und den Umfang des Wissenstransfers zu besprechen. Dafür füllt jeder Wissensempfänger seinen Wissenstransferplan aus, der als Diskussionsbasis für das Treffen dient.

Tag 2 – Zeit für den Wissenstransfer schaffen

Am zweiten Tag haben wir uns mit der Frage beschäftigt:

Wie schaffen wir es, den Wissensgeber in der verbleibenden Zeit weiter aus dem Tagesgeschäft zu lösen, um ihm genügend Zeit für den Wissenstransfer einzuräumen?

In einem Gespräch hatte mich der Abteilungsleiter und die Wissensempfänger gebeten dieses Thema mit allen in der Runde zu besprechen, da sich der Wissensgeber schwer von seinen Aufgaben lösen kann und immer noch zu viel im Tagesgeschäft mitmischt, anstatt sich auf den Wissenstransfer zu konzentrieren.

Das ist ein nicht ungekanntes Phänomen. Viele der Wissensgeber haben Schwierigkeiten, loszulassen. In diesem Fall ist das nicht loslassen können besonders ausgeprägt, weil der Wissensgeber nach seinem Ausscheiden weiter für das Unternehmen in beratender Funktion tätig sein wird. Um das Loslassen von beiden Seiten zu betrachten, haben wir zunächst alle Bedenken gesammelt, die den Wissensgeber daran hindern könnten, sich dem Wissenstransfer stärker zu widmen.

In einem zweiten Schritt haben wir konkrete Vorschläge gesammelt, wie die Wissensempfänger den Wissensgeber beim Loslassen unterstützen können. Dabei ging es, möglichst einfache und pragmatische Lösungen zu finden, die sich leicht im Arbeitstag des Wissensgebers integrieren lassen.

Aus den Anregungen durfte sich der Wissensgeber 3 Vorschläge aussuchen, die er mithilfe von „Umsetzungspaten“ in den kommenden Wochen ausprobieren und in seinen Arbeitskontext implementieren möchte.

Zum Ende der beiden Tage haben wir uns auf ein sehr grobes Vorgehen geeinigt. Dieses zeigt, wie der Wissenstransfer im Groben in den kommenden 3 Jahren bis zum Ausscheiden des Wissensgebers ablaufen soll. Die Grafik, die wir dazu entwickelt haben, hilft allen, sich immer wieder bewusst zu machen, dass das meiste Wissen in den kommenden 1,5 – bis maximal 2 Jahren übergeben sein muss. Das dritte Jahr soll den Wissensempfängern dazu dienen, die Aufgaben sicher selbst auszuüben. Dafür steht ihnen der Wissensgeber noch mindesten 1 Jahr in der Rolle des Coachs zur Verfügung.

Mit diesem Workshop ist der größte Teil meiner Begleitung abgeschlossen. In den kommenden zweieinhalb Jahren bin ich (nur) noch in der Rolle des Coachs für alle Beteiligten tätig und am Ende mit einem Abschlussworkshop, um die Lessons Learned zu heben.

 

 

 

Kristin Block

Die Arroganz des Wissens

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Letztes Jahr bekam ich eine Anfrage von einer Hochschule. Angefragt wurde ein interaktives Training mit Praxisbezug zum Thema Wissensmanagement.

Im ersten Moment habe ich mich sehr über die Anfrage gefreut. Doch darauf folgte schnell die Ernüchterung. Denn Voraussetzung für das Training ist ein Hochschulabschluss, den ich nicht habe. Bei einem netten Telefongespräch konnte ich erfahren, dass es dabei keine Rolle spielt in welcher Fachrichtung man den Hochschulabschluss erworben hat. Wichtig sein nur das man einen hat.

Heute ist mir diese Situation bei einem anderen Gespräch wieder in den Sinn gekommen und ich denke das ist einen kurzen Blogartikel wert.

Was ist hier eigentlich los?

Ich erinnere mich noch genau, dass ich nach dem Telefongespräch verärgert war und mich gefragt habe: Was läuft hier gerade falsch?

  • Wer entscheidet über den Wert meines Wissens?
  • Wäre mein Wissen und meine Expertise mehr Wert, wenn ich einen Hochschulabschluss hätte? Egal für welche Fachrichtung?
  • Zählt theoretisches Hochschulwissen mehr als jahrelanges erprobtes Erfahrungs- und Praxiswissen?
  • Was sagt das über unseren Umgang miteinander und den Umgang mit Wissen aus?

