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Wie die Verteilung von Wissen im Unternehmen sicherstellen

Vor ein paar Tagen hat Silvia Schorta in einem kurzen Tweet ihren Workshop „Wissensmanagement im Team meistern“ mit den Worten: „Wissensmanagement im Team? Da reicht doch einfach eine Datenbank, in der alle reinschreiben! Leider nein. Wissensmanagement ist Austausch, Teamarbeit Vertrauen und Arbeit.“ beworben.

Mit ihrer Aussage hat sie mich ins Grübeln gebracht, denn leider mache auch ich immer wieder dieselbe Erfahrung, das die Verteilung von Wissen den Datenbanken in Unternehmen überlassen wird.

Dabei gibt es zwei ganz einfache Wege, wie man die Verteilung von Wissen im Unternehmen sicherstellen kann.

Wissenverteilen Connect und Collect

Auf der einen Seite gibt es die „Connect-Route“.

Diese verfolgt den Ansatz die Menschen im Unternehmen zusammenzubringen und zu vernetzen. Sie schafft möglichst viel Gelegenheiten zur Wissensweitergabe und den Austausch. Konkret heißt das, die Weitergabe von Wissen erfolgt durch das Mittel der Konversation und dem Dialog entweder Face-to-face oder auf elektronischem Weg. Mit dieser Route kann die Weitergabe von impliziten Wissen, also komplexem Wissen mit starkem Kontextbezug sichergestellt werden.

Auf der anderen Seite gibt es die „Collect-Route“.

Sie verfolgt den Ansatz,  die Wissensweitergabe oder auch Verteilung durch die Ansammlung von Wissen in Dokumenten oder Datenbanken sicherzustellen. Diese Route kann aber nur die Verteilung von explizitem Wissen – also einfachem, eindeutigem Wissen mit geringerem Kontext-Bezug gewährleisten.

In vielen Organisationen ist die „Collect-Route“ überdurchschnittlich hoch ausgeprägt und die Connect-Route wird sträflich vernachlässigt oder ist nur sehr eingeschränkt vorhanden. Um Wissen im Unternehmen fließen zu lassen, müssen beiden Strategien verfolgt werden und ineinander greifen. Hinzukommt ein weiterer Pluspunkt. Wird Wissen offen im Unternehmen geteilt und verteilt, dann werden sich Wissensinseln auflösen oder ganicht erst entstehen.

 

 

Wissensinseln was ist das?

Wissensinseln sind einzelne Silos die entweder aus Einzelpersonen, Personengruppen z. B. Teams, Abteilungen, unterschiedlichen Standorten, Kunden oder auch Kooperationspartnern bestehen können und ihr vorhandenes Wissen nicht oder sehr eingeschränkt miteinander austauschen oder teilen.

In jedem Unternehmen kommen Wissensinseln mehr oder weniger stark ausgeprägt vor. Die Frage ist nur wie lassen sich diese Silos besser verbinden oder gar auflösen?

Zunächst möchte ich aber einen Blick darauf werfen, warum es in fast allen Unternehmen Wissensinseln gibt.

Wissensinseln

 

WARUM und WIE entstehen Wissensinseln?

In den meisten Fällen sind Wissensinseln historisch & organisatorisch gewachsen, indem versucht wurde die Arbeit besser zur strukturieren und zu organisieren, so sind zum Beispiel Arbeitsteilungen entstanden.

Das erklärt sich sehr gut an einem Beispiel. Nehmen wir z. B. ein Startup mit 10 Mitarbeiten. Hier funktioniert der Wissensfluss und die Zusammenarbeit oft sehr gut, jeder kennt jeden und alle Aufgaben und Zuständigkeiten sind transparent und die einzelnen Aufgaben überschneiden sich. Jede packt noch da an, wo etwas fehlt. Die Zielsetzung ist klar und alle arbeiten auf das zu erreichende Ziel hin. Doch je größer das Unternehmen wird, desto lauter wird der Wunsch nach mehr Struktur und die Arbeitsteilung nimmt zu. Bereiche werden zusammengefasst und Abteilungen entstehen. Das führt unweigerlich dazu, das die ersten Wissensinseln entstehen. Wächst das Unternehmen im Laufe der Jahre weiter kommen neue Wissensinseln hinzu.

 

Wissens Inseln

 

Aus der Perspektive einer Organisation lässt sich das am besten an Hand von drei schematischen Skizzen erklären. Um als Unternehmen effizienter arbeiten zu können hat man im Unternehmen hierarchische Barrieren (wie z. B. Top-Management, mittleres Management, Arbeiter) und funktionale Barrieren (wie z. B. Einkauf, Finanzwesen, Verkauf, Marketing) eingeführt. Damit aber entstehen sogenannte unverbundene Wissensinseln.

Diese unverbundenen Wissensinseln verfolgen alle sehr unterschiedliche Interessen, individuellen Ziele und horten daher oft ihr Wissen um sich und Ihre Stellung im Unternehmen nicht zu gefährden. Dieser Zustand führt eben auch dazu, das wichtiges Wissen nicht über Hierarchien und Abteilungen hinweg geteilt wird.

Ich will damit nicht sagen, das es gar keinen Wissensaustausch gibt, nur ist dieser an der einen oder anderen Stelle unterbrochen, gestört oder nur sehr eingeschränkt möglich.

Wie die Wissensinseln auflösen?

Ziel des Wissensmanagements ist die Wissensinseln aufzulösen, indem Barrieren gezielt abgebaut werden, um das Wissen im organisationalen Rahmen für alle sinnvoll nutzbar zu machen. In der Praxis begegnen mir zwei wesentliche Merkmale, die einen offen Umgang mit Wissen im Unternehmen stören oder behindern.

1. Wissen-ist-Macht-Denke

Das erste Merkmal ist die Wissen-ist-Macht-Denke und der damit verbundenen Angst. Angst sich entbehrlich zu machen, Angst davor das „mein“ Wissen unter falschem Namen weitergegeben wird oder ganz schlicht Angst seinen Arbeitsplatz zu verlieren.

2. Vertrauen

Das zweite Merkmal ist das nicht vorhandene Vertrauen. Fehlendes Vertrauen in meine Mitarbeiter in einer Führungsrolle oder auch umgekehrt fehlendes Vertrauen als Mitarbeiter meinen Kollegen gegenüber, meiner Führungskraft und/oder der Geschäftsleitung.

Meint es eine Organisation ernst und will die Wissensinseln in der Organisation auflösen sind das die beiden wichtigsten Stellschrauben, an denen gearbeitet werden muss.

Wird Wissen im Unternehmen angstfrei, vertrauensvoll, freiwillig, gerne, uneingeschränkt, und barrierefrei geteilt, haben die Wissensinseln es schwer weiterhin bestehen zu bleiben und der Grundstein für eine „Wissensteilungskultur“ ist gelegt.

Wenn Wissen in einen kollektiven Zusammenhang gestellt wird bilden sich unweigerlich Vernetzungen und Synergien, die für alle im Unternehmen von Nutzen sind. Denn die Wissensweitergabe ist Aufgabe aller im Unternehmen und hängt von der Bereitschaft und dem Willen aller ab.

Zeit, Team, Anerkennung, Feedback, Vertrauen und Glaubwürdigkeit fördern den Wissensaustausch in Unternehmen

Wie den Wissensaustausch im Unternehmen fördern?

Was brauchen Mitarbeiter um ihr Wissen mit Anderen zu teilen und wann sind sie bereit für den Wissensaustausch?
Welche Voraussetzungen müssen geben sein?

Diese Frage habe ich in einem meiner Workshops zum Thema Zusammenarbeit und Wissenstransfer gestellt und dazu folgende Antworten von den Teilnehmern bekommen:

  • wenn, uns genügend ZEIT dafür gegeben und es nicht als zusätzliche Aufgabe verstanden wird – dies sollte integraler Bestandteil jedes Wissensarbeiters sein
  • wenn, uns genügend VERTRAUEN entgegengebracht wird und keine Sprüche wie „Habt ihr nichts zu tun?“ kommen, wenn wir in der Küche oder im Flur stehen und miteinander Sprechen
  • wenn, wir die ANERKENNUNG und WERTSCHÄTZUNG von Kollegen und Führungskräften dafür bekommen das wir unsere Wissen gerne teilen
  • wenn, der Wissenstransfer GLAUBWÜRDIG ist und wir merken, dass unser Chef, das wirklich will und es sich nicht nur um ein Lippenbekenntnis handelt – hier ist uns wichtig, dass wir Taten sehen, also Rahmenbedingung für Wissenstransfer geschaffen werden (z. B. Zeit, Räume etc.)
  • wenn, wir FEEDBACK bekommen – was es einem oder einer gruppe genau gebracht hat, ob man anderen helfen konnte, was vielleicht noch an Wissen gefehlt hat etc.
  • wenn, es einfache WEGE und MITTEL gibt sein Wissen zu teilen (nicht wieder ein neues Tool eingeführt wird, ohne mit uns als Zielgruppe zu sprechen). Wenn ein Tool, dann muss es zu unseren Bedürfnissen passen.
  • wenn, wir KEINE ANGST haben müssen, dass Wissen missbraucht wird – z. B. wenn Andere sich mit fremden Federn schmücken
  • wenn, wir uns alle als TEAM des Ganzen sehen und nicht als Konkurrenten die sich gegenseitig bekämpfen

Wenn wir also den Wissensaustausch im Unternehmen unterstützen wollen, dann braucht es ein offenes, vertrauensvolles Miteinander, das es jedem einzelnen leicht macht, sein Wissen zu teilen.

Wie funktioniert Kreativität in Workshops?

Mehr Kreativität in Workshops ermöglichen

Was ist Kreativität (creaffective)

Bild: creaffective

Seitdem ich das Buch „Denkwerkzeuge“ von Florian Rustler vor ungefähr 2 Jahren gelesen habe, will ich mehr über die von ihm vorgestellten „Denkwerkzeuge“ wissen. Weshalb ich mich in diesem Frühjahr für die Ausbildung zum Innovationsmoderator bei creaffective angemeldet habe.

Ziel der Ausbildung für mich ist, eine Gruppe von Wissensträgern durch einen systematischen kreativen Prozess zu führen und die Gruppe zu befähigen neue Lösungen für wichtige Herausforderungen zu entwickeln.

So durfte ich eine ganze Woche eine Vielzahl an Kreativitäts-Methoden und -Techniken kennenlernen und auch gleich ausprobieren. Was für ein Spaß. Neben dem Theorie-Teil lang der Focus der Ausbildung auf dem selbst erleben. So durften wir Teilnehmer an den Tagen 1 und 2 neben der Theorie auch selbst die ersten Kreativ-Methoden ausprobieren. Die Tage 3 bis 5 standen dann unter dem Motto „selbst ausprobieren“ – so duften wir, jeweils zu zweit einen Workshop moderieren. Dabei wurden wir per Videokamera aufgenommen und haben am Ende unseres Workshops ein konstruktives und sehr ausführliches Feedback von unseren beiden Ausbilden sowie der Gruppe bekommen. Das war toll.

Ich für meinen Teil sehe diese Ausbildung als echte Bereicherung an und freue mich schon das neue erworbene Wissen in den kommenden Workshops einbringen zu können.

DANKE an Isabella und Jens die uns an ihren Erfarungen teilhaben ließen, die uns alle Fragen offen und ehrlich bantwortet haben und uns durch die Woche begleitet haben!
Die Stellschrauben einer Wissensteilungskultur sind: Kommunikation, Zeit, Freiräume, Führung, Kompetenz, Vertrauen und Sinn

Workshop – Wie eine Wissensteilungkultur etablieren?

Wissensteilungskultur

Bei meinem diesjähringen Workshop zum Thema „Die Stellschrauben einer Wissensteilungskultur“ ging es darum die Teilnehmer für die 7 Stellschrauben zu sensibilisieren und erste individuelle Ansatzpunkte für Ihre Situtation im Unternehmen zu entwickeln.

Um so mehr freut mich das positive Feedback eines der Teilnehmer!

„Frau Block hat es geschafft uns nicht nur mit ihrer kreativen Arbeitsweise für die Stellschrauben einer Wissensteilungskultur zu sensibilisieren, sondern auch gleich mit uns konkrete Ansatzpunkte zu erarbeitet um nach dem Workshop erste Maßnahmen selbst durchführen zu können. Mit solchen konkreten Anknüpfungspunkten für mich selbst und unsere Situation im Unternehmen hatte ich nicht gerechnet.“

Teilnehmer, Offener Workshop „Die Stellschrauben einer Wissensteilungskultur“

Kluge Worte zum Thema „Lernende Organisation“

Heute lassen wir mal wieder andere für uns sprechen – diesmal: G. Clayton Grigg, Chief Knowledge Officer beim FBI:

“For us, KM is all about the outcomes: keeping people safe, preventing bad things from happening, and finding out those that did. And so at the end of the day, KM is all about ‘how do we improve performance?
Knowledge management is about learning from past experiences as well as linking that knowledge with current information, and then making sure that this knowledge reaches those who need it in order to do their jobs more efficiently.“

(Gefunden auf: http://www.kminstitute.org/managing-what-you-know-can-make-all-difference)

„Unternehmenswerte bei der IT-Auswahl beachten“

… so lautet ein Artikel auf der Plattform „business-wissen“, der sich die Tage meine Aufmerksamkeit gesichert hat:

„Unternehmen „ticken“ unterschiedlich. Das heißt: Sie haben verschiedene Kulturen und Wertesysteme. Diese sollten bei der Auswahl und Konzeption von IT-Systemen berücksichtigt werden. Denn dies erhöht deren Akzeptanz. Folglich treten auch bei der Einführung und Inbetriebnahme weniger Widerstände auf und sind weniger Änderungen nötig.“

… heißt es dort und bringt mein Kopf damit zum eifrigen Nicken. Denn auch im breiteren Themenfeld des Wissensmanagement (was ja bekanntlich nicht nur aus technischen Tools besteht ;-)) hat das Gesagt unserer Meinung nach volle Gültigkeit.

Grundsätzlich ist das Thema Unternehmenskultur (und damit auch seine Werte) natürlich stets präsent auf unserer Agenda, gehen wir ein neues Wissenmanagement-Projekt an (zahlreiche Blog-Artikel zeugen von unserem kleinen „Kultur-Faible“ ;-)). Bereits in der Analysephase, gerade aber auch bei der Konzeption eines Maßnahmenspaketes ist dies ein wichtiger Faktor, der schlicht nicht vernachlässigt werden kann, möchte man das Projekt zum Erfolg führen.

Und doch hat es der Artikel geschafft, mir noch einmal neue Ideen mit auf den Weg zu gehen und das Thema noch stärker in unseren konzeptionellen Gedanken zu verankern. Gerade über das beschrieben Fallbeispiel wird die Idee von der Relevanz des Reifegrades eines Unternehmens selbst bei der – in der Regel technologie- und / oder funktionsgetriebenen – Auswahl eines IT-Systems deutlich und in seiner Wichtigkeit sehr plakativ dargestellt.

Doch drängt sich mir in der Praxis stets die gleiche Frage auf: Wie gehen wir damit um, dass es sich bei Unternehmen in der Regel nicht um homogene Systeme handelt, sondern im Gegenteil stets zahlreiche „Reifegradstufen“ in bunter Mischung über Abteilungen oder Teams hinweg vorliegen? Schließlich haben wir es mit Menschen, also Individuen zu tun.  Lassen wir „das große Ganze“ (und was mag das sein? Der Blick der Geschäftleitung? Die Sicht der Masse?) gelten und vernachlässigen den Einzelnen, der im Zweifelsfall jedoch genauso mit dem gewählten System (oder einer nicht-technischen Maßnahmen in unserem Konzept) arbeiten muss, darf, soll und somit einfach „hinten runter fällt“.
Auch dieser Artikel kann mir diese Frage leider nicht beantworten und so werden ich in der Praxis weiterhin fleissig Erfahrungen zu diesem Thema sammeln müssen.

Dennoch möchten ich allen Interessierten die kurze Lektüre natürlich empfehlen.
Der Link zum Beitrag: http://www.business-wissen.de/index.php?id=7268&ref=nl.

Transparenz macht Unternehmen vertrauenswürdiger

Das Fundstück der Woche ist heute eine Studie zum Thema Transparenz und Vertrauen. Die Johannes-Gutenberg Universität Mainz ist der Frage nachgegangen: „Wie wichtig in Zukunft Transparenz als Unternehmensstrategie sein wird?“

Einen Zusammenfassung der Ergebnisse und die Studie sind zu finden unter: PR-Blogger

Wissensmanagement soll unterstützen

Wieder einmal bin ich über ein kleines Fundstück gestolpert, das mich sofort angesichts seiner genialen Schlichtheit begeistert hat. Denn immer noch tun auch wir uns schwer damit, das komplexe Thema Wissensmanagement zu definieren, auf eine einfache Formel zu bringen und in seinen Zielen verständlich zu machen. Diesem kleinen Zitat ist das meiner Meinung nach vortrefflich gelungen:

„Wissensmanagement soll die Mitarbeiter mit dem Wissen der Organisation unterstützen und das Wissen der Mitarbeiter für die Organisation erschließen.“
(Quelle: knowman.ifw.uni-bremen.de/index.de.htm)

Win Win. Geben und Nehmen. So einfach ist das (und in der Praxis so oft, so schwer umzusetzen).

Gedanken zur Wissensarbeit

Die Tage habe ich in einer alten brandeins-Ausgabe einen Leserbrief wiederentdeckt, in dem ich mir einige Zeilen schon beim ersten Lesen dick markiert hatte:

„Gerade jetzt,“ heißt es dort, „wo Zeit knapper als je zuvor zu sein scheint, haben Denkunternehmer kaum Chancen, dem vorherrschenden Effizienzwahn und der Stresskultur des täglichen Lebens auszuweichen. Das konstruktive Denken als zentrale ökonomische Ressource könnte durch Zugeständnisse an Regelwerke und durch mehr Freiräume für Wissensarbeit weiter in den Mittelpunkt gerückt werden.“ (Getrud Köppel).

Dem können wir nur zustimmen und möchten Ihnen diese Zeilen daher als kleine gedankliche Anregung über die freien Tage mitgeben.