Alterstrukturanalyse: Renteneintritte früh erkennen und vorausschauend handeln

Der demografische Wandel ist kein neues Thema und die Rentenwelle kommt für viele Unternehmen trotzdem überraschend

Wir sprechen seit Jahren darüber, dass geburtenstarke Jahrgänge den Arbeitsmarkt verlassen werden. Dass Unternehmen vor einer wachsenden Zahl an Renteneintritten stehen und sich damit die Belegschaften verändert.

Und trotzdem bin ich immer wieder erstaunt, wie wenig strukturiert manche Unternehmen mit dieser Entwicklung umgehen.

Dabei liegt ein großer Teil der Grundlage für vorausschauendes Handeln längst vor.

Und zwar in den eigenen Personaldaten. Diese können zeigen, wann sich Renteneintritte häufen, welche Bereiche besonders betroffen sein werden und wo Unternehmen frühzeitig ins Handeln kommen sollten.

Denn Renteneintritte kommen nicht überraschend. In vielen Unternehmen sind sie längst Teil der Realität und in den eigenen Daten frühzeitig zu erkennen.

Nicht jeder Austritt ist planbar. Ein Renteneintritt schon.

Austritte lassen sich vereinfacht in zwei Kategorien einteilen.

Es gibt Austritte, die kaum oder nur bedingt planbar sind. Mitarbeitende kündigen. Persönliche Situationen verändern sich. Menschen verlassen ein Unternehmen aus Gründen, die sich nicht Jahre im Voraus absehen lassen.

Und dann gibt es Austritte, die deutlich planbarer sind. Renteneintritte gehören für mich in diese Kategorie.

Mit einer strukturierten Analyse lässt sich zunächst ermitteln, wann Mitarbeitende regulär das Renteneintrittsalter erreichen.

Natürlich bedeutet das nicht automatisch, dass jede Person genau zu diesem Zeitpunkt das Unternehmen verlässt. Manche entscheiden sich für einen früheren Renteneintritt, andere bleiben länger.

Genau deshalb gehört zu einem vorausschauenden Vorgehen zu einem späteren Zeitpunkt auch der Dialog mit den Mitarbeitenden.

Doch das ist ein eigenes Thema. Auf das ich gesondert noch mal eingehen werden.

An dieser Stelle geht es zunächst darum, einen belastbaren Überblick zu gewinnen:

Was kommt in den nächsten Jahren auf die Organisation zu?

Genau hier setzt eine Alterstrukturanalyse an. Sie betrachtet die Alterszusammensetzung der Belegschaft und verbindet verschiedene vorhandene Personaldaten miteinander.

So wird sichtbar, wie sich die Belegschaft in den kommenden Jahren voraussichtlich verändern wird.

Alterstrukturanalyse: Welche Personaldaten braucht es wirklich?

Wenn ich von einer Alterstrukturanalyse spreche, klingt das für manche zunächst nach einer aufwendigen Datenerhebung. Nach großen Systemen, komplexen Auswertungen und einem umfangreichen Analyseprojekt.

Dabei beginnt es viel einfacher. Mit Daten, die in nahezu jedem Unternehmen bereits vorhanden sind.

1. Geburtsjahr und Alter der Mitarbeitenden

Das Alter beziehungsweise das Geburtsjahr ist eine wichtige Grundlage.

• Wie setzt sich die Belegschaft zusammen?
• Gibt es Altersgruppen, die besonders stark vertreten sind?
• Wo zeigen sich deutliche Häufungen?

Allein dieser Blick zeigt bereits, ob beispielsweise ein großer Teil der Belegschaft in einem ähnlichen Zeitraum das Renteneintrittsalter erreichen wird.

Damit wird aus der allgemeinen Aussage „Bei uns gehen in den nächsten Jahren viele in Rente“ erstmals eine greifbare Größenordnung.

