Wissenstransfer – die Uhr tickt

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Neulich in einem Projekt erzählte mir eine Führungskraft: „Ich gehe Ende des Jahres in Rente – aber eigentlich nehme ich ein ganzes Team mit.“

Dieser Satz hat mich getroffen. Denn er zeigt, was im Kern auf dem Spiel steht: Mit den Babyboomern gehen nicht nur einzelne Menschen, sondern ganze Jahrzehnte an Erfahrung, Routinen und unternehmensspezifischem Know-how. Alles, was sie mit Herzblut aufgebaut und geprägt haben, droht still zu verschwinden.

Wissenstransfer beginnt jetzt – nicht erst beim Abschied

In einem aktuellen Fachartikel zum Thema Wissenstransfer wurde ich interviewt. Dort habe ich es so formuliert: „Viele unterschätzen, dass Wissenstransfer jetzt beginnt – nicht erst, wenn jemand geht.“

Das Erfahrungswissen von Kolleg:innen verschwindet nicht von heute auf morgen, sondern schleichend. Immer dann, wenn jemand wechselt, ausfällt oder sich zurückzieht.

Was bleibt, ist oft nur das, was zufällig dokumentiert wurde. Doch das Wertvollste steckt in Köpfen, Gesprächen, zwischen den Zeilen – und geht verloren, solange niemand gezielt danach fragt.

Mehr als ein HR-Problem: Die Kosten von verlorenem Wissen

„Unternehmen verlieren damit ganze Teams, die mit einem Schlag verschwinden.“
So drastisch es klingt – genau das passiert, wenn Erfahrungswissen nicht gesichert wird. Und es betrifft längst nicht nur die HR-Abteilung.

Die EU-Kommission schätzt die Kosten durch verlorenes Wissen auf mehrere Milliarden Euro jährlich. Hinter dieser Zahl stehen jedoch keine abstrakten Risiken, sondern ganz konkrete Folgen für Unternehmen:

❌  Fehlentscheidungen, weil Erfahrungswerte fehlen
❌  Reibungsverluste, weil Abläufe neu erfunden werden müssen
❌  Redundante Arbeit, weil Wissen nicht auffindbar ist

Doch hinter diesen Zahlen stehen immer Menschen. Menschen, die jahrzehntelang mit gewirkt, Verantwortung getragen, Prozesse optimiert, das Unternehmen zu dem gemacht habe das es heute ist.
Ihr Beitrag verschwindet nicht, weil er unwichtig ist – sondern, weil er nicht sichtbar gemacht wird.

Erfahrungswissen bewahren: Haltung, Struktur und Technik als Erfolgsfaktoren

Wissenstransfer ist keine Pflichtübung am Ende eines Arbeitslebens, sondern eine große Chance: die Erfahrung einer Generation für die Zukunft nutzbar zu machen.

Haltung – Wissen zu teilen bedeutet Wertschätzung. Es zeigt, dass das, was man aufgebaut hat, zählt und weiterlebt. Eine Kultur, die diese Haltung fördert, macht Mitarbeitende stolz und verbindet Generationen.

Struktur – Ohne klare Prozesse, Rollen und Routinen bleibt Wissenstransfer dem Zufall überlassen. Strukturen geben Orientierung: Wer spricht mit wem, wann, in welchem Format? Sie schaffen Verbindlichkeit und machen Wissen greifbar.

Technik – Digitale Tools können den Austausch sichtbar machen, Wissen ablegen und zugänglich halten. Sie sind das Fundament, ersetzen aber nicht die persönliche Weitergabe. Erst im Zusammenspiel mit Haltung und Struktur entfalten sie ihren Nutzen.

Wie Unternehmen das Lebenswerk ganzer Generationen sichern können

Die Babyboomer-Generation tritt in den nächsten Jahren massenhaft in den Ruhestand.
Wenn wir jetzt nicht handeln, verlieren wir nicht nur Wissen – wir verlieren das Lebenswerk ganzer Generationen.

Der aktuelle Artikel zeigt das eindrücklich. Und es freut mich, dass ich darin meine Perspektive teilen durfte.
Wer sich intensiver mit Wissenssicherung und Wissenstransfer beschäftigen möchte: Es lohnt sich, in diese Ausgabe reinzulesen.