Ich denke, es ist ein Spiegel unserer Gesellschaft und wie wir als Menschen mit unserem eigenen Wissen und dem Wissen anderer umgehen. Die Wissensgesellschaft lebt davon, dass wir alle unser Wissen und Erfahrungen teilen. Das aber geht nur, wenn wir uns auf Augenhöhe begegnen, offen sind für den anderen und nicht von vorneherein bewerten. So grenzen wir das aus, was möglich wäre. Es geht nicht um besser oder schlechter, mehr oder weniger Wissen, sondern um die Anerkennung und die Wertschätzung für das, was bereits da ist.

Bei der Wissensarbeit haben Arroganz und Eitelkeit in meinen Augen nichts verloren. Echte und aufrichtige Wissensarbeit braucht Zusammenarbeit mit Gemeinsinn. Sie braucht Diversität und schleißt alle Menschen mit ihrem Wissen und Können ein.

Was uns fehlt, ist der Respekt vor dem Wissen. Der Respekt vor uns selbst und allen Generationen vor uns, die mit ihrem Wissen die Basis für unseren Wissensschatz und unseren Wohlstand gelegt haben. Wissen ist nichts was einem einfach so zu fliegt, in der Regel ist Wissen harte Arbeit. Um das volle Potenzial der Wissensgesellschaft nutzen zu können braucht es jeden von uns mit all unserer Individualität, Talenten und Fähigkeiten.

Übrigens habe ich den Auftrag an eine liebe Kollegin weitervermittelt und sie hat den Auftrag zu meiner Freude bekommen. 🙂

 

 

 

Kristin Block

Wissen geht in Rente

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Heute durfte ich einen Impulsvortrag bei dem Deutschen Verein des Gas- und Wasserfaches e.V. halten.
Die Veranstaltung trug den Titel Dispatching – Sicher im Wandel.

Damit der Wandel gelingen kann war mein Thema: Wissen geht in Rente. Wie das wertvolle Wissen von ausscheidenden Mitarbeiter*innen für die Zukunft sichern.

In meinem Impuls geht es vor allem um die Fragen:

  • Wie kann es gelingen, dass wertvolles Erfahrungswissen nach Ausscheiden der Mitarbeiter*innen im Unternehmen bleibt?
  • Wie das umfangreiche Erfahrungswissen der Wissensträger*innen identifizieren?
  • Wie den Wissenstransfer planen und gestalten, damit das zu vermittelndes Wissen auch beim Wissensempfänger*innen ankommt, verstanden und angewendet werden kann?

Wer nicht live dabei sein konnte, sich aber ein Bild machen möchte, kann sich die Präsentation hier ansehen.

Herausforderungen der Unternehmensnachfolge

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Warum ist es so wichtig eine Unternehmensnachfolge rechtzeitig zu planen? Und welche Herausforderungen müssen sich alle Beteiligten gemeinsam stellen? In einem Gespräch mit Bruno Aregger geben wir ein paar Antworten.

Übrigens ist die Planung der Nachfolge nicht nur bei der Übergabe eines Unternehmens wichtig, sondern auch bei allen Unternehmen die vom demografischen Wandel betroffen sind. Gerade wenn in den kommenden 10 Jahren die Generation der Babyboomer in Rente gehen ist die Wissensweitergabe wichtig. Aufgrund der geburtenstarken Jahrgänge ist klar, dass nicht nur einzelnen Wissensträger das Unternehmen verlassen, sondern ganze Abteilungen oder Teams. Wird die Wissensübergabe nicht rechtzeitig angestoßen, geht viel Wissen und Know-how für immer verloren.

In welchen Zeiträumen Sie dabei denken sollten, werden ich in meinem nächten Blogartikel verraten.

Wissen ist ein Geschenk!

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Vor ein paar Tagen bei einem Gespräch mit Luise Wolf sind wir auf meine Form Wissen als Geschenk zu visualisieren zusprechen gekommen. Und in dem Moment, als ich angefangen habe darüber zu sprechen und zu erklären warum, ist ein ganzer Wasserfall an Ideen aus mir herausgebrochen. Diese Gedanken haben mich noch Tage danach beschäftigt und mir ist klar geworden wie viel für mich dahinter steckt. Daher habe ich beschlossen, einen Blogartikel darüber zu schreiben und euch an meinen Gedanken teilhaben zu lassen.

Als ich angefangen habe mich mit dem Thema Visualisierung zu beschäftigen habe ich mich lange gefragt, wie ich Wissen visualisieren könnte. Ich hätte hierfür einen einfachen Weg nehmen können und Wissen mit den üblichen Bildern wie Bücher, Köpfe, Gehirne, Glühlampen etc. zeichnen können. Aber so bin ich nicht. Das greift mir zu kurz und wird dem Wissen so wie ich es verstehe nicht gerecht.

Wissen ist nichts was wir anfassen können, sondern etwas was in unseren Köpfen stattfindet und sehr individuell ist. Wissen beruht auf Kopfarbeit und ist ein individueller Prozess, der zunächst nur bei uns Selbst im Verborgenen geschieht und erst sichtbar wird, wenn wir unsere Gedanken oder Erkenntnisse mit andere teilen. Dieser Gedanke macht Wissen auch so schwer greifbar.