2. Die Betriebszugehörigkeit

Für mich gehört auch die Betriebszugehörigkeit unbedingt mit auf den Tisch. Denn es macht einen Unterschied, ob jemand seit drei Jahren oder seit dreißig Jahren Teil eines Unternehmens ist.

Eine lange Betriebszugehörigkeit bedeutet nicht automatisch, dass eine Person kritisches Wissen besitzt.

Aber sie kann ein Hinweis darauf sein, dass über viele Jahre Erfahrungen gesammelt, Netzwerke aufgebaut und Entwicklungen im Unternehmen miterlebt wurden. Langjährige Mitarbeitende kennen häufig Zusammenhänge, Hintergründe und gewachsene Strukturen, die sich über Jahre entwickelt haben.

Genau deshalb ist die Kombination aus Alter und Betriebszugehörigkeit interessant.

Wenn in einem Bereich mehrere Mitarbeitende in den nächsten Jahren das Renteneintrittsalter erreichen und gleichzeitig seit zwanzig oder dreißig Jahren im Unternehmen sind, sollte das zumindest ein Signal sein, genauer hinzuschauen.

3. Renteneintritte planen: Der zeitliche Horizont macht den Unterschied

Aus dem Geburtsjahr lässt sich ableiten, wann Mitarbeitende voraussichtlich das reguläre Renteneintrittsalter erreichen.

Damit entsteht eine zeitliche Perspektive.

• Wie viele Mitarbeitende könnten in den nächsten drei, fünf oder sieben Jahren altersbedingt aus dem Unternehmen ausscheiden?
• Gibt es einzelne Jahre, in denen sich die Renteneintritte deutlich häufen?
• Oder verteilt sich die Entwicklung gleichmäßiger?

Genau diese zeitliche Staffelung ist entscheidend. Denn es macht einen Unterschied, ob innerhalb von fünf Jahren zwanzig Mitarbeitende nach und nach in Rente gehen oder ob fünfzehn davon innerhalb von zwei Jahren das reguläre Renteneintrittsalter erreichen.

4. Wo werden die Renteneintritte stattfinden?

Spätestens jetzt wird es interessant, die Daten weiter zu differenzieren.

Denn zwanzig voraussichtliche Renteneintritte im gesamten Unternehmen erzählen eine andere Geschichte als acht Renteneintritte innerhalb einer einzelnen Abteilung.

Die Frage lautet also nicht nur: Wie viele Mitarbeitende könnten in den nächsten Jahren in Rente gehen?

Sondern auch: In welchen Bereichen und Abteilungen werden diese Austritte stattfinden?

Vielleicht verteilt sich ein Großteil der Renteneintritte gleichmäßig über das Unternehmen. Vielleicht zeigt die Analyse aber auch, dass in einer technischen Abteilung innerhalb von drei Jahren ein Drittel der Mitarbeitenden das Renteneintrittsalter erreicht.

Beide Situationen brauchen ein anderes Vorgehen. Und genau das lässt sich erst erkennen, wenn die Daten nach Bereichen und Abteilungen betrachtet werden.

5. Standorte: Wo trifft der demografische Wandel das Unternehmen besonders stark?

Für Unternehmen mit mehreren Standorten gehört auch die regionale Perspektive in die Analyse. Denn die Altersstruktur kann sich von Standort zu Standort deutlich unterscheiden.

Vielleicht erreichen unternehmensweit in den kommenden fünf Jahren zehn Prozent der Belegschaft das Renteneintrittsalter. An einem einzelnen Standort können es im gleichen Zeitraum aber dreißig Prozent sein.

Wer nur auf die Gesamtzahl schaut, erkennt diese Konzentration möglicherweise nicht. Für den betroffenen Standort macht sie jedoch einen erheblichen Unterschied.
Deshalb lohnt es sich, die Altersstruktur der Belegschaft nicht nur auf Unternehmensebene, sondern auch standortbezogen zu betrachten.