Du möchtest dich dem Thema weiter annähern?
Dann könnten diese Frage ein guter Ausgangspunkt für deine Reflexion sein:
Was würde es für euch bedeuten, wenn das Lebenswerk eurer erfahrensten Mitarbeitenden sichtbar bleibt und Zukunft gestaltet?

Kristin Block

KI im Unternehmen erfolgreich nutzen: Warum strukturierte Wissensbasis der Schlüssel ist

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KI ist gerade in aller Munde. Und manchmal hat man das Gefühl, wir stürzen uns kollektiv auf ein neues Versprechen – das Versprechen von mehr Effizienz, von Produktivitätsschüben und neu gewonnener Zeit. Zeit, die frei wird, weil KI uns Routinen abnimmt, repetitive Aufgaben automatisiert und den Kopf freimacht für die Dinge, die wirklich zählen.

Soweit die Vision.
Doch sobald es um das Thema Wissen geht, wird es komplexer – und ehrlicherweise auch ein Stück anstrengender.

Die Hoffnung: Antworten auf Knopfdruck

Denn die Hoffnung ist verständlich:
Man stellt der KI einfach eine Frage – und sie spuckt das relevante Wissen aus, das im Unternehmen bereits vorhanden ist. Schnell. Punktgenau. Intuitiv.

Aber: So einfach ist es (noch) nicht.

Die eigentliche Grundlage fehlt

Denn bevor KI überhaupt auf Wissen zugreifen kann, muss dieses Wissen zunächst einmal auffindbar, verständlich und verknüpfbar sein. Und genau hier liegt in vielen Organisationen das eigentliche Problem: Die Grundlage fehlt.

Wissen überall – und doch nicht nutzbar

In der Realität liegt Wissen:

  • in den Köpfen einzelner Expert:innen
  • in E-Mail-Verläufen
  • in lokalen Laufwerken
  • in verschiedenen Tools (SharePoint, Confluence, Teams, Notion, …)
  • in PowerPoint-Folien, Excel-Listen, One-Pagern, Protokollen und Mitschriften
  • und oft auch einfach: zwischen den Zeilen

KI kann mit diesem verstreuten Wissen allerdings wenig anfangen. Denn damit sie wirklich Antworten liefern kann, braucht es bestimmte Voraussetzungen. Eine davon ist eine einheitliche Struktur: Ohne klare Ordnung bleibt Wissen ein Flickenteppich, den weder Mensch noch Maschine zuverlässig durchdringen können. Ebenso entscheidend ist der Kontext – Zahlen, Fakten oder Aussagen stehen selten für sich allein. Erst wenn Zusammenhänge sichtbar sind, kann daraus verwertbares Wissen entstehen. Hinzu kommt die Sprache: Wenn Begriffe unterschiedlich verwendet werden oder Formulierungen unklar bleiben, stößt auch KI an ihre Grenzen. Dazu kommt die Frage nach Zugriffsrechten – Wissen, das in Silos eingeschlossen ist, bleibt faktisch unsichtbar. Und schließlich: Das meiste Wissen ist implizit, steckt in Erfahrungen, Routinen oder unausgesprochenen Annahmen. Solange es nicht explizit gemacht wird, bleibt es auch für KI unzugänglich.

Es braucht einen Kulturwandel im Umgang mit Wissen

Deshalb: Bevor KI sinnvoll Wissen verarbeiten und nutzbar machen kann, braucht es einen echten Kulturwandel im Umgang mit Wissen.

Das bedeutet, es reicht nicht, nur Dokumente bereitzustellen.
Es braucht:

  • Struktur, die Orientierung schafft
  • Kontext, der Bedeutung sichtbar macht
  • Sprache, die anschlussfähig ist
  • und einen Zugang, der das Ganze verbindet
Wissen ist das Fundament für wirksame KI

Wissen entfaltet seine Wirkung, wenn es:

  • geordnet ist – damit Menschen und Maschinen es finden und nutzen können
  • im richtigen Kontext steht – denn Erfahrungen und Zusammenhänge machen es erst lebendig
  • verständlich formuliert ist – mit einer Sprache, die Klarheit schafft und Brücken baut<

Denn was nicht sichtbar ist, bleibt auch für KI unsichtbar. Wissensmanagement wird damit zur zentralen Voraussetzung für eine KI, die mehr kann als Floskeln und Allgemeinplätze.

