Bis Oktober dieses Jahres sollten alle ISO-zertifizierten Unternehmen die Revision der Norm umgesetzt haben. Dies beinhaltet auch den systematischen Umgang mit Wissen im Unternehmen.

Aber was genau ist damit gemeint und welche Anforderungen der neuen Norm müssen Unternehmen erfüllen, um ein gutes Grundgerüst für ein effektives Wissensmanagement zu erstellen und somit verifizierbar zu werden bzw. zu bleiben.

Neu ist das Verständnis von Wissensmanagement in der ISO 9001:2015

So entfernt sich die ISO 9001:2015 von der Idee des reinen Bewahrens und Archivieren von Daten und Informationen. Stattdessen stellt es das dynamische Verständnis von Wissen in den Fokus und zeigt auf, was wirklich wichtig ist, nämlich die kontinuierliche Weiterentwicklung des für die Organisation relevanten Wissens. Verdeutlichen will ich das anhand von vier Dimensionen.

Dimension – Wissen bestimmen

Zunächst einmal muss das Unternehmen sein relevantes Wissen bestimmen. Hierbei ist es sinnvoll die Gestaltungsfelder zu identifizieren, die für ihre Geschäftsprozess und die strategische Ausrichtung relevant sind (z. B. Technologien, Märkte, Wettbewerb etc.). Auf Basis dieser Gestaltungsfelder kann dann der Wissensbedarf ermittelt und der aktuelle Wissensstand bewertet werden. Wichtig dabei ist, das Sie das Wissen nicht nur bestimmen, um es zu verwalten, sondern erkennen, wie es für die zukünftige Geschäftsentwicklung sinnvoll genutzt und eingesetzt werden kann.

Dimension – Wissen verteilen & vermitteln

Wenn Sie das relevante Wissen ihres Unternehmens ermittelt haben, können Sie den zweiten Schritt angehen und das ermittelte Wissen zur Verfügung stellen –  es also verteilen und ihren Mitarbeiten vermitteln, sodass die Empfänger dieses Wissen auch bestmöglich für sich nutzen und anwenden können. Dafür brauchen Sie einen systematischen Ansatz der die Verteilung ihres Wissens im Unternehmen gewährleistet. Sowie alle ihre Mitarbeiter dafür zu sensibilisieren wie wichtig es ist Ihr Wissen/Erfahrungen mit den Kollegen zu teilen.

Dimension – Wissen aufrechterhalten & bewahren

Des weiteren sollten Sie dafür sorgen, dass das Wissen aufrechterhalten wird. Gemeint ist damit, dass das für die Organisation relevante Wissen valide gehalten wird und ständig auf seine Aktualität und Validität überprüft wird. Sie sollten sich bewusst sein, wo Wissenslücken in ihrem Unternehmen entstehen und wie diese bestmöglich geschlossen werden können. Einer Herausforderung dabei ist, das spezifisches Wissen von einzelnen Mitarbeitern in die Organisation zu transferieren und zur Verfügung zu stellen. Dies ist besonders dann wichtig, wenn Mitarbeiter aus der Organisation ausscheiden.

Dimension – Wissen weiterentwickeln

Diese vierte Dimension zielt darauf ab, neues Wissen in die Organisation zu holen. Dabei stellt sich die Frage, ob in der Organisation Systematiken vorhanden sind, um zusätzliches benötigtes Wissen rechtzeitig zu identifizieren und vor allem zu beschaffen oder auf der bisherigen Wissensbasis selbst weiter zu entwickeln. Interne Quellen können zum Beispiel die eigenen Experten und deren Erfahrungen sein. Externe Quellen sind die eigenen Kunden, Lieferanten, Kooperationspartner, ausgesuchte Wettbewerber oder auch der Besuch von Messen und Konferenzen.

Für viele Unternehmen bedeutet der Einzug des Wissensmanagements in die ISO 9001 eine Veränderung im Umgang mit ihrem eigenen Wissen. Das erfordert ein sensibles Vorgehen, in dem das bestehenden nicht komplett neu erfunden wird, sondern daran anzuknüpfen was bereits das ist.

Sollten Sie noch Unterstützung benötigen, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf.

Wenn Sie tiefer in das Thema einsteigen wollen, finden sie hier hilfreiche Informationen.

In den meisten meiner Projekte werde ich vom mittleren Management oder Abteilungsleitern beauftragt, dort liegt der Nutzen von Wissensmanagement auf der Hand und ich muss wenig argumentieren, warum ein funktionierendes und etabliertes Wissensmanagement gut für Mitarbeiter und Unternehmen ist und warum es sich lohnt Wissensmanagement zu betreiben.
Schwieriger wird es, wenn das Management davon überzeugt werden soll für eine Beratung und Unterstützung Geld auszugeben.

Dann reichen Aussagen wie diese nicht aus:·

„Wir glauben, dass wir mit einem strukturiertem Wissensmanagement effektiver und effizienter arbeiten.“·
„Wissensmanagement kann uns dabei helfen die immer wieder gleichen Fehler zu vermeiden.“·
„Wir sind sicher, dass wir unsere Reaktionszeiten um Kundensupport deutlich verringern können.„

Zu schwammig und nicht konkret genug sind diese Aussagen. Dazu muss man wissen. Das Management ist zahlen getrieben und will genau wissen welchen Nutzen das Unternehmen daraus ziehen kann. Dann heißt es, sich noch genauere Gedanken über den Nutzen der geplanten Wissensmanagement-Initiative zu machen. Dabei bietet es sich an, sich mit folgenden Fragestellungen zu beschäftigen:

• Wie viele Zeit und Geld kostet es das Unternehmen/die Abteilung, wenn die immer gleichen Fehler gemacht werden?
• Wie viel Zeit und Geld kostet es Prozesse und Abläufe immer wieder neu zu erfinden, anstatt das bereits vorhandene Wissen darüber zu nutzen und kontinuierlich zu verbessern?
• Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter damit nach relevantem Wissen für Ihre tägliche Arbeit zu suchen?
• Wie hoch ist das Risiko von Wissensverlust zum Beispiel durch das Ausscheiden von Experten?
• Wie viel Zeit und Geld muss invertiert werden um das Wissen und Kompetenzen neu aufzubauen und was könnte an Geld gespart werden, wenn das Wissen des Experten frühzeitig gesichert wird?
• Wie viele innovative Ideen oder wie viele Produktverbesserungen entwickeln Sie im Jahr? Können diese schneller in den Markt gebracht werden und wie viel zusätzlichen Umsatz würde das dem Unternehmen bringen?

Wenn Sie diese Fragen mit Zahlen hinterlegen können, dann haben Sie  gute Chance die Aufmerksamkeit des Managements für das Thema zu bekommen.