6. Funktion und Rolle: Wo zeigen sich Häufungen?

Auch Funktion und Rolle gehören für mich in eine erste Betrachtung.

• Gehen Menschen aus sehr unterschiedlichen Funktionen in Rente?
• Oder zeigen sich Häufungen in bestimmten Rollen?
• Betrifft die Entwicklung vor allem einzelne Fachbereiche, operative Funktionen oder Führungsrollen?

Dabei geht es an dieser Stelle noch nicht darum, das Wissen einzelner Personen zu bewerten.

Es geht darum zu erkennen, ob bestimmte Funktionen in den kommenden Jahren besonders stark von Renteneintritten betroffen sein werden.

Wenn beispielsweise mehrere Meister, Projektleiter oder Mitarbeitende aus einer bestimmten Fachfunktion innerhalb eines kurzen Zeitraums das Renteneintrittsalter erreichen, ist das eine relevante Information für die weitere Personal- und Organisationsplanung.

Genau solche Häufungen sollte eine Alterstrukturanalyse sichtbar machen.

Personaldaten allein sind noch keine Alterstrukturanalyse

Und genau hier liegt für mich einer der entscheidenden Punkte.

• Vielleicht gibt es eine Altersübersicht im HR-System.
• Vielleicht kennt jemand die Anzahl der Mitarbeitenden über 60.
• Vielleicht liegen Listen in verschiedenen Abteilungen.
• Vielleicht gibt es Excel-Auswertungen, die einmal im Jahr erstellt und anschließend wieder abgelegt werden.

Doch werden diese Daten strukturiert erhoben, miteinander in Beziehung gesetzt und ausgewertet? Und werden daraus tatsächlich Schlüsse für die kommenden Jahre gezogen?

Genau das erlebe ich in Unternehmen erstaunlich selten. Die Daten sind vorhanden. Aber häufig fehlt die systematische Betrachtung dessen, was sie gemeinsam zeigen.

Erst wenn diese Informationen zusammen betrachtet werden, wird sichtbar, wo sich Renteneintritte häufen und in welchen Teilen der Organisation frühzeitig Handlungsbedarf entstehen kann.

Die Rentenwelle beginnt nicht mit dem Rentenantrag

Wer erst auf einen Rentenantrag oder die Ankündigung des letzten Arbeitstages reagiert, beginnt sehr spät. Die Entwicklung ist häufig Jahre vorher in den eigenen Daten erkennbar.

Unternehmen müssen dafür nicht in die Glaskugel schauen. Sie müssen die vorhandenen Informationen strukturiert betrachten und ernst nehmen, was sie zeigen.

Alterstrukturanalyse als erster Schritt: Hinschauen schafft Transparenz

Eine Alterstrukturanalyse beantwortet noch nicht alle Fragen.

Sie sagt noch nicht, welches Wissen kritisch ist.
Sie organisiert keine Nachfolge.
Und sie sorgt auch noch nicht dafür, dass Wissen weitergegeben wird.

Aber sie schafft Transparenz. Sie zeigt, wann mit größeren Renteneintritten zu rechnen ist, wo sich diese häufen und welche Bereiche, Standorte oder Funktionen besonders betroffen sein können.

Und genau daraus können Unternehmen eine Strategie und ein strukturiertes Vorgehen ableiten. Nicht erst dann, wenn der Zeitdruck bereits da ist. Sondern vorausschauend. Und gut vorbereitet auf eine Entwicklung, von der wir längst wissen, dass sie kommt.

Du möchtest dich dem Thema weiter annähern?
Dann könnten diese Fragen ein guter Ausgangspunkt für deine Reflexion sein:

Wisst ihr konkret, wie viele Mitarbeitende in den nächsten drei, fünf oder sieben Jahren voraussichtlich in Rente gehen?

Könnt ihr diese Entwicklung nach Bereichen, Standorten und Funktionen sichtbar machen?