Wissensinseln, kleine PalmeninselnKristin Block

Wissensinseln was ist das?

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Wissensinseln sind einzelne Silos die entweder aus Einzelpersonen, Personengruppen z. B. Teams, Abteilungen, unterschiedlichen Standorten, Kunden oder auch Kooperationspartnern bestehen können und ihr vorhandenes Wissen nicht oder sehr eingeschränkt miteinander austauschen oder teilen.

In jedem Unternehmen kommen Wissensinseln mehr oder weniger stark ausgeprägt vor. Die Frage ist nur wie lassen sich diese Silos besser verbinden oder gar auflösen?

Zunächst möchte ich aber einen Blick darauf werfen, warum es in fast allen Unternehmen Wissensinseln gibt.

Wissensinseln

 

WARUM und WIE entstehen Wissensinseln?

In den meisten Fällen sind Wissensinseln historisch & organisatorisch gewachsen, indem versucht wurde die Arbeit besser zur strukturieren und zu organisieren, so sind zum Beispiel Arbeitsteilungen entstanden.

Das erklärt sich sehr gut an einem Beispiel. Nehmen wir z. B. ein Startup mit 10 Mitarbeiten. Hier funktioniert der Wissensfluss und die Zusammenarbeit oft sehr gut, jeder kennt jeden und alle Aufgaben und Zuständigkeiten sind transparent und die einzelnen Aufgaben überschneiden sich. Jede packt noch da an, wo etwas fehlt. Die Zielsetzung ist klar und alle arbeiten auf das zu erreichende Ziel hin. Doch je größer das Unternehmen wird, desto lauter wird der Wunsch nach mehr Struktur und die Arbeitsteilung nimmt zu. Bereiche werden zusammengefasst und Abteilungen entstehen. Das führt unweigerlich dazu, das die ersten Wissensinseln entstehen. Wächst das Unternehmen im Laufe der Jahre weiter kommen neue Wissensinseln hinzu.

 

Wissens Inseln

 

Aus der Perspektive einer Organisation lässt sich das am besten an Hand von drei schematischen Skizzen erklären. Um als Unternehmen effizienter arbeiten zu können hat man im Unternehmen hierarchische Barrieren (wie z. B. Top-Management, mittleres Management, Arbeiter) und funktionale Barrieren (wie z. B. Einkauf, Finanzwesen, Verkauf, Marketing) eingeführt. Damit aber entstehen sogenannte unverbundene Wissensinseln.

Diese unverbundenen Wissensinseln verfolgen alle sehr unterschiedliche Interessen, individuellen Ziele und horten daher oft ihr Wissen um sich und Ihre Stellung im Unternehmen nicht zu gefährden. Dieser Zustand führt eben auch dazu, das wichtiges Wissen nicht über Hierarchien und Abteilungen hinweg geteilt wird.

Ich will damit nicht sagen, das es gar keinen Wissensaustausch gibt, nur ist dieser an der einen oder anderen Stelle unterbrochen, gestört oder nur sehr eingeschränkt möglich.

Wie die Wissensinseln auflösen?

Ziel des Wissensmanagements ist die Wissensinseln aufzulösen, indem Barrieren gezielt abgebaut werden, um das Wissen im organisationalen Rahmen für alle sinnvoll nutzbar zu machen. In der Praxis begegnen mir zwei wesentliche Merkmale, die einen offen Umgang mit Wissen im Unternehmen stören oder behindern.

1. Wissen-ist-Macht-Denke

Das erste Merkmal ist die Wissen-ist-Macht-Denke und der damit verbundenen Angst. Angst sich entbehrlich zu machen, Angst davor das „mein“ Wissen unter falschem Namen weitergegeben wird oder ganz schlicht Angst seinen Arbeitsplatz zu verlieren.

2. Vertrauen

Das zweite Merkmal ist das nicht vorhandene Vertrauen. Fehlendes Vertrauen in meine Mitarbeiter in einer Führungsrolle oder auch umgekehrt fehlendes Vertrauen als Mitarbeiter meinen Kollegen gegenüber, meiner Führungskraft und/oder der Geschäftsleitung.

Meint es eine Organisation ernst und will die Wissensinseln in der Organisation auflösen sind das die beiden wichtigsten Stellschrauben, an denen gearbeitet werden muss.