Wie also etwas Visualisieren das so fluide ist? Das seine Form jederzeit wechseln kann.

Beim darüber Nachdenken und Reflektieren habe ich mich irgendwann gefragt, was Wissen für mich ist und dabei kam mir spontan das Bild eines Geschenks in den Sinn. Aus heutiger Sich klingt das sehr einfach und logisch aber damals hat mir das viele Kopfschmerzen bereitet.

 Warum ein Geschenk als Visualisierung für Wissen?

Mit einem Geschenk assoziieren wir Menschen etwas Positives. Wer von uns wird nicht gerne beschenkt? Ein Geschenk bereitet dem Schenkenden und dem Beschenkten Freude. Anderen etwas zu schenken ist für mich in erster Linie selbstlos und uneigennützig. Schenken wir jemanden etwas, dann tun wir das freiwillig. Ohne Erwartung einer Gegenleistung. Im Wissenskontext schenke ich Wissen, weil ich davon überzeugt bin, das mein Gegenüber etwas davon hat. Im Idealfall davon profitiert.

Im Wort „schenken“ steckt ein positiver Gedanke?

Der Begriff „schenken“ lässt sich auf westgermanisch skankija – „einschenken“ zurückführen; das Verb wurde früher im Sinne von „zu trinken geben“ verstanden. Diese Bedeutung ist bis heute erhalten geblieben und zeigt sich auch in den Wörtern „Schenke“ oder „Wirtshaus“ die das (ein)schenken, also dem Bewirten eines Gastes innehaben. Heute wird „schenken“ im Sinne von „unentgeltlich geben“ verstanden. Das ist aus einer früheren Sitte entstanden, bei festlichen Empfängen sowohl Getränke wie auch Geschenke zu verteilen.

Wissen schenken betrachte ich aus zwei Perspektiven

Aus der Sicht des schenkenden – also dem Wissensgeber möchte ich jemanden etwas Gutes tun, indem ich ihn an meinem Wissen teilhaben lasse. Das tue ich, weil ich davon überzeugt bin, das mein Wissen einen nutzen stiftet. Es könnte z. B. die Lösung für ein Problem sein, das der Wissensempfänger hat. Eine Idee für eine Verbesserung, ein innovativer Gedanke oder einfach ein Impuls für einen Perspektivwechsel. Verpackt der Wissensgeber sein Wissen und versieht es mit einer Schleife, so zeigt es dem Wissensempfänger mit welcher Sorgfalt und Wertschätzung das Wissen ausgewählt wurde.

Aus der Sicht des Beschenkten, dem Wissensempfängers bekommen ich ein Angebot, das ich annehmen kann, aber nicht muss. Ich bin zu nichts verpflichtet. Doch wenn ich als Wissensempfänger neugierig und offen bin, dann nehme ich das Wissen, das mir geschenkt wird gerne an. Es bietet mir z. B. die Möglichkeit neues zu erfahren, über den eigenen Tellerrand hinauszuschauen. Mich weiterzuentwickeln, Wissen auszubauen und dieses wieder an andere weiter zu schenken.

Egal aus welcher Perspektive wir das Geschenk betrachten es macht neugierig, weil wir nicht sehen was dahintersteckt.

Kein Geschenkt ist gleich

Wissen ist individuell und an Personen gebunden. Insbesondere das implizites Wissen ist nicht so einfach vom Wissensträger zu trennen. Weil es auf den Erfahrungen der jeweiligen Person beruht. Das hängt unter anderem von unseren Werten, Normen, Kulturkreis, Prägungen, Fähigkeiten, Talente, Vorwissen, unserer eigenen Wahrnehmung und vielen weiteren Faktoren ab. So ist Wissen nie gleich Wissen. Es sieht eher so aus, das Wissen immer eine persönliche Note von uns selbst mitbekommt, wenn wir es mit anderen teilen.

Wissen selbst schenken

Ganz im Sinne von New Work oder einer selbstbestimmten Arbeit können wir uns übrigens Wissen auch selbst schenken. Unser Angebot an Wissen ist übergroß und der Zugang dazu war noch nie so leicht. Das einzige, was wir dafür tun müssen, ist das richtige Angebot wahrnehmen, zugreifen und es für uns nutzen. Wir selbst haben es in der Hand, wie viel Zeit wir in unser Wissen und uns selbst investieren. Um bei meinem Bild zu bleiben, können wir uns ein kleines Geschenk aus dem Angebot nehmen oder ein großes – das beleibt uns selbst überlassen.