Vom Versprechen zur Gestaltung

KI zeigt uns nicht, was fehlt – sondern, wo wir gestalten können.

Und das Beste: Wir müssen das Rad nicht neu erfinden. Wir müssen nur anfangen, das, was wir bereits haben, sichtbar, anschlussfähig und nutzbar zu machen.

Zwei Fragen zum Weiterdenken

Du möchtest dich dem Thema weiter annähern?
Dann könnten diese beiden Fragen ein guter Ausgangspunkt für deine Reflexion sein:

  1. Was müsste in deiner Organisation passieren, damit Wissen wirklich zugänglich, verknüpfbar und KI-tauglich wird?
  2. Wo in deinem Alltag wird deutlich, dass Wissen zwar vorhanden ist – aber schwer greifbar?

Wissen teilen lohnt sich …

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Es ist zwei Jahre her, da habe ich beschlossen, über das Thema Wissensteilungskultur ein Buch zu schreiben.

Ich wollte ein positives Bild aufzeigen, unter welchen Rahmenbedingungen der Wissenstransfer in Organisationen gelingen kann.

Herausgekommen ist ein illustrierter Leitfaden in Form eines ABCs der inspirieren, Raum für neue Ideen und Impulse geben soll und gleichzeitig eine Aufforderung zum Gestalten ist.

Als mich Heike Dreißigacker vor zwei Wochen angesprochen hat, ob sie ihr Visual Memo zu meinem Buch teilen darf, war ich gerührt und im ersten Moment sprachlos.

Wie großartig und welch unglaubliche Wertschätzung für meine Arbeit und Gedanken.

Heike Dreißigacker hat eine Zusammenfassung meines Buches auf einen Blick gezaubert, die mein Herz höherschlagen lässt.

Ich hätte es nicht besser aus den Punkt bringen können.

Seht selbst was sie wunderbares gezaubert hat.

 

Kristin Block

Wissen muss orchestriert werden, nicht gemanagt!

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Jeder, der mich schon ein bisschen besser kennt, weiß, dass ich den Begriff Wissensmanagement nicht mag.

Denn Managen ist der falsche Begriff dafür. Wissensmanagement wird der Komplexität und Dynamik, die ich damit verbinde, nicht gerecht.

Wenn man jedoch ein Orchester betrachtet, wird einem schnell klar, was ich meine. Jeder Musiker in einem Orchester hat eine einzigartige Rolle, einen festen Platz und klare Verantwortlichkeiten. Trotz dieser Individualität arbeiten alle gemeinsam, um ein harmonisches Gesamtbild zu erschaffen. Jeder Musiker kennt den Zeitpunkt seines Einsatzes, die Bedeutung seiner Anwesenheit und selbst scheinbar einfache Handlungen wie das Umblättern der Noten sind präzise festgelegt.

Die Noten dienen als Richtlinien, aber die Interpretation und das Spiel liegen in den Händen und Köpfen der einzelnen Musiker. Hier tritt der Dirigent auf den Plan – er gibt den Takt vor, vereint die Stimmen und formt aus der Vielfalt der Instrumente ein zusammenhängendes Gesamtkunstwerk.

In ähnlicher Weise betrachte ich Wissensmanagement. Es geht nicht nur darum, Daten zu organisieren oder Informationen zu verwalten, sondern vielmehr darum, sie in einen Kontext zu setzen, zu verstehen und zu nutzen, um ein kohärentes Bild zu schaffen.

Die Menschen sind die Künstler, die die Noten interpretieren, und ein guter „Dirigent“ – sei es ein Teamleiter, Mentor oder ein System – gibt die Richtung vor und koordiniert die Bemühungen, um das volle Potenzial des Wissens zu entfalten.

Wissen ist Macht: Effektives Wissensmanagement in der Organisation

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In der heutigen Welt, in der Information und Know-how zur wertvollen Ressource werden, ist unbestritten, dass geteiltes Wissen Macht ist.