Wird Wissen im Unternehmen angstfrei, vertrauensvoll, freiwillig, gerne, uneingeschränkt, und barrierefrei geteilt, haben die Wissensinseln es schwer weiterhin bestehen zu bleiben und der Grundstein für eine „Wissensteilungskultur“ ist gelegt.

Wenn Wissen in einen kollektiven Zusammenhang gestellt wird bilden sich unweigerlich Vernetzungen und Synergien, die für alle im Unternehmen von Nutzen sind. Denn die Wissensweitergabe ist Aufgabe aller im Unternehmen und hängt von der Bereitschaft und dem Willen aller ab.

Zeit, Team, Anerkennung, Feedback, Vertrauen und Glaubwürdigkeit fördern den Wissensaustausch in Unternehmen

Wie den Wissensaustausch im Unternehmen fördern?

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Was brauchen Mitarbeiter um ihr Wissen mit Anderen zu teilen und wann sind sie bereit für den Wissensaustausch?
Welche Voraussetzungen müssen geben sein?

Diese Frage habe ich in einem meiner Workshops zum Thema Zusammenarbeit und Wissenstransfer gestellt und dazu folgende Antworten von den Teilnehmern bekommen:

  • wenn, uns genügend ZEIT dafür gegeben und es nicht als zusätzliche Aufgabe verstanden wird – dies sollte integraler Bestandteil jedes Wissensarbeiters sein
  • wenn, uns genügend VERTRAUEN entgegengebracht wird und keine Sprüche wie „Habt ihr nichts zu tun?“ kommen, wenn wir in der Küche oder im Flur stehen und miteinander Sprechen
  • wenn, wir die ANERKENNUNG und WERTSCHÄTZUNG von Kollegen und Führungskräften dafür bekommen das wir unsere Wissen gerne teilen
  • wenn, der Wissenstransfer GLAUBWÜRDIG ist und wir merken, dass unser Chef, das wirklich will und es sich nicht nur um ein Lippenbekenntnis handelt – hier ist uns wichtig, dass wir Taten sehen, also Rahmenbedingung für Wissenstransfer geschaffen werden (z. B. Zeit, Räume etc.)
  • wenn, wir FEEDBACK bekommen – was es einem oder einer gruppe genau gebracht hat, ob man anderen helfen konnte, was vielleicht noch an Wissen gefehlt hat etc.
  • wenn, es einfache WEGE und MITTEL gibt sein Wissen zu teilen (nicht wieder ein neues Tool eingeführt wird, ohne mit uns als Zielgruppe zu sprechen). Wenn ein Tool, dann muss es zu unseren Bedürfnissen passen.
  • wenn, wir KEINE ANGST haben müssen, dass Wissen missbraucht wird – z. B. wenn Andere sich mit fremden Federn schmücken
  • wenn, wir uns alle als TEAM des Ganzen sehen und nicht als Konkurrenten die sich gegenseitig bekämpfen

Wenn wir also den Wissensaustausch im Unternehmen unterstützen wollen, dann braucht es ein offenes, vertrauensvolles Miteinander, das es jedem einzelnen leicht macht, sein Wissen zu teilen.

Wissen sichtbar machen

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Wissen-sichtbar-machenEine der größten Herausforderungen im Wissensmanagement ist das unsichtbare, nicht greifbare Wissen im Unternehmen, für möglichst viele sichtbar zu machen.

Das Schwierige am Wissen, ist ja, das wir Wissen leider nicht sehen können, nicht messen können und ganz oft können wir nicht mal sagen, wenn uns Wissen fehlt, bis wir an den Punkt kommen, wo wir merken, dass uns Wissen fehlt.

Wenn Wissen sichtbar wäre, könnten wir viel schneller sehen, was uns selbst und anderen an Wissen fehlt und vor allem schneller und proaktiver handeln. Solange aber das WissensANGEBOT und der WissensBEDARF unsichtbar bleiben, tappen allen im Dunkeln und hoffen, dass wir es doch finden, wenn es gebraucht wird.

Aber wie können wir WISSEN für uns andere sichtbar oder noch besser begreifbar machen? Ein paar einfache Möglichkeiten gib es nämlich doch.