Experteninterview online durch führenKristin Block

Ein Wissensträger-Interview online durchführen geht das?

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In den meisten Fällen habe ich das Wissensträger-Interview vor Ort beim Kunden durchgeführt. In seltenen Fällen auch mal online z.B., wenn die Zeit knapp war oder Wissensträger seinen Arbeitsplatz im Ausland hatte und es zu aufwändig war dort hin zu Reisen oder das Budget es einfach nicht erlaubt hat.

Gerade in Zeiten wie diesen kann ich schlicht weg nicht mehr zu meinen Kunden Reisen – weil die Rahmenbedingung es nicht erlauben. Also mache ich das Beste daraus und biete für diese Zeit alle Wissensträger-Interviews online an.

Experteninterview geht auch online

Aber was ist ein Wissensträger-Interview überhaupt?

Kurz zusammengefasst – das Wissensträger-Interview gibt dem Wissensträger oder Experten die Gelegenheit über sein Wissen nachzudenken und dieses zu reflektieren. Mithilfe von Fragen kann der Erfahrungs- und Wissensschatz eines Wissensträgers so sichtbar und in Stichpunkten in Form einer Wissenslandkarte festgehalten werden.
Es geht darum dem Wissensträger genügend Zeit und Raum für sein Nachdenken und Reflektieren zu geben, denn erst damit kommt er an sein tiefliegenden Wissensschatz.

Was ist anders und worin liegt der Unterschied?

Im Prinzip ändert sich nichts an der Interview-Methodik nur die Rahmenbedingen sind eben anders.

Anstatt mich wie üblich für ein bis eineinhalb Tage in einen Raum beim Kunden mit dem Wissensträger einzuschließen, vereinbaren wir eine kleine Reihe an virtuellen Sitzungen, an dem ich das Interview durchführe. Somit bleibt der Zeitrahmen gleich muss aber anders organisiert werden – also kleine Interview-Einheiten an mehreren darauffolgenden Tagen. Der Raum kann vom Wissensträger selbst bestimmt werden, also entweder schaltet er sich aus dem Büro, von zu Hause oder von einem anderen Ort dazu. Wichtig dabei ist nur, dass er für ca. 120 Minuten ungestört ist.

Die Erfahrung der letzten Wochen hat gezeigt, dass es von den Wissensträgern als sehr positiv empfunden wird kleine Interview-Einheiten zu planen da sich diese viel besser in ihren Arbeitsalltag integrieren lassen. Einige der Wissensträger haben mir sogar das Feedback gegeben, dass sie das Gefühl haben durch den kontinuierlichen Prozess (jeden Tag ein kurzes Interview) viel besser reflektieren zu können und somit auch an das echte und wertvolle Erfahrungswissen zu gelangen.

Auch die Dokumentation unterscheidet sich nur wenig. Während ich beim Interview vor Ort zur Dokumentation des Wissens mit Post-Its arbeite, die ich an die Wand klebe, um das Wissen für den Wissensträger sichtbar zu machen, dokumentiere ich das Wissen in den virtuellen Sitzungen mit dem MindManager in Form einer Wissenslandkarte. Bei beiden Vorgehen kann der Wissensgeber jederzeit sehen was bereits an Wissen festgehalten wurde.

Welche Voraussetzungen sind notwendig?

Neben den technischen Voraussetzungen wie einer guten Internetanbindung, eine funktionierende Kamera und einem geeigneten Kommunikations- und Besprechungs-Tool ist vor allem das Mindset des Wissensgebers ausschlaggebend.

Ist der Wissensgeber offen und neugierig Neuem gegenüber und lässt sich auf das Experiment ein sind alle Voraussetzungen für ein Gelingen des Online-Wissensträger-Interviews gegeben.

In der Praxis zeigt sich, dass die Know-How-Träger, sich alle recht schnell mit der neuen Technik und Methode vertraut machen konnten. So erhalten wir zum Ende immer eine umfassende Wissenslandkarte, die keinen Unterschied aufweist zu der die ich live vor Ort beim Kunden erstelle.

Wenn Sie mehr über das Wissensträger-Interview wissen wollen, können Sie sich meine Visualisierung in Form eines A4-Posters ansehen oder Sie sprechen mich für weitere Details direkt an.

 

 

 

 

Wenn Experten in Rente gehen, ist es wichtig, den Wissenstransfer und die Wissenssicherung frühzeitig zu planenKristin Block

Wissen geht in Rente

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Wissen geht in RenteMitarbeiter gehen in Rente. Das ist ein ganz normaler und natürlicher Prozess. Doch in den kommenden Jahren wird nicht nur einer von vielen ihrer Mitarbeiter in Rente gehen, sondern eine Vielzahl von Know-How-Trägern.