Doch wie mobilisieren und nutzen wir dieses Wissen effektiv in unseren Organisationen?
Diese Frage steht im Mittelpunkt des Expertentalks, das ich mit Monja Eberlein von der Haufe Akademie Anfang Januar hatte.

Eine der zentralen Fragen, die wir im Gespräch aufgeworfen haben, betrifft das Teilen von Wissen. Genauer gesagt, warum entscheiden sich Menschen manchmal dafür, ihr Wissen zu teilen, während sie es in anderen Situationen lieber für sich behalten?

Die Antworten darauf sind vielschichtig und hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter Vertrauen, Motivation und die Unternehmenskultur.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den wir diskutiert haben, ist die Business-Relevanz von Wissensmanagement.

Ich bin nach wie vor der Meinung, dass die Bedeutung eines strukturierten Know-how-Transfers innerhalb von Unternehmen weiterhin zunehmen wird und damit auch das Wissensmanagement einer Organisation immer wichtiger wird.

Dabei wird eine Frage immer wieder gestellt. Was ist beim Mobilisieren von Wissen wichtiger: Technologie oder Menschen?

Wir beide sind uns in diesem Punkt einig. Dabei geht es weniger um das Entweder-oder, sondern vielmehr um ein Sowohl-als-auch.
Technologie kann den Wissenstransfer unterstützen und beschleunigen, aber letztendlich sind es die Menschen, die das Wissen schaffen, teilen und nutzen.

Wer nicht live dabei sein konnte, kann unser Gespräch hier ansehen.

Ich wünsche viel Spaß beim Ansehen

Routinewissen und wertvolle Erfahrungen effektiv weitergeben

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In den letzten Wochen habe ich über einen Wissenstransfer berichtet, den ich gerade begleite.

Dabei geht es vor allem um die Weitergabe von Routinewissen in einer Kommunikationsagentur.

Bei der Wissensidentifizierung wurde deutlich, dass die Wissensträgerin über ein außergewöhnliches Routinewissen verfügt, das es ihr ermöglicht, viele Aufgaben gleichzeitig und äußerst effizient zu bewältigen.

Meine Unterstützung zielt also darauf ab, diese Routinen sichtbar zu machen, damit die Nachfolgerin von diesem Wissen profitieren kann.

In der letzten Wochen haben sich beide zusammengesetzt und sind jede Routine gemeinsam Schritt für Schritt zusammen durchgegangen. Dabei hat die Wissensempfängerin einzelnen Schritte auch immer mal wieder hinterfragt und nachgebohrt, um zu verstehen, warum das Vorgehen so und nicht anders funktioniert.

Einen Punkt finde ich besonders bemerkenswert.

Je tiefer die beiden in die Routinen eingetaucht sind, desto kritischer wurden die Fragen. Das hat die Wissensgeberin an manchen Stellen echt herausgefordert, denn die Antworten auf die Fragen zu finden war oft nicht so einfach.

Mit dem gezielten Nachbohren hat die Wissensempfängerin ihre eigene Perspektive, ihr Wissen und ihre Erfahrungen eingebracht und damit den Blick der Wissensgeberin geöffnet. Was wiederum dazu geführt, dass die beiden an einigen Stellen die Routinen angepasst haben.

So ist im Wissenstransfer noch mal neues Wissen entstanden, das die Wissensgeberin nutzen kann, um ihre eigene Routine zu entwickeln.

Dieser Wissenstransfer zeigt, dass die Weitergabe von Routinewissen möglich ist.

Allerdings erfordert es Engagement und die Offenheit, bestehende Routinen zu überdenken. Im aktiven Austausch zwischen Wissensgeberin und Wissensempfängerin können so neue Erkenntnisse entstehen, die die Qualität der Arbeit für die Zukunft verbessern können.

Die beiden anderen Beiträge dazu findet ihr hier:
Routinewissen – der Schlüssel zur Effizienz im Agenturalltag?
Wissenstransfer: Routinen, Tipps und Stolperfallen

Kristin Block

Wissenstransfer: Routinen, Tipps und Stolperfallen

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Vor ein paar Wochen habe ich über einen Wissenstransfer berichtet, den ich momentan begleite.

Dabei geht um Routinewissen und wie wir dieses Wissen sichtbar und greifbar machen können, damit ihre Nachfolgerin von diesem Wissen profitieren kann.

Dazu bin ich mit der Wissensträgerin immer wieder ihre einzelnen Routinen und Vorgehensweisen Schritt für Schritt durchgegangen.

Dabei habe ich ihr geholfen, zu verstehen, warum sie ihre Routinen genauso und nicht anders ausführt, was bei jedem Schritt beachtet werden muss, damit er genauso ausgeführt werden kann und nichts aus dem Ruder läuft.

Mittlerweile haben wir fast alle ihre Routinen aufgezeichnet. Darin ist jeder einzelne Schritt dokumentiert.

Damit kann die Nachfolgerin jeden der Schritte innerhalb der einzelnen Routine gut nachvollziehen und verstehen. Dabei ist nicht nur wichtig, welche Schritte aufeinander folgen, sondern WARUM welcher Schritt wann folgt und an welcher Stelle Störfaktoren auftreten können.

Zusätzlich hat die Wissensgeberin alle wichtigen Schritten mit hilfreichen Tipps, Tricks, Kniffen aber auch Stolperfallen versehen, um zu zeigen, welche Schritte mehr Aufmerksamkeit und Wissen benötigen.

Wir sind beide schon sehr darauf gespannt, wie der erste Wissenstransfer in der kommenden Woche mit der Nachfolgerin laufen wird.

  • Ob die Schritte für die Nachfolgerin nachvollziehbar sind?
  • Ob die Tipps, Tricks, Kniffen und Stolperfallen ihr wirklich helfen werden?
  • Ob es Punkte gibt, die wir vergessen oder nicht gesehen haben?
  • Welche Schritte aus ihrer Perspektive vielleicht unlogisch sind?
  • An welchen Stellen sie vielleicht Anpassungen oder Änderungen vornehmen würde?

Wenn ihr wissen wollt was wir im ersten Schritt gemacht haben dann seht euch folgenden Beitrag an:
Routinewissen – der Schlüssel zur Effizienz im Agenturalltag?

Kristin Block

Routinewissen – der Schlüssel zur Effizienz im Agenturalltag?

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Ich begleite gerade einen Wissenstransfer bei einer kleinen Kommunikation Agentur.

Der Agenturchef möchte, dass das umfangreiche und komplexe Wissen der Mitarbeiterin im Unternehmen bleibt.

An einem halben Tag durfte ich der Wissensträgerin über die Schulter schauen und sie begleiten.

Dabei hat sich schnell herausgestellt, um welches Wissen es eigentlich geht.

Mir ist aufgefallen:

  • Die Mitarbeiterin ist super gut organisiert.
  • Jeder Task ist geplant und wird Schritt für Schritt nach einem bestimmten Vorgehen abgearbeitet.
  • Bei ihr läuft gefühlt alles wie am Schnürchen.
  • Sie lässt sich auch nicht aus der Ruhe bringen, wenn etwas nicht so läuft wie geplant. Denn, so sagt sie selbst: Ich rechne immer damit, dass etwas nicht so läuft, wie geplant.

Für mich als Außenstehende ist das sehr beeindruckend.

Und schnell stellt sich die Frage:
Über welches Wissen verfügt sie, um alle ihre Tasks nicht nur nacheinander, sondern auch parallel steuern zu können.

Und dann ist es mir klar.

Sie verfügt über ein außergewöhnliches und ausgefeiltes Routinewissen. Damit kann Sie die vielen einzelnen Aufgaben perfekt aufeinander abstimmen.

Um das genau so tun zu können, hat sie sich im Laufe der Zeit für alle möglichen Aufgaben eine eigene Routine zurechtgelegt, die sie dann nutzt, wenn sie die Routine braucht.

In meiner Zusammenarbeit mit der Wissensgeberin und Wissensempfängerin wird es in erster Linie darum gehen, die Routinen, die bei der Wissensträgerin voll automatisch ablaufen, sichtbar zu machen.

Denn das, was sie tut, ist ihr selbst in vielen Teilen nicht bewusst.