Bei einem meiner Kunden habe wir uns dazu folgendes überlegt:

Ein Schwarzes Brett für Wissensfragen und Wissensantworten

In der Entwicklungsabteilung haben wir in den Fluren eine Art „Schwarzes Brett“ für Wissensfragen und Wissensantworten angebracht. Hier können alle Mitarbeiter der Abteilung ihre Fragen und Antworten auf Karten festhalten und an die Wand pinnen.

Die Mitarbeiter der Abteilung haben sich ganz bewusst für ein physische schwarze Brett und keine digitale Version entschieden. So hängt jetzt im Flur ein großes überdimensionales Schwarzes Brett.

Das hat folgende Vorteile:

  • Jeder Mitarbeiter geht mehrmals am Tag an dem Schwarzen Brett vorbei und sieht, was gerade gefragt ist. Das Brett ist also jederzeit für alle präsent und kann nicht wieder vergessen werden.
  • Neue Fragen / Antworten sind schnell an die Wand gepinnt und halten die Mitarbeiter auf dem Laufenden. Der Aufwand hält sich in Grenzen und ist schnell in den Arbeitsalltag integriert.
  • Eine schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahmen ist bereits beim anpinnen der Fragen und Antworten möglich. So kommen Mitarbeiter ganz schnell und unkompliziert ins Gespräch und den Austausch.
  • Das Wissen ist für alle sichtbar nicht nur für die Abteilung, sondern auch für aller anderen aus dem Unternehmen. Wissen wird sichtbar und greifbar.
Projekt-Lern-Geschichten in Form von Wissenspostern

Wird ein Projekt in der Entwicklungsabteilung abgeschlossen sind die Mitarbeiter angehalten die wesentlichen Punkte des Projekts für alle nicht Beteiligen als Projekt-Lern-Geschichten zusammen zustellen.

Diese Projekt-Lern-Geschichten fassen die wesentlichen Punkte des Projektes zusammen. Also was war die Ausgangssituation und in welchem Rahmen hat das Projekt stattgefunden, was waren die wesentlichen Punkte, was haben wir als Team gelernt – also was würden wir heute anders machen und warum, was können wir euch als Team empfehlen. Allerdings werden diese nicht in Form von Berichten niedergeschrieben, sondern in Form von A1 Postern aufbereitet und gegebenenfalls  visualisiert und an zentralen Stellen (Café-Ecken, Kantine, zentrale Meeting räume, etc.) im Unternehmen aufgehängt.

Das hat folgende Vorteile:

  • Das Wissen über Projekte wird geteilt und sichtbar.
  • DieLearnings aus den Projekten werden mit allen Mitarbeitern geteilt, so können alle von den Fehlern wie Erfolgen lernen.
  • Diese Form der Zusammenfassung ermöglicht eine schnellere Erfassung aller wesentlichen Punkte und verankert sich nachhaltiger in den Köpfen der Mitarbeiter.
  • Das Wissen wird über die Abteilung hinweg geteilt und dient anderen womöglich als Inspiration.
Haus interne Wissensmessen

In einem weiteren Schritt gibt es zweimal im Jahr eine hausinterne Messe, auf der einzelne Abteilungen aber auch wichtige Projekte vorgestellt werden. Dazu werden verschiedene kleine Messestände aufgestellt und die Mitarbeiter bekommen einen Tag Zeit sich die entsprechen Wissensangebote anzusehen und in den Dialog mit den Wissensanbietern zu treten.

Das hat folgende Vorteile:

  • Diese Form der Wissensteilung ermöglicht es, allen Beteiligten über den eigenen Tellerrand hinaus zu schauen
  • Das Wissensangebot wird sichtbar und kann, als Inspiration für neue Ideen dienen
  • Der Austausch über wichtige Themen im Unternehmen wird angeregt
  • Es kommen auch mal Mitarbeiter ins Gespräch die sonst nie etwas miteinander zu tun haben
  • In einigen Fällen wurden durch diesen Austausch innovative Ideen für neue Prozesse und Produkte entwickelt

Natürlich gibt es noch eine ganze Reihe weiterer Maßnahmen und Methoden die Wissen sichtbar und erlebbar machen können, doch für heute soll es das gewesen sein.

Wenn Sie mehr zu diesem Thema wissen möchten, rufen Sie mich gerne an oder schreiben mir, ich freue mich darauf.