Der demografische Wandel stellt Unternehmen damit vor die Herausforderung das Wissen dieser Wissensträger frühzeitig zu sichern.

Jetzt werden Sie sich fragen, warum? Bisher sind immer wieder Mitarbeiter in den Ruhestand gegangen und was daran ist jetzt neu?

Die Herausforderung liegt nicht darin, dass der eine oder andere Mitarbeiter in Rente geht. Sie liegt darin, dass eine Vielzahl an Experten gleichzeitig in Rente gehen. Ist ein Mitarbeiter bisher in den Ruhestand gegangen, konnte das Wissen der Person an viele andere weitergeben werden. Wenn Wissenslücken nach dem Weggang sichtbar wurden, war das zu verkraften da es noch genügend Mitarbeiter gab die die Wissenslücke mit etwas Aufwand und Zeit geschlossen haben. Doch in den kommenden Jahren wird das nicht mehr möglich sein.

Denn zum einen sind es zu viele Mitarbeiter die gehen und zum anderen gibt es zu wenige Mitarbeiter, die das Wissen entgegennehmen können und wollen.

Deshalb ist es ratsam den Wissenstransfer und die Sicherung des Know-hows frühzeitig zu planen und zu sichern. Damit Wissen nicht unwiederbringlich verloren geht.

In meiner Praxis zeigen sich immer wieder dieselben Stolperfallen, an den Organisationen scheitern.
  • Organisationen sind sich der Herausforderung und den damit verbundenen Konsequenzen nicht bewusst. Entweder, weil es ja bisher auch immer so geklappt mit dem Wissenstransfer oder weil ein Wissenstransfer sowieso nie stattgefunden hat und es auch so mehr oder weniger gut ohne strukturierte Wissensübergabe funktioniert hat.
  • Sie sind schlecht vorbereitet, wissen nicht, wann wer in Rente geht und sind häufig zu spät dran. Es ist ja nicht so, dass der Renteneintritt eines Mitarbeiters ein überraschendes Ereignis ist. Ich für meinen Teil dachte immer, dass Organisationen die Altersstruktur seiner Mitarbeiter kennen und damit auch wissen welcher Wissensträger, wann das Unternehmen verlässt. Doch häufig erlebe ich Wissenstransfer-Anfragen mit einer Vorlaufzeit von 4 Wochen und weniger.
  • Unternehmen sind sich der Komplexität der Aufgabe und den damit verbundenen Zeitaufwand nicht bewusst. Sie unterschätzen die Komplexität eines Wissenstransfers und den damit verbundenen Zeitaufwand. Oft wird noch geglaubt das viel Wissen ja eh schon dokumentiert ist und ein paar Stunden für die Weitergabe von Erfahrungswissen ausreichen. Aber Wissen, dass sich ein Mitarbeiter über Jahrzehnte angeeignet und weiterentwickelt hat kann nicht an ein einem Nachmittag übergeben werden. Und schon gar nicht, wenn beide Wissensgeber und Wissensempfänger noch ihren regulären Aufgaben nachgehen.
  • Sie wissen nicht wie sie das Know-how der ausscheidenden Mitarbeiter identifizieren, sichern und an die nächste Generation weitergeben können. Es fehlt den Organisationen bzw. Mitarbeiter die über Wissenstransferkompetenzen verfügen. Das heißt zum einen kennen Sie weder die Methoden für die Wissensidentifizierung noch Wissen sie wie Wissen so weitergegeben werden kann, das dieses auch beim Empfänger ankommt, und zwar so, dass es verstanden und angewendet werden kann.
Dabei lässt sich das Wissen ausscheidender Mitarbeiter mit einem strukturierten Vorgehen in 5 Schritten und einem überschaubaren Aufwand für die Zukunft sichern.
  1. Schritt: Prozess starten – alle Beteiligen an einen Tisch bringen und vorgehen definieren.
  2. Schritt: Wissensidentifikation und -strukturierung – mittels eines Wissensträgers- bzw. Experten-Interviews.
  3. Schritt: Wissenstransfer planen – mithilfe eines Wissenstransferplans der den gesamten Prozess transparent macht und damit auch den Gesamtaufwand an Zeit aufzeigt.
  4. Schritt: Wissenstransfer durchführen – mittels verschiedener Wissenstransfer-Methoden die dabei helfen die verschiedenen Wissensarten an den/die Wissensempfänger zu vermitteln und zu übergeben.
  5. Schritt: Aus den Erfahrungen lernen – mithilfe einer Nachbetrachtung und Definition von Learnings die sich auf kommende Wissenstransfer-Situationen übertragen lassen.

Das Vorgehen gibt es auch visualisiert als A4-Poster, dass Sie hier finden.
Wenn Sie mehr zu meinem Vorgehen wissen wollen, dann sprechen Sie mich gerne an.