So werden wir uns in den kommenden Wochen noch ein paar mal treffen, um Ihre Routinen zu besprechen, um zu erkunden, warum sie diese genau so tut und was genau sie dabei so erfolgreich macht.

Kristin Block

Wege zur langfristigen Sicherung von Know-how

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Das war des Thema meines vierten und letzten Vortrags in Rahmen eines Projektes bei einem Kunden.

Auch wenn keiner den Begriff demografischer Wandel mehr hören kann, möchte ich trotzdem dazu einladen, mit mir einen Blick auf die Fakten und seine Folgen zu werfen.

Laut Definition beschreibt der demografische Wandel die Entwicklung unserer Bevölkerung. Dabei wird die Veränderung der Altersstruktur, als auch die Geburtenanzahl im Verhältnis zu den Sterbefällen betrachtet. In Deutschland steigt der Altersdurchschnitt und seit den 70er-Jahren werden weniger Menschen geboren, als sterben. Man geht davon aus, dass im Jahr 2060 jeder Dritte mindestens 65 Jahre alt sein wird.

In Deutschland steigt der Altersdurchschnitt und seit den 70er-Jahren werden weniger Menschen geboren, als sterben. Man geht davon aus, dass im Jahr 2060 jeder Dritte mindestens 65 Jahre alt sein wird.

In nicht zu weiter Zukunft  -schon in den kommen 7 Jahre wird sich der deutsche Arbeitsmarkt drastisch verändern.

Denn dann werden:

  • Rund 20 Millionen der in den Jahren von 1956 bis 1965 geborenen Babyboomer in den Ruhestand gehen.
  • Diese geburtenstarken Jahrgänge der 50er und 60er Jahre machen 30 Prozent der Bevölkerung in Deutschland aus.
  • Sie werden dem Arbeitsmarkt dramatisch fehlen.

Die Zahlen sprechen für sich. Und doch führt der Handlungsdruck in Unternehmen erst dann zu konkretem Handeln, wenn klar ist, dass Wissensträger gehen und das vorhandene Wissen mit ihnen.

In meinem Vortrag zeige, wie Organisationen schon heute darauf reagieren können. Warum jetzt noch genügend Zeit ist, um einen strukturierten Wissenstransfer in der Organisation zu etablieren und warum es sich für alle Beteiligten lohnt.

Schaut gerne rein. Ich hoffe, ihr könnt für euch etwas mitnehmen.

Kristin Block

Wissensarbeiter brauchen neue Kompetenzen und Fähigkeiten

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Das war der Titel meines dritten Vortrags im Rahmen eines Projektes bei einem Kunden.

Über Jahrhunderte haben Menschen ihr Wissen geteilt. Schon unsere Ur-Ur-Vorfahren haben das Jagen eines Mammuts in Form von Höhlenmalereien festgehalten. Oder das Wissen über Pflanzen und Wurzeln von Generationen zu Generationen weitergegeben.

Wo wären wir heute, wenn diese Ur-Menschen ihre Erfahrungen, ihr Wissen, dass sie sich mühselig, oft auch schmerzhaft angeeignet haben, für sich behalten und niemals weitergeben hätten?

Im schlimmsten Falle hätte niemand überlebt. Im positivsten Fall hätte unsere Entwicklung zum Homo Sapiens noch ein paar Millionen Jahre länger gedauert.

Doch so wie unsere Ur-Ur-Vorfahren Wissen weitergegeben haben, funktioniert es heute nicht mehr. Wissen weiterzugeben ist im Organisationskontext heutzutage kein Ur-Instinkt mehr. Aber dennoch für Organisationen überlebenswichtig.

Denn ohne das Wissen der Mitarbeitenden sind Unternehmen in einer Wissensgesellschaft nicht mehr handlungs- und innovationsfähig.

Auch deshalb brauchen wir nicht nur andere Rahmenbedingen in Organisationen, die den Wissenstransfer günstigen und aktiv fördern, sondern Mitarbeitende auch neue Kompetenzen und Fähigkeiten.

Ich nenne das Wissenstransferkompetenz!

Schaut gerne rein. Ich hoffe, ihr könnt für euch etwas mitnehmen.