Wissenstransfer: Zwei Figuren auf der Brücke halten das Wissen

Beim Wissenstransfer ist jeder sowohl lehrender als auch lernender

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Bei einem meiner Kunden haben wir gestern die Gemeinsamkeiten von Wissenstransfer und Lernen diskutierten. Dabei waren wir uns am Ende einig. Wissenstransfer ist immer auch ein Lernprozess bei dem sowohl der Wissensgeber als auch der/die Wissensempfänger lernen. Somit kann jeder jederzeit eine der beiden Rollen übernehmen.

Gerade bei sehr komplexen Wissensgebieten ist es oft schwer das implizite Wissen zu vermitteln.

Dafür brauch es nicht nur eine „Wissensvermittlungskompetenz“, sondern auch eine Form der Sensibilität, nämlich zu merken, wann der/die Wissensempfänger möglicherweise nicht mehr versteht, worum es genau geht und entsprechend auf sein Gegenüber eingeht.

Damit ist der Wissenstransfer immer ein Prozess des Gebens und Nehmens auf beiden Seiten.

Wir Menschen sind soziale Wesen und es ist wichtig, das sich beiden Personen aufeinander einlassen und den Weg gemeinsam beschreiten. Merkt der Wissensgeber, das der Wissensempfänger Schwierigkeiten hat zu folgen oder zu verstehen sollte er gemeinsam mit dem Empfänger einen Schritt zurückgehen und es erneut versuchen. Im Gegenzug sollte der Wissensempfänger dem Wissensgeber möglichst schnell zu verstehen geben, wenn er etwas nicht verstanden hat.

Auf diese Weise lernen beide von und miteinander und jeder in beiden Rollen.

Der Experte und seine Rolle im Unternehmen

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In vielen Unternehmen kommt dem Experten eine Schlüsselrolle zu. Denn der Experte verfügen über ungeheureres und tiefgreifendes Wissen und ist wichtiger Wissensträger für das Unternehmen.

Doch immer wieder erlebe ich, dass Unternehmen das Potenzial dieser wichtigen Personen nicht wertschätzen. Oft sind diese Mitarbeiter im Laufe der Jahre zu Einzelkämpfern geworden, in dem Sie sich, wie gewünscht, auf ihr Spezialgebiet konzentriert haben. So sind mit der Zeit sehr viele isolierte, kleine Wissensinseln entstanden, die oft sehr lose bis gar nicht mit anderen Experten verbunden sind.

Dabei sind das doch die wesentlichen Wissensträger einer Organisation und wie viel Mehrwert hätte es, wenn alle Experten von dem Wissen aller profitieren könnten.

Wissensinseln auflösen

Organisationen tun gut daran, diese Wissensinseln bewusst aufzulösen und den Wissensaustausch unter den Experten zu fördern. Das bedeutet aber auch Rahmenbedingung zu schaffen, die es erlauben, das Wissen gerne weiterzugeben und zu teilen. Unterstütz und fördert das Unternehmen den Austausch von Wissen gezielt und schafft die Voraussetzungen dafür, das Experten sich treffen und austauschen können, ist ein erster wichtiger Schritt geschafft.

Welche Rollen nehmen die Experten wahr?

Bei genauerer Betrachtung können Experten unterschiedlichste Rollen in Bezug auf das Wissen im Unternehmen wahrnehmen. Und weil wir dafür noch keine merkenswerten Begriffe in der Wissensgesellschaft gefunden haben, möchte ich mit ein paar Wortkreationen die unterschiedlichen Rollen beschreiben.

WISSENS – Aufbauer & Ausbauer
Der Experte eignet sich ständig neues Wissens an und baut dieses kontinuierlich immer weiter aus.

WISSENS – Innovator
Das Wissen des Experten wird genutzt, um neues Wissen zu entwickeln. Innovationen im Unternehmen voranzutreiben um z. B. neue Produkte oder Dienstleistungen entwickeln zu können.

WISSENS – Teiler & Verteiler
Der Experte teil sein Wissen mit allen anderen im Unternehmen und verteiltet es zielgerichtet an die richtigen Empfänger.

WISSENS – Validierer
Das Wissen wird vom Experten immer wieder neu sortiert, zusammengestellt, bewertet und validiert um veraltetes Wissen ausmustern zu können und Platz für neues zu schaffen.

WISSENS – Bewahrer & Hüter
Der Experte ist dafür zuständig, das Wissen im Unternehmen verbleibt und nicht an Fremde z. B. an die Konkurrenz weitergegeben wird.