Die Connect-Route bringt Menschen zusammen.Kristin Block

Die Connect-Route

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Und warum das Zusammenbringen von Menschen in Unternehmen so wichtig ist

Bei der Connect-Route geht es darum Menschen in Unternehmen zusammen zu bringen und ihnen so viele Möglichkeiten zum Wissensaustausch wie möglich zugeben. Dabei geht es vor allem um das Wissen, das sich nicht dokumentieren lässt und einen hohen Grad an Komplexität besitzt, sodass es nur mit Hilfe des Menschen weitergeben werden kann.

Wissensverteilung mit Hilfe der Connect-Route

Damit das im Unternehmenskontext funktioniert, braucht es ein paar Rahmenbedingungen, auf die ich eingehen möchte.

Wissensaustausch beansprucht Zeit.

Es ist doch so: heute wird der Wissensaustausch immer noch als Zusatz-Aufgabe gesehen. In meinen Projekten bekomme ich immer wieder von Mitarbeitern zu hören: „Wann soll ich denn das auch noch machen? Ich habe keine Zeit auch noch aktiv mein Wissen zu teilen!“ Aber genau darin liegt das Dilemma, denn sein Wissen mit anderen zu teilen und weiterzugeben ist keine Zusatzaufgabe, sondern integraler Bestandteil unserer täglichen Arbeit. Nur wird das von den wenigsten so gesehen. Insbesondere bei der zunehmen Komplexität unserer Arbeitswelt sind wir immer mehr darauf angewiesen unser Wissen schnell und kompakt an den Mann oder die Frau zu bringen. Wir haben keine Zeit für die Wissensweitergabe, weil es uns nicht wichtig genug ist.

Zeit schaffen – Organisationen sollten Zeit für pro aktiven Wissensaustausch fördern, indem Sie Wissen als ein wertvolles Gut im Unternehmen begreifen und ihre Mitarbeiter gezielt anhalten ihr Wissen zu teilen.
Mitarbeiter und Führungskräfte müssen lernen mit unserer knappen Zeit besser um zugeben und Prioritäten zu setzen. Und wir alle haben begriffen, dass die Weitergabe von Wissen ein Teil unserer täglichen Arbeit ist.

Wissensaustausch braucht Gelegenheiten.

Die Wissensweitergabe lebt von und mit den Menschen. Doch wenn es in Unternehmen nur wenige Gelegenheiten gibt miteinander in Kontakt zu treten, um sich auszutauschen, wird es schwer. Menschen brauchen Zeit, Muße und Gelegenheiten sich spontan oder geplant zu treffen. Hetzen sie von einem Meeting zum anderen, nehmen sie viele Chancen zum Austausch im Laufe des Tages gar nicht wahr. Nun werden viele das Argument anführen, dass die Digitalisierung es uns heute doch ungemein erleichtert auf digitalem Weg mit vielen Menschen in Kontakt zu treten und Wissen auszutauschen. Dem will ich nicht widersprechen. Aber worum es mir geht, ist die Qualität. Sicher, ich kann heute mit viel mehr Menschen mein Wissen teilen als früher. Doch über die digitalen Medien bleiben wir meist an der Oberfläche. Wollen wir hochkomplexes Wissen an andere weitergeben, müssen wir uns in den meisten Fällen einfach physisch treffen. Hier gilt es eine gute Mischung zwischen Digital und nicht digital zu finden.

Gelegenheiten schaffen – Organisationen sollten ihren Mitarbeiten mehr Gelegenheiten und Anlässe bieten sich austauschen zu können. Gelegenheiten können z. B. interne Messen, Tag der offenen Abteilung, Knowledge-Cafés, Community-Veranstaltungen, Knowledge-Jams, Failier Nights, WOL, etc. sein. Und sie müssen dafür sorgen, dass der Austausch von Wissen während der Arbeitszeit stattfindet.
Mitarbeiter und Führungskräfte lernen diese Angebote für sich und ihre Teams zu nutzen. Sie verstehen dies, als Lernchancen um ihren eigenen Wissenshorizont zu erweitern und andere an ihrem Wissen teilhaben zu lassen.

Wissensaustausch braucht Freiwilligkeit und Vertrauen.

Wird die Weitergabe von Wissen in Unternehmen verordnet, passiert im positiven Fall nichts. Im negativen Fall bauen sich noch mehr Mauern auf. Niemand kann Menschen dazu zwingen, Wissen zu teilen. Wissensaustausch funktioniert nur auf freiwilliger Basis und auch nur dann, wenn das Wissen wertgeschätzt wird. Es kommt darauf an wie vertrauensvoll die Menschen miteinander im Unternehmen umgehen. Ich spreche hier immer von „Vertrauensvorschuss“. Damit meine ich das Vertrauen, das ich meinem Gegenüber vorab zugestehe, weil ich davon ausgehe, dass es keine negativen Konsequenzen für mich hat, wenn ich mein Wissen mit dieser Person teile.