Somit kommt dem Experten eine besondere Verantwortung zu schätzt und unterstützt die Organisation diese (neuen) Rollen, werden diese eher als Chance für Neues als eine Bedrohung gesehen.

Fühlen sich Experten verantwortlich für die Weiterentwicklung und freiwillige Weitergabe des eigenen Wissens und sind nicht nur Eigentümer oder Verwalter dessen, sondern teilen ihr Wissen offen mit allen werden auch die Wissensinseln innerhalb der Organisation weniger.

Wie gelangen wir an unseren Wissensschatz?

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Täglich findet Wissenstransfer in Unternehmen statt aber dabei wird häufig eher das offensichtliche leicht zugängliche Wissen weitergegeben und nicht das viel tieferliegende Erfahrungswissen – also unserer wahrer Wissensschatz.

3 Situationen die das zeigen:
  1. Ein Ingenieur erhält eine Anfrage eines Kollegen aus Singapur, der ihn bei der Lösung eines Problems bittet. Der Ingenieur beschreibt dem Kollegen die Lösung, die er in der Vergangenheit angewandt hat. Doch er versäumt es, die der Lösung zugrundeliegenden Überlegungen und Einsichten zu durchdenken und mit- zuliefern.
  2. Ein Vorarbeiter wechselt die Abteilung und übernimmt einen neuen Job im Unternehmen. Um das Wissen an seinen Nachfolger weiter zu geben, organisiert das Unternehmen einen Übergabetermin und der Vorarbeiter spricht mit seinem Nachfolger die Prozesse und Abläufe durch, aber das eigentliche Wissen – also die Tipps und Tricks, die der Neue für anstehende Problemstellungen braucht, werden nicht angesprochen.
  3. Eine Projektmanagerin beendet ihr Projekt. Um das Wissen über das Projekt fest zu halten, setzt sie sich für ein paar Tage hin und schreibt einen Abschlussbericht, in dem sie die Geschichte des Projekts und die Erfolge des Projekts schildert. Doch die Geheimnisse des Erfolges, die sich in den Interaktionen in ihrem Team verbergen, kommen ihr nicht in den Sinn.

In jedem dieser Beispiele ist die Gelegenheit zum Austausch von wertvollem, impliziten Erfahrungswissen verloren gegangen – in einigen Fällen für immer. Das entscheidende Wissen bleibt im Kopf der Mitarbeiter, denn keiner von ihnen ist sich dessen bewusst, dass er/sie eigentlich viel mehr weiß. Aber ohne sich über sein Wissen bewusst zu sein, haben wir keine Möglichkeit, dieses Wissen weiter zu geben.

Wir wissen mehr als wir denken zu wissen

Einer der wichtigsten Grundsätze beim Wissenstransfer ist, dass wir mehr wissen, als uns bewusst ist, und viel mehr, als wir aufschreiben können. Der Einzelne, der alleine vor einem leeren Blatt Papier sitzt und versucht sein Wissen aufzuschreiben, greift selten auf das tiefe und verborgene Wissen zurück. Zum einen, weil es ihm selbst nicht bewusst ist und zum anderen, weil er es alleine nicht kann.
Die einzige Methodik, die uns dabei helfen kann, an das verbogene Wissen zu gelangen ist, Fragen zu stellen und das ist alleine ohne ein Gegenüber sehr schwer. Deshalb braucht es dazu einen guten Fragesteller, dieser kann dem Einzelnen helfen, das eigene Denken und den Reflexionsprozess anzustoßen und damit in die Tiefen seines Wissens einzutauchen.

Wer kann gut Fragen stellen?

Dies funktioniert immer dann am besten, wenn uns eine Person dabei unterstützt die selbst wenig oder gar kein Wissen über die Tätigkeit oder den Job den wir ausüben, hat. Denn diese Person kann ganz anderes und tiefgehendere Fragen stellen. Dass, was für uns als Wissensgeber ganz selbstverständlich erscheint, hinterfragen andere. Nur so erreichen wir die tieferen Ebenen unseres Wissens und können diese für uns bewusst machen.
Damit bestimmt die Qualität der Befragung den Wert des Wissens. Eine oberflächliche Befragung fördert oberflächliches Wissen hervor, das von begrenztem Nutzen ist. Aber ein hartnäckiges Hinterfragen, führt zu dem tieferen Wissen, wo der wahre Wert liegt.