Wissen teilen wollen – Organisationen sollten ihren Mitarbeiten zeigen (im Tun und Handeln), dass es ihnen ernst ist. Wissensweitergabe wird wertgeschätzt und honoriert. Mitarbeiter und Führungskräfte wissen um die Vorteile und den Nutzen der Wissensteilung für jeden Einzelnen, das Team und die Gesamtorganisation.

Wissenstransfer braucht Wissenstransfer-Kompetenz.

Wissen zu teilen erfordert neue Kompetenzen und Fähigkeiten, die nicht jeder von Natur aus mitbringt. Schließlich haben die wenigsten von uns eine pädagogische Ausbildung und damit Kenntnisse über das Lehren und Lernen. Um Wissen aber so weitergeben zu können, dass dieses beim Empfänger ankommt, verstanden und in den eigenen Kontext übertragen werden kann benötigen wir alle mehr Wissenstransferkompetenz.

Kompetenzen entwickeln – Organisationen sollten ihre Mitarbeiten dabei unterstützen Wissenstransferkompetenzen zu entwickeln. Zum Beispiel: Offenheit für Veränderungen oder Kommunikationsfähigkeit. Dazu müssen sie neue Ausbildungsangebote konzipieren und den Mitarbeitern die Gelegenheit bieten, die neuen Fähigkeiten anzuwenden. Mitarbeiter und Führungskräfte sind motiviert, neue Fähigkeiten und Kompetenzen zu erlernen.

Wissenstransfer braucht ein positives Menschenbild.

Immer dann, wenn ich in ein neues Unternehmen komme und bei den ersten Gesprächen spüre, hier läuft etwas anders, bemerke ich schnell, woran es liegt. Es ist das positive Menschenbild, das in diesem Unternehmen gelebt wird. Dort werden Menschen als individuelle Wesen gesehen, die selbstbewusst, eigenverantwortlich zusammenarbeiten und die Arbeit, die sie tun, als sinnvoll empfinden.

Positives Menschenbild schaffen – Unternehmen sollten lernen, die Zügel zu lockern und ihren Mitarbeiten deutlich mehr zuzutrauen. Sich von einem veralteten, negativen Menschenbild zu verabschieden ist das Gebot der Stunde. Es gilt einen Weg zu finden, Mitarbeitern zu mehr Autonomie zu verhelfen. Mitarbeiter und Führungskräfte können, selbstbewusst und verantwortungsvoll mit der gewonnen Freiheit umzugehen.

Wie in meinem letzten Artikel erwähnt bildet die Connect-Route nur den einen Weg ab, um Wissen im Unternehmen zu verteilen. Die Verteilung von dokumentiertem Wissen kann über die Collect-Route erfolgen. Es ist allerdings wichtig, dass ein Gleichgewicht zwischen den beiden Routen besteht und beide Routen bedient werden. Eine alleine kann die Verteilung von Wissen nur bedingt sicherstellen.

Wissenstransfer: Zwei Figuren auf der Brücke halten das Wissen

Beim Wissenstransfer ist jeder sowohl lehrender als auch lernender

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Bei einem meiner Kunden haben wir gestern die Gemeinsamkeiten von Wissenstransfer und Lernen diskutierten. Dabei waren wir uns am Ende einig. Wissenstransfer ist immer auch ein Lernprozess bei dem sowohl der Wissensgeber als auch der/die Wissensempfänger lernen. Somit kann jeder jederzeit eine der beiden Rollen übernehmen.

Gerade bei sehr komplexen Wissensgebieten ist es oft schwer das implizite Wissen zu vermitteln.

Dafür brauch es nicht nur eine „Wissensvermittlungskompetenz“, sondern auch eine Form der Sensibilität, nämlich zu merken, wann der/die Wissensempfänger möglicherweise nicht mehr versteht, worum es genau geht und entsprechend auf sein Gegenüber eingeht.

Damit ist der Wissenstransfer immer ein Prozess des Gebens und Nehmens auf beiden Seiten.

Wir Menschen sind soziale Wesen und es ist wichtig, das sich beiden Personen aufeinander einlassen und den Weg gemeinsam beschreiten. Merkt der Wissensgeber, das der Wissensempfänger Schwierigkeiten hat zu folgen oder zu verstehen sollte er gemeinsam mit dem Empfänger einen Schritt zurückgehen und es erneut versuchen. Im Gegenzug sollte der Wissensempfänger dem Wissensgeber möglichst schnell zu verstehen geben, wenn er etwas nicht verstanden hat.

Auf diese Weise lernen beide von und miteinander und jeder in beiden Rollen.

Wie gelangen wir an unseren Wissensschatz?

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Täglich findet Wissenstransfer in Unternehmen statt aber dabei wird häufig eher das offensichtliche leicht zugängliche Wissen weitergegeben und nicht das viel tieferliegende Erfahrungswissen – also unserer wahrer Wissensschatz.

3 Situationen die das zeigen:
  1. Ein Ingenieur erhält eine Anfrage eines Kollegen aus Singapur, der ihn bei der Lösung eines Problems bittet. Der Ingenieur beschreibt dem Kollegen die Lösung, die er in der Vergangenheit angewandt hat. Doch er versäumt es, die der Lösung zugrundeliegenden Überlegungen und Einsichten zu durchdenken und mit- zuliefern.
  2. Ein Vorarbeiter wechselt die Abteilung und übernimmt einen neuen Job im Unternehmen. Um das Wissen an seinen Nachfolger weiter zu geben, organisiert das Unternehmen einen Übergabetermin und der Vorarbeiter spricht mit seinem Nachfolger die Prozesse und Abläufe durch, aber das eigentliche Wissen – also die Tipps und Tricks, die der Neue für anstehende Problemstellungen braucht, werden nicht angesprochen.
  3. Eine Projektmanagerin beendet ihr Projekt. Um das Wissen über das Projekt fest zu halten, setzt sie sich für ein paar Tage hin und schreibt einen Abschlussbericht, in dem sie die Geschichte des Projekts und die Erfolge des Projekts schildert. Doch die Geheimnisse des Erfolges, die sich in den Interaktionen in ihrem Team verbergen, kommen ihr nicht in den Sinn.

In jedem dieser Beispiele ist die Gelegenheit zum Austausch von wertvollem, impliziten Erfahrungswissen verloren gegangen – in einigen Fällen für immer. Das entscheidende Wissen bleibt im Kopf der Mitarbeiter, denn keiner von ihnen ist sich dessen bewusst, dass er/sie eigentlich viel mehr weiß. Aber ohne sich über sein Wissen bewusst zu sein, haben wir keine Möglichkeit, dieses Wissen weiter zu geben.

Wir wissen mehr als wir denken zu wissen

Einer der wichtigsten Grundsätze beim Wissenstransfer ist, dass wir mehr wissen, als uns bewusst ist, und viel mehr, als wir aufschreiben können. Der Einzelne, der alleine vor einem leeren Blatt Papier sitzt und versucht sein Wissen aufzuschreiben, greift selten auf das tiefe und verborgene Wissen zurück. Zum einen, weil es ihm selbst nicht bewusst ist und zum anderen, weil er es alleine nicht kann.
Die einzige Methodik, die uns dabei helfen kann, an das verbogene Wissen zu gelangen ist, Fragen zu stellen und das ist alleine ohne ein Gegenüber sehr schwer. Deshalb braucht es dazu einen guten Fragesteller, dieser kann dem Einzelnen helfen, das eigene Denken und den Reflexionsprozess anzustoßen und damit in die Tiefen seines Wissens einzutauchen.

Wer kann gut Fragen stellen?

Dies funktioniert immer dann am besten, wenn uns eine Person dabei unterstützt die selbst wenig oder gar kein Wissen über die Tätigkeit oder den Job den wir ausüben, hat. Denn diese Person kann ganz anderes und tiefgehendere Fragen stellen. Dass, was für uns als Wissensgeber ganz selbstverständlich erscheint, hinterfragen andere. Nur so erreichen wir die tieferen Ebenen unseres Wissens und können diese für uns bewusst machen.
Damit bestimmt die Qualität der Befragung den Wert des Wissens. Eine oberflächliche Befragung fördert oberflächliches Wissen hervor, das von begrenztem Nutzen ist. Aber ein hartnäckiges Hinterfragen, führt zu dem tieferen Wissen, wo der wahre Wert liegt.

Wann erkennt jemand von Außen, dass wir in der Tiefe unseres Wissens graben?

Mit jedem tieferen hinterfragen wird das Tempo des Antwortgebens verlangsamt, weil das tiefe Nachdenken und die Reflexion einsetzen und der Wissensgeber sich fragt, was wirklich passiert ist, was er gelernt hat. Dies lässt sich auch daran erkennen, dass der Befragte sich zurücklehnt, den Blickkontakt auflöst, am Fragesteller vorbei ins Leere sieht und seine Aufmerksamkeit nach innen richtet.

Wenn wir an das tieferliegende und essenzielle WISSEN wollen, dann brauchen wir eine neutrale Person, einen Moderator oder Fragensteller, der uns dabei hilft, die richtigen Fragen zustellen.