Wann erkennt jemand von Außen, dass wir in der Tiefe unseres Wissens graben?

Mit jedem tieferen hinterfragen wird das Tempo des Antwortgebens verlangsamt, weil das tiefe Nachdenken und die Reflexion einsetzen und der Wissensgeber sich fragt, was wirklich passiert ist, was er gelernt hat. Dies lässt sich auch daran erkennen, dass der Befragte sich zurücklehnt, den Blickkontakt auflöst, am Fragesteller vorbei ins Leere sieht und seine Aufmerksamkeit nach innen richtet.

Wenn wir an das tieferliegende und essenzielle WISSEN wollen, dann brauchen wir eine neutrale Person, einen Moderator oder Fragensteller, der uns dabei hilft, die richtigen Fragen zustellen.

Wissensweitergabe ist Aufgabe ALLER

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WissensweitergabeIn meinen beiden letzten Seminaren mit dem Thema «Wissenstransfer für Experten» haben sich die Teilnehmer immer wieder beklagt, dass Sie eigentlich nicht die richtigen Voraussetzungen und Rahmenbedingung für die Wissenssweitergabe in ihrem Arbeitsumfeld haben. Denn Wissenstransfer braucht Zeit und diese haben sie häufig nicht oder es wird Ihnen diese Zeit nicht eingeräumt oder zugestanden, da den Führungskräften nicht klar ist, dass sie dafür die Rahmenbedingungen schaffen müssen.

Auf der einen Seite kann ich den Mitarbeitern zustimmen, wenn schlechte bis keine Rahmenbedingung für den Wissensaustausch gegeben sind, wird es Mitarbeitern deutlich schwerer gemacht ihr Wissen untereinander zu teilen und vor allem weiter zu entwickeln.

Sind Mitarbeiter wirklich MACHTLOS?

Meiner Erfahrung nach sind Mitarbeiter nicht so MACHTLOS, wie es vielleicht auf den ersten Blick scheint. Was fehlt, ist der Mut zur Veränderung und das Durchhaltevermögen ihre Interessen auch durchzusetzen. Denn in den meisten Fällen haben die Mitarbeiter selbst schon eigene Strategien entwickelt, um im kleinen ihr Wissen zu teilen auch ohne die direkte Unterstützung der Führungskräfte. Diese Strategien und Vorgehensweisen gilt es weiter auszubauen und mit einer offenen und konstruktiven Kommunikation transparent zu machen. Werden dann auch noch kleine Erfolge sichtbar gemacht haben die Mitarbeiter einen guten Grund bessere Rahmenbedingung für Wissenstransfer einzufordern.

Wer sagt, dass Mitarbeiter nichts einfordern dürfen?

Zum anderen dürfen Mitarbeiter durchaus auch mal die richtigen Rahmenbedingung bei ihren Führungskräften einfordern. Dazu müssen allerdings ALLE wissen, welche Rahmenbedingung den Wissenstransfer unterstützen und welche nicht. Mit diesem Wissen gilt es alle Beteiligten an einen Tisch zu bringen und gemeinsam (Mitarbeiter und Führungskraft) zu überlegen wie dies in die Tat umgesetzt werden kann.

Die MACHT eines einzelnen oder der von Teams wird gerne mal unterschätzt. Natürlich, es ist immer leichter auf andere zu schauen, als bei sich selbst anzufangen. Veränderungen aber können wir nur selbst vorantreiben, wenn wir bei uns anfangen und mit gutem Beispiel vorangehen.

Ein nachhaltiges Wissensmanagement muss Mitarbeiter und Führungskräfte aller Ebenen im Unternehmen mitnehmen. Dass dies keine einfache Aufgabe ist – da sind wir und alle einig aber mit kleinen stetigen Schritten und dem Commitment aller kann das Vorhaben durchaus gelingen.

Wissensmanagement: Was besagt die neue ISO 9001:2015

Was besagt die neue ISO 9001:2015

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Bis Oktober dieses Jahres sollten alle ISO-zertifizierten Unternehmen die Revision der Norm umgesetzt haben. Dies beinhaltet auch den systematischen Umgang mit Wissen im Unternehmen.

Aber was genau ist damit gemeint und welche Anforderungen der neuen Norm müssen Unternehmen erfüllen, um ein gutes Grundgerüst für ein effektives Wissensmanagement zu erstellen und somit verifizierbar zu werden bzw. zu bleiben.

Neu ist das Verständnis von Wissensmanagement in der ISO 9001:2015

So entfernt sich die ISO 9001:2015 von der Idee des reinen Bewahrens und Archivieren von Daten und Informationen. Stattdessen stellt es das dynamische Verständnis von Wissen in den Fokus und zeigt auf, was wirklich wichtig ist, nämlich die kontinuierliche Weiterentwicklung des für die Organisation relevanten Wissens. Verdeutlichen will ich das anhand von vier Dimensionen.

Dimension – Wissen bestimmen

Zunächst einmal muss das Unternehmen sein relevantes Wissen bestimmen. Hierbei ist es sinnvoll die Gestaltungsfelder zu identifizieren, die für ihre Geschäftsprozess und die strategische Ausrichtung relevant sind (z. B. Technologien, Märkte, Wettbewerb etc.). Auf Basis dieser Gestaltungsfelder kann dann der Wissensbedarf ermittelt und der aktuelle Wissensstand bewertet werden. Wichtig dabei ist, das Sie das Wissen nicht nur bestimmen, um es zu verwalten, sondern erkennen, wie es für die zukünftige Geschäftsentwicklung sinnvoll genutzt und eingesetzt werden kann.

Dimension – Wissen verteilen & vermitteln

Wenn Sie das relevante Wissen ihres Unternehmens ermittelt haben, können Sie den zweiten Schritt angehen und das ermittelte Wissen zur Verfügung stellen –  es also verteilen und ihren Mitarbeiten vermitteln, sodass die Empfänger dieses Wissen auch bestmöglich für sich nutzen und anwenden können. Dafür brauchen Sie einen systematischen Ansatz der die Verteilung ihres Wissens im Unternehmen gewährleistet. Sowie alle ihre Mitarbeiter dafür zu sensibilisieren wie wichtig es ist Ihr Wissen/Erfahrungen mit den Kollegen zu teilen.

Dimension – Wissen aufrechterhalten & bewahren

Des weiteren sollten Sie dafür sorgen, dass das Wissen aufrechterhalten wird. Gemeint ist damit, dass das für die Organisation relevante Wissen valide gehalten wird und ständig auf seine Aktualität und Validität überprüft wird. Sie sollten sich bewusst sein, wo Wissenslücken in ihrem Unternehmen entstehen und wie diese bestmöglich geschlossen werden können. Einer Herausforderung dabei ist, das spezifisches Wissen von einzelnen Mitarbeitern in die Organisation zu transferieren und zur Verfügung zu stellen. Dies ist besonders dann wichtig, wenn Mitarbeiter aus der Organisation ausscheiden.

Dimension – Wissen weiterentwickeln

Diese vierte Dimension zielt darauf ab, neues Wissen in die Organisation zu holen. Dabei stellt sich die Frage, ob in der Organisation Systematiken vorhanden sind, um zusätzliches benötigtes Wissen rechtzeitig zu identifizieren und vor allem zu beschaffen oder auf der bisherigen Wissensbasis selbst weiter zu entwickeln. Interne Quellen können zum Beispiel die eigenen Experten und deren Erfahrungen sein. Externe Quellen sind die eigenen Kunden, Lieferanten, Kooperationspartner, ausgesuchte Wettbewerber oder auch der Besuch von Messen und Konferenzen.

Für viele Unternehmen bedeutet der Einzug des Wissensmanagements in die ISO 9001 eine Veränderung im Umgang mit ihrem eigenen Wissen. Das erfordert ein sensibles Vorgehen, in dem das bestehenden nicht komplett neu erfunden wird, sondern daran anzuknüpfen was bereits das ist.

Sollten Sie noch Unterstützung benötigen, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf.

Wenn Sie tiefer in das Thema einsteigen wollen, finden sie hier hilfreiche Informationen.

Die gehobene Wissens-Küche

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Angfang des Jahres habe ich ein Interview mit Herrn Eckard Witzigmann und dem Sternekoch Herrn Jan Hartwig gelesen. Darin erzählte Herr Witzigmann von der gehobenen „Wissens-Küche“ – bereits in frühen Jahren hat er die Vorlieben, Unverträglichkeiten sowie die Geburtstage seiner Gäste auf Karteikarten fesgehalten.

Original zu lesen war:
„Sie hatten in Ihren Restaurants Karteikärtchen eingeführt, auf denen die Vorlieben Ihrer Gäste waren, Herr Witzigmann.
Witzigmann: Nicht nur die, sondern auch was sie jeweils gegessen und getrunken haben, Unverträglichkeiten, Geburtstag.
Hartwig: Da waren Sie ein Vorreiter. Wir haben das im Computer. Wenn wir feststellen, dass ein Gast Linkshänder ist, wird er bei seinem nächsten Besuch das Messer auf der linken Seite gedeckt haben.“

Quelle: Das Zitat stammt aus der Focus Ausgabe 10 Feb. 2018

Die Frage ist:

Warum machen die beiden das?
Welche Motivation steckt dahinter?
Was wollen Sie damit erreichen?

Für mich, als leidenschaftliche Wissensteilerin liegt das auf der Hand. Stellen Sie sich vor, Sie kommen ins Restaurant und werden persönlich mit Ihrem Namen in Empfang genommen. Zu Ihrem Tisch geführt und dabei gefragt wie Ihr Urlaub im Mai auf Mallorca war. Am Tisch angekommen wird Ihnen ein stilles und ihrer Begleitung ein sprudelndes Wasser angeboten. Sie werden darauf hingewiesen, dass die Vorspeise auf Basis einer Tomatenreduktion basiert und Ihnen daher zwei alternative Vorspeisen empfohlen. Bei der Weinbestellung wird auf einen Wein verwiesen, der vom selben Winzer stammt, den Sie beim letzten Mal so gelobt haben.

Was passiert mit uns, wenn wir so „königlich“ behandelt und unsere Vorlieben ernst genommen werden? Wir fühlen uns gut, wertgeschätzt als Gast und sind von der Aufmerksamkeit nicht nur überrascht sondern auch begeistert. Und genau das ist so gewollt.

Mit dem gesammelten Wissen über Ihre Gäste können sie vorausschauend agieren und die richtigen Schlüsse ziehen, Empfehlungen aussprechen, die an die Vorlieben und Gewohnheiten Ihrer Gäste anknüpfen oder einfach auch Fehler vermeiden. In jedem Fall schaffen sie ein höchst persönliches, spürbares Erlebnis bei Ihren Gästen, das dauerhaft mehr bewirkt als übliche Marketingmaßnahmen.

Wie funktioniert Kreativität in Workshops?

Mehr Kreativität in Workshops ermöglichen

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Was ist Kreativität (creaffective)

Bild: creaffective

Seitdem ich das Buch „Denkwerkzeuge“ von Florian Rustler vor ungefähr 2 Jahren gelesen habe, will ich mehr über die von ihm vorgestellten „Denkwerkzeuge“ wissen. Weshalb ich mich in diesem Frühjahr für die Ausbildung zum Innovationsmoderator bei creaffective angemeldet habe.

Ziel der Ausbildung für mich ist, eine Gruppe von Wissensträgern durch einen systematischen kreativen Prozess zu führen und die Gruppe zu befähigen neue Lösungen für wichtige Herausforderungen zu entwickeln.

So durfte ich eine ganze Woche eine Vielzahl an Kreativitäts-Methoden und -Techniken kennenlernen und auch gleich ausprobieren. Was für ein Spaß. Neben dem Theorie-Teil lang der Focus der Ausbildung auf dem selbst erleben. So durften wir Teilnehmer an den Tagen 1 und 2 neben der Theorie auch selbst die ersten Kreativ-Methoden ausprobieren. Die Tage 3 bis 5 standen dann unter dem Motto „selbst ausprobieren“ – so duften wir, jeweils zu zweit einen Workshop moderieren. Dabei wurden wir per Videokamera aufgenommen und haben am Ende unseres Workshops ein konstruktives und sehr ausführliches Feedback von unseren beiden Ausbilden sowie der Gruppe bekommen. Das war toll.

Ich für meinen Teil sehe diese Ausbildung als echte Bereicherung an und freue mich schon das neue erworbene Wissen in den kommenden Workshops einbringen zu können.

DANKE an Isabella und Jens die uns an ihren Erfarungen teilhaben ließen, die uns alle Fragen offen und ehrlich bantwortet haben und uns durch die Woche begleitet